سیر تا پیاز نحوه مصاحبه با منشی

استخدام منشی در کنار استخدام سایر کارکنان شرکت اهمیت بسیار زیادی داشته و به دلیل مسئولیت‌هایی که این فرد در شرکت دارد، می‌تواند تأثیر بسیار زیادی نیز روی کیفیت کار شرکت داشته باشد. منشی‌گری حرفه‌ای است که فرد در آن نیاز به مهارت‌های بسیار زیادی از مهارت‌های تخصصی گرفته تا امکان برقراری ارتباط جمعی با سایرین را دارد. در این مقاله سعی داریم تا به‌صورت کامل به فرایند مصاحبه با منشی پرداخته و مهم‌ترین نکات این جلسات را مطرح کنیم. همچنین با معرفی نمونه قرارداد استخدام منشی، این فرایند را به‌صورت حرفه‌ای‌تری دنبال خواهیم کرد تا نتیجه حاصل شده کاملاً کاربردی و قابل استفاده باشد. در ادامه با مطرح کردن این مسائل و مطالعه راهکارهای ارائه شده یک قدم بزرگ به استخدام مناسب‌ترین فرد برای منشی‌گری شرکت و کسب‌وکار خود نزدیک خواهید شد.

برای تنظیم و عقد قرارداد منشی نیاز به نمونه قرارداد دارید؟ عقد قرارداد استخدام منشی می‌تواند چالش‌های بسیار زیادی با خود به همراه داشته باشد. لامینگو با درک این چالش‌ها و همچنین در اختیار داشتن باتجربه‌ترین وکلای پایه یک دادگستری و هم‌چنین تجربه خود در تنظیم قراردادهای حقوقی و استخدام، نمونه قرارداد استخدام منشی را با کامل‌ترین بندها و مفاد تهیه نموده است. این قرارداد که کاملاً حرفه‌ای است، می‌تواند زمینه‌ساز حرفه‌ای‌ترین روابط کاری میان منشی و مدیران در کسب‌وکارهای مختلف شود. با این قرارداد استخدام منشی دیگر نگران دردسرهای معمول تنظیم این قرارداد نخواهید بود. همچنین در صورت نیاز می‌توانید از طریق خدمات مشاوره حقوقی لامینگو، مشاوره تخصصی نیز در زمینه عقد این قرارداد استخدام دریافت کرده و بهترین‌ها را برای کسب‌وکار خود رقم بزنید.

دانلود قرارداد استخدام منشی

اهمیت مصاحبه با منشی

اهمیت مصاحبه با منشی به دلیل اهمیتی است که این شغل و حرفه در هر کسب‌وکاری دارد. وظایف و مسئولیت‌های منشی را اگر یک‌بار مرور کنید، به اهمیت این پست در کسب‌وکار خود پی خواهید برد. چرا مصاحبه با منشی اهمیت دارد؟

• منشی قرار است ارتباط دهنده شما با ارباب‌رجوع باشد.
• ویترین شرکت شما در میان ارباب‌رجوع منشی است.
• برقراری نظم در شرکت بسته به مهارت‌های منشی دارد.
• یک ارتباط فعال و تعاملی در شرکت منوط به قدرت مدیریت منشی دارد.
• عملکرد منشی تأثیر مستقیم روی عملکرد سایر کارمندان خواهد داشت.
• یک منشی خوب می‌تواند کارهای مدیران را بسیار ساده‌تر نماید.
• منشی در کنار منشی‌گری یک مشاور خوب برای کسب‌وکار شما است.

اگر این واقعیت‌ها را در کنار هم قرار دهید، به‌راحتی به اهمیت استخدام و مصاحبه با منشی پی خواهید برد. حالا که به اهمیت این موضوع پی برده و اگر به دنبال استخدام بهترین و مناسب‌ترین فرد برای این شغل در کسب‌وکار خود هستید، باید قدم‌به‌قدم با مطالب این مقاله همراه شوید.

کلیه نکات کلیدی در استخدام منشی و قرارداد آن

چک‌لیستی از نیازمندی‌های شرکت برای این شغل تهیه کنید

در قدم اول شما باید چک‌لیست کاملی از نیازمندی‌های خود برای شغل منشی‌گری تهیه کنید. این چک‌لیست می‌تواند سیر تا پیاز نیازها و خواسته‌های شما را در خود داشته باشد. فراموش نکنید که اگر خود شما به مسئولیت‌ها و وظایفی که منشی باید انجام دهد احاطه نداشته باشید، از منشی خود نیز نباید انتظار فراتری داشته و مسلماً وی نیز به همان میزان خواسته شما خود را آماده خواهد کرد. در این چک‌لیست موارد مورد نیاز خود را از نوع رفتار با سایر کارکنان و ارباب‌رجوع گرفته تا مهارت‌های تخصصی مورد نیاز را یادداشت کنید. تمام این نکات در جلسه مصاحبه با منشی باید مطرح شود.

نیازمندی‌های منشی‌گری به دو دسته تقسیم می‌شوند. دسته اول نیازمندی‌های حقوقی هستند که با وجود مطرح شدن به‌صورت شفاهی باز هم نیاز به تنظیم قرارداد دارند. برای این منظور می‌توانید از نمونه قرارداد استخدام منشی استفاده کنید. دسته دوم نیازمندی‌های شما از این شغل است که همگی باید در این چک‌لیست قرار داده شوند. با داشتن یک قرارداد عالی استخدام منشی به همراه چک‌لیست نیازمندی‌های خود، می‌توانید بهترین فرد را از میان متقاضیان انتخاب نمایید. اگر برای تهیه این چک‌لیست مشکل دارید، نگران نباشید. زیرا در ادامه نیازمندی‌های اصلی این شغل را برای شما شرح خواهیم داد.

مهارت‌های عمومی و اختصاصی را به‌صورت جداگانه تنظیم نمایید

منشی‌گری نیازمند مهارت‌های عمومی و اختصاصی است. مهارت‌های اختصاصی و عمومی منشی‌گری را باید به‌صورت جداگانه تنظیم نموده و در کنار خود در چک‌لیست داشته باشید. این مهارت‌ها می‌تواند شامل:

• شرایط رفتاری منشی در شرکت
• مهارت‌های لازم برای ارتباط با ارباب‌رجوع
• مهارت‌های مربوط به پاسخگویی به تلفن
• مهارت‌های مورد نیاز برای کار با کامپیوتر
• مهارت‌های مناسب برای نامه‌نگاری و تنظیم گزارش‌ها
• مهارت‌های مربوط به مدیریت و برنامه‌ریزی کارها در شرکت

و مواردی ازاین‌دست باشد. مهم‌ترین مهارت‌های مورد نیاز برای این شغل را برشمردیم. البته هر کسب‌وکاری بنا به نیازمندی‌هایی که دارد ممکن است مهارت‌های دیگری را نیز برای متصدی این شغل در نظر گرفته باشد که به این چک‌لیست اضافه می‌شوند.

یک پرسشنامه کامل و جامع تهیه کنید

قبل از شروع به جلسه مصاحبه با منشی، بایستی از فرد مصاحبه‌شونده بخواهید که یک پرسشنامه کامل را برای شما پر کند. این پرسشنامه می‌تواند رزومه‌ای عالی برای سنجش کیفیت و البته خواسته‌های شما باشد. برای این منظور باید سؤالات مناسب برای استخدام منشی را تهیه کرده و در اختیار وی قرار دهید. سؤالات این پرسشنامه بایستی در چند پخش تهیه شوند.

• مشخصات شناسایی فرد
• رزومه کاری و تجربیات کاری وی
• سؤالات روانشناسی مربوط به حضور در محیط کار

مهارت‌های اختصاصی مورد نیاز برای منشی‌گری هر کدام از این بخش‌ها باید به‌صورت جداگانه در پرسشنامه مطرح شود. البته برای خلاصه کردن مطالب بهتر است از سؤالاتی که هیچ نتیجه‌ای برای شما به دنبال ندارد، خودداری کنید. تنظیم درست این پرسشنامه می‌تواند اهمیت بسیار زیادی در استخدام منشی داشته باشد.

مفاد نمونه قرارداد استخدام منشی را از بر باشید

قرارداد منشی می‌تواند تعیین‌کننده سطح روابط وی با سایر کارمندان و مدیران در شرکت باشد. بایستی به خاطر داشته باشید که فرد متصدی این شغل در شرکت به اطلاعات بسیار محرمانه‌ای دسترسی خواهد داشت که ممکن است سایر کارکنان به آنها دسترسی نداشته باشند. ازاین‌رو عقد قرارداد رسمی حقوقی با وی امری ضروری است و بدون این قرارداد ممکن است شما در خطرات حقوقی مختلفی قرار بگیرید. در نمونه قرارداد استخدام منشی همه موارد مورد نیاز برای این موضوع در نظر گرفته شده است که در حین استخدام بهترین فرد بتوانید از نظر حقوقی نیز شرایط مناسبی برای خود رقم بزنید.

درباره رازداری و عدم افشای اطلاعات با منشی صحبت کنید

یکی از مهم‌ترین نکات در هنگام استخدام منشی و تنظیم قرارداد منشی، بحث مربوط به رازداری و عدم افشای اطلاعات شرکت است. توضیح دادیم که این فرد می‌تواند به اطلاعات مهمی دسترسی پیدا کند. ازاین‌رو لازم است تا در هنگام مصاحبه و تنظیم قرارداد منشی به این نکته پرداخته شود. هرچند در نمونه قرارداد استخدام منشی می‌توانید بند مربوط به این موضوع را در اختیار داشته باشید.

همه چیز درباره استخدام منشی مدیرعامل و مسئولیت‌های آن

سؤالاتی که می‌تواند محفل مصاحبه با منشی را بهینه‌تر کند

برای تنظیم سؤالات در پرسشنامه استخدام منشی می‌توانید از لیست زیر نیز کمک بگیرید:

• از دلایل علاقه فرد به منشی‌گری بپرسید.
• دلایل قطع همکاری وی با شرکت‌های قبلی را بدانید.
• نحوه مدیریت برنامه‌ها را از وی جویا شوید.
• از فرد بخواهید تا روش ارتباط با ارباب‌رجوع را برای شما توضیح دهد.
• نرم‌افزارهای مناسب برای کار منشی‌گری را از وی بپرسید.
• نکاتی از نحوه نامه‌نگاری را از منشی بپرسید.
• نحوه مدیریت و برنامه‌ریزی جلسات را از وی جویا شوید.

بهترین منشی برای شرکت کیست؟

به بررسی نکات مهم در استخدام منشی پرداختیم. اما با همه این اوصاف و شرایط بهترین منشی برای کسب‌وکار شما کیست؟ کسی که تمام خواسته‌های شما را به‌خوبی برآورده سازد؟ واقعیت این است که پیدا کردن چنین شخصی خیلی مشکل است و شما باید پس از یک جمع‌بندی نهایی اقدام به استخدام بهترین و مناسب‌ترین فرد کنید. ممکن است فردی که تمام خصوصیات مورد نظر شما را داشته باشد، حقوق در‌خواستی چند برابری نسبت به برآورد شما انتظار داشته باشد. از این گذشته همه‌چیز تجربه و مهارت نیست. در کنار مهارت‌های مورد نیاز شما باید متعهد بودن به کار، منضبط بودن، ادب و احترام و مواردی ازاین‌دست را نیز در استخدام منشی در نظر بگیرید. در ادامه به تشریح مهم‌ترین معیارهای انتخاب منشی می‌پردازیم.

معیارهای انتخاب مناسب‌ترین فرد برای منشی‌گری

هر کدام از معیارهای انتخاب منشی اولویت‌های خاص خود را دارند. به خاطر داشته باشید که فردی برای منشی‌گری در کسب‌وکار شما مناسب است که در کنار همه مزیت‌هایی که در زمینه تجربه و مهارت دارد، برای هدف شما احترام قائل شده و تمام تلاش خود را برای پیشبرد آن انجام دهد. بهترین بازیکن فوتبال جهان را در نظر بگیرید که هیچ علاقه‌ای به بازی در تیم شما نداشته باشد. این فرد حتی در صورت تأثیرگذاری کوتاه‌مدت، راندمان کمی برای شما ایجاد کرده و جز افزایش هزینه‌ها چیز دیگری روی دست باشگاه شما نخواهد گذاشت. در استخدام منشی نیز این امر باید سرلوحه کار شما قرار گیرد. بااین‌حال معیارهای زیر می‌تواند در انتخاب مناسب‌ترین فرد شما را یاری سازد.

تجربه لازم در امر منشی‌گری

تجربه و داشتن رزومه کاری می‌تواند یکی از مهم‌ترین شاخصه‌ها در استخدام منشی باشد. اگر با این افراد درباره قرارداد منشی صحبت کنید و مفاد موجود در نمونه قرارداد استخدام منشی را در میان بگذارید، متوجه تجربه او خواهید شد. از این گذشته صحبت کردن حرفه‌ای یکی دیگر از نشانه‌های تجربه این افراد است. شما می‌توانید با یک صحبت کوتاه به تجربه افراد در زمینه منشی‌گری پی برده و حتی نیاز به مدارک کاغذی هم دراین‌باره نداشته باشید.

تخصص‌های لازم هم در بخش عمومی و هم در بخش اختصاصی

منشی استخدام شده باید هم در زمینه‌های عمومی و هم در زمینه‌های تخصصی مورد نیاز تبحر داشته باشد. دراین‌باره از وی بپرسید. به خاطر داشته باشید که تنها به نوشته‌های روی کاغذ اکتفا نکرده و سعی کنید به‌صورت عملی این مهارت‌ها را در وی تست کنید.

همه چیز درباره اصول منشی‌گری مدرن در کسب‌وکارهای امروز

منشی باید یک مدیر باشد

مدیریت یکی از لازمه‌های شغل منشی‌گری است. منشی قبل از هر چیزی باید یک مدیر باشد. ازاین‌رو به بخش مدیریت کاری منشی دقت زیادی داشته باشید. با ترفندهای مصاحبه سعی کنید میزان مدیریت منشی را بسنجید.

قدرت بیان

منشی در پستی که حضور دارد باید از نظر قدرت بیان در حد قابل قبولی باشد. فراموش نکنید که پنجره ارتباطی شرکت و کسب‌وکار شما با محیط بیرون و افراد مراجعه‌کننده، منشی است. اگر این فرد از قدرت بیان خوبی برای جذب افراد نداشته باشد، به‌زودی با کاهش راندمان شرکت خود روبرو خواهید شد.

توانایی ارتباط با سایرین

ارتباط با سایرین یکی دیگر از نکاتی است که در هنگام استخدام منشی باید درباره آن اطلاع کسب کنید. این مورد را در همان صحبت دوستانه‌ای که داری متوجه خواهید شد. خصوصیات رفتاری ازجمله خصیصه‌هایی است که اگر فرد مصاحبه‌کننده در این زمینه تخصص و تبحر داشته باشد، می‌تواند از روی یک مکالمه کوتاه متوجه آن گردد.

صبر و تحمل

صبر  و تحمل نیز یکی دیگر از خصیصه‌های مهم رفتاری مورد نیاز برای منشی‌گری است. برای این کار می‌توانید وی را با بیان یک امر بحث‌برانگیز امتحان کنید. افراد باتجربه به این راحتی‌ها از کوره در نمی‌روند.

سرعت در کارها

سرعت بخشیدن به امور یکی دیگر از نکاتی است که در هنگام استخدام منشی باید به آن توجه کنید. منشی در طول روز با مسائل بسیار مختلفی در ارتباط است که برای ثمر‌بخش بودن باید خیلی سریع آنها را مدیریت کند.

قدرت گزارش‌نویسی

گزارش‌نویسی یکی دیگر از معیارهایی است که در هنگام انتخاب بهترین و مناسب‌ترین فرد برای منشی‌گری باید درباره آن بدانید. منشی قرار است به‌صورت مکرر گزارش بخش‌های مختلف را در اختیار مدیریت قرار دهد. ازاین‌رو لازم است تا با نحوه گزارش‌نویسی و شرایط آن آشنا بوده و این مهم را به‌خوبی مدیریت کند.

اخلاق‌مداری و برخورد نیکو

اخلاق‌مداری و برخورد نیکو می‌تواند تفاوت اصلی یک منشی عالی با منشی خوب باشد. بهترین افراد در زمینه تخصص و تجربه در صورت نداشتن اخلاق نیکو و نحوه ارتباط مناسب با مشتری، نمی‌توانند تضمین‌کننده موفقیت شما باشند. تمام موارد مانند نمونه قرارداد استخدام منشی, پرسشنامه‌ها و مواردی ازاین‌دست تنها ارتباط حرفه‌ای میان منشی و شرکت را می‌سازند. برای موفقیت شما به چیزی بیشتر از یک ارتباط حرفه‌ای نیاز دارید.

و هر آنچه که از منشی انتظار دارید

همچنین ممکن است نیازمندی‌های دیگری نیز برای استخدام منشی برای شرکت و کسب‌وکار شما وجود داشته باشد که باید به آن نیز دقت کنید. حتی در برخی مواقع مشاهده شده که مدیران برای برخی کارهایی مانند پذیرایی نیز نیاز به خدمات منشی دارند. هرچند این موارد را برای استخدام منشی توصیه نمی‌کنیم اما بااین‌حال اگر چنین قصدی دارید بهتر است در همان جلسه مصاحبه آن را با منشی در میان بگذارید.

کانال تلگرام لامینگو

جمع‌بندی

مهم‌ترین و کامل‌ترین نکات مربوط به مصاحبه با منشی را مطرح کردیم و نکات مهمی را نیز در استفاده از نمونه قرارداد استخدام منشی برای انتخاب بهترین فرد برشمردیم. این مجموعه می‌تواند راهنمای کامل و مناسبی برای شما باشد تا با اطمینان بالا اقدام به استخدام فردی مناسب و کارآمد برای کسب‌وکار خود نمایید. افراد متقاضی منشی‌گری نیز می‌توانند با استفاده از این نکات با قدرت بیشتری خود را برای این پروسه آماده نمایند. همچنین در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر در این زمینه می‌توانید سایر مقالات ما در بلاگ حقوقی لامینگو را دنبال نمایید. همچنین در صورت نیاز نیز می‌توانید از بخش نظرات در انتهای این مقاله سؤالات و ابهامات خود را با مشاورین ما در میان بگذارید.