منشی اداری کیست و چه وظایفی دارد؟

منشی اداری تبدیل به چالش امروز ادارات و سازمان‌های خصوصی و دولتی شده است. استخدام یک منشی عالی می‌تواند تأثیر فوق‌العاده زیادی روی راندمان شرکت‌ها و سازمان‌ها داشته باشد. ازاین‌رو خیلی‌ها به دنبال ترفندهایی برای استخدام بهترین افراد در این رده شغلی هستند. هرکسی لیاقت حضور در این رده شغلی را در سازمان شما ندارد. از این گذشته خود مدیران نیز باید با نکات مربوط به استخدام منشی اداری و مهارت‌های مورد نیاز برای وی واقف باشند. افراد متقاضی این شغل نیز با یادگیری فنون مورد نیاز برای آن باید به دنبال ارتقاء سطح کیفیت خود باشند. در این مقاله مطالبی را برای استفاده هر دو طرف مرور می‌کنیم. در کنار پرداختن به مهارت‌های مورد نیاز برای منشی، به بررسی مفاد نمونه قرارداد استخدام منشی نیز خواهیم پرداخت.

داشتن یک نمونه قرارداد عالی برای استخدام منشی و تنظیم قرارداد با وی نیز یکی از نیازهای ضروری است که شما باید به آن دسترسی داشته باشید. این موضوع نیاز به تخصص حقوقی و تجربه در زمینه تنظیم قراردادهای استخدام و حقوقی دارد. ما در موسسه حقوقی لامینگو با در اختیار داشتن نیروهای حرفه‌ای در این زمینه سعی داریم تا بهترین خدمات را برای کاربران خود ارائه نماییم. این خدمات می‌تواند منجر به کسب بهترین شرایط برای کسب‌وکارهایی باشد که به دنبال استخدام کارکنانی مانند منشی هستند. در همین زمینه نمونه قرارداد استخدام منشی را منطبق بر قوانین روز حقوقی مربوط به استخدامی‌ها تهیه کرده‌ایم تا با استفاده از آن، یک رفتار حرفه‌ای در محیط کار برای کارکنان و منشی ایجاد نمایید.

دانلود قرارداد استخدام منشی

وظایف منشی اداری

منشی اداری در محیط اداری مسئولیت‌های مختلفی به عهده دارد. مسئولیت‌هایی که از عهده هرکسی برنمی‌آید. برای تعریف مسئولیت‌های منشی اداری بیشتر باید به نحوه کسب‌وکار و اداره مورد نظر برگردیم. در ادارات و سازمان‌های مختلف، مسئولیت‌های متفاوتی برای منشی اداری تعریف می‌شود. در این بخش به بررسی مسئولیت‌های معمول و عادی منشی اداری می‌پردازیم. به‌جز این هر کسب‌وکاری بنا به شرایط می‌تواند مسئولیت‌های متفاوتی را نیز برای منشی اداری تعیین نماید.

• پاسخگویی به تلفن‌های دفتر
• پاسخ‌دهی به ارباب رجوع و بررسی مسائل مربوط به آنها در بدو ورود
• ارائه گزارش‌های ‌بخش‌های مختلف به مدیریت
• تنظیم قرارهای جلسات مدیریت
• تنظیم جلسات شرکت و پیگیری حضور کارکنان در جلسات
• یادآوری وظایف به کارکنان شرکت
• یادآوری جلسات و برنامه‌های شرک به مدیریت
• مدیریت بایگانی‌ها
• نامه‌نگاری‌ها و مدیریت فکس‌های شرکت

کلیه نکات کلیدی در استخدام منشی و قرارداد آن

منشی اداری در هر کدام از مسئولیت‌ها باید بالاترین کیفیت را ارائه نماید. ازاین‌رو است که نگاه ویژه‌ای به این پست در سازمان‌ها و ادارات داریم. مدیران و سازمان‌هایی که علاوه بر مسئولیت‌های عمومی، مسئولیت‌های دیگری را نیز برای این فرد در نظر دارند، بهتر است به نکته مهمی دراین‌باره دقت کنند. این وظایف و مسئولیت‌ها هم باید در زمان استخدام منشی و هم در قرارداد منشی قید شود. مسئولیت‌های ویژه منشی را می‌توان در قرارداد استخدام منشی درج کرد. نمونه قرارداد استخدام منشی ارائه شده در لامینگو آماده اضافه کردن این مسئولیت‌های خاص نیز است.

منشی حرفه‌ای با نمونه قرارداد استخدام منشی

وقتی صحبت از منشی حرفه‌ای می‌شود، قرارداد حرفه‌ای هم نیاز خواهد بود. به‌صورت کلی کارکنان حرفه‌ای که تجربه بالایی داشته و کیفیت بالایی در خدمات ارائه می‌نمایند، به‌خوبی می‌دانند که شرکت‌های حرفه‌ای هم مشکلی با قرارداد کاری نداشته و از این امر استقبال می‌نمایند. تنظیم قرارداد منشی نشانه حرفه‌ای بودن سازمان و اداره مورد نظر است. تنها شرکت‌های بسیار کوچک از این امر اجتناب می‌نمایند که احتمالاً باید منتظر مسائل و مشکلات حقوقی نیز باشند. اما آن دسته از عزیزانی که برای تنظیم این قرارداد با مشکل روبرو بوده و نمی‌توانند آن را تجزیه‌وتحلیل کنند، ازاین‌پس می‌توانند با استفاده از نمونه قرارداد استخدام منشی به‌راحتی نیاز خود را به این قرارداد حرفه‌ای برآورده ساخته و با خیال راحت‌تری نسبت به این امر اقدام کنند.

مزیت‌هایی که منشی اداری برای کسب‌وکار شما به ارمغان خواهد آورد

اما استخدام منشی چه مزیت‌هایی برای کسب‌وکار شما به ارمغان خواهد آورد؟ مسلماً همه ما از استخدام کارمندان جدید و به‌خصوص منشی به دنبال ارتقای سطح کیفیت شرکت هستیم. ازاین‌رو لازم است تا با مزیت‌هایی که این پست می‌تواند برای شما به ارمغان آورد آشنا شوید. مهم‌ترین مزیت‌هایی که با منشی در اداره خود در اختیار خواهید داشت، به شرح زیر است:

• ایجاد ارتباط تعاملی میان بخش‌های مختلف شرکت
• مدیریت تقویم کاری شرکت
• برقراری انضباط در محیط اداری
• برخورد با روی خوش با ارباب رجوع
• بالاتر بردن میزان فروش

مزیت‌هایی که منشی برای کسب‌وکارها به دنبال می‌آورد، به نوع کسب‌وکار نیز بستگی دارد. لازمه داشتن این مزیت‌ها در سازمان، تنظیم حرفه‌ای قرارداد منشی است.

مهارت‌های لازم برای منشی اداری

مهارت‌هایی که برای منشی اداری به آنها نیاز خواهید داشت به دو بخش مهارت‌های فردی و مهارت‌های مخصوص منشی‌گری است. این مهارت‌ها به شرح زیر هستند:

• امکان ارتباط اجتماعی مناسب با سایرین
• خوش‌رویی
• صبر و حوصله بالا
• مدیر بودن
• خوش‌پوش بودن
• انضباط کاری
• دقت در کار
• سرعت کاری
• فن بیان قوی

همچنین منشی برای حضور در این شغل نیاز به مهارت‌های اختصاصی نیز به شرح زیر است:

• آشنایی با کار با کامپیوتر و نرم‌افزارهای آفیس
• آشنایی با برنامه‌های اداری
• مهارت نامه‌نگاری
• مهارت‌های مربوط به پاسخگویی به تلفن‌ها و جذب مشتری

میزان حقوق منشی اداری

میزان حقوق منشی اداری به مسائل مختلفی بستگی دارد. این حقوق در درجه اول بنا به نوع سازمان و بزرگی شرکت و همچنین حجم مسئولیت‌ها تعیین می‌شود. جز این‌ها موارد زیر نیز می‌تواند در تعیین حقوق منشی اداری مؤثر باشد:

• تجربه منشی
• میزان مهارت‌ها و توانایی‌های فردی
• تخصص‌های اختصاصی منشی
• مسئولیت‌های تعریف شده برای منشی اداری

سیر تا پیاز نحوه مصاحبه با منشی

ضرورت تنظیم قرارداد منشی برای استخدام

به بررسی نکات مهم مربوط به منشی و تنظیم قرارداد منشی پرداختیم. لازم است یادآور شویم که عقد قرارداد استخدام منشی امری ضروری برای سازمان‌ها است. با توجه به اینکه این فرد به اطلاعات مختلفی در شرکت دسترسی دارد، ازاین‌رو لازم است تا با عقد قرارداد رسمی، از بروز مشکلات حقوقی در آینده اجتناب شود. این قرارداد هم باعث جلوگیری از مشکلات حقوقی خواهد شد و هم می‌تواند موجب رفتار حرفه‌ای‌تر برای منشی و همچنین ارائه خدمات باکیفیت‌تر در سازمان شود.

کانال تلگرام لامینگو

جمع‌بندی

به بررسی مسائل مختلف مربوط به استخدام منشی اداری پرداخته و مزیت‌های استفاده از خدمات این فرد را برای کسب‌وکارها و سازمان‌ها بررسی کردیم. همچنین ضروریات عقد قرارداد منشی با استفاده از نمونه قرارداد استخدام منشی را نیز بررسی کردیم. کاربران می‌توانند برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه از سایر مقالات موجود در  بلاگ حقوقی لامینگو استفاده نمایند. در انتهای این مقاله نیز امکان درج سؤالات برای کاربران فراهم آمده است.