کلیه نکات کلیدی در استخدام منشی و قرارداد آن

استخدام منشی و قرارداد منشی هر دو از چالش‌هایی هستند که اکثریت کسب‌وکارها با آن مواجه بوده و به نوعی به دنبال پیدا کردن راه‌حلی منطقی برای آن نیز هستند. منشی به دلیل شرایط کاری و مسئولیت‌ها و وظایفی که در سازمان‌ها و شرکت‌ها به عهده دارد، یک پست بسیار مهم تلقی می‌شود. برخی از مدیران معتقدند که یک منشی خوب می‌تواند زمینه‌ساز موفقیت یک سازمان باشد و یک منشی بد می‌تواند تمام زحمات شرکت را از بین ببرد. ازاین‌رو اهمیت قائل شدن برای استخدام افراد در این پست، می‌بایست سرلوحه همه کسب‌وکارها شود. نمونه قرار استخدام منشی هم یکی از ابزارهایی است که در این راه یاری‌رسان مدیران خواهد بود. در ادامه علاوه بر بررسی چالش‌های استخدام منشی، هر چه بیشتر درباره این نمونه قرارداد و مفاد آن نیز گفتگو می‌کنیم.

موسسه حقوقی لامینگو با در اختیار داشتن نیروهای متعهد، متخصص و با تجربه درباره مسائل حقوق و قرارداد نویسی، مجموعه کاملی از قراردادهای حقوقی را به بهترین شکل و کیفیت برای کاربران آماده نموده است. این قراردادها به‌صورت کاملاً حرفه‌ای تهیه شده و به‌راحتی امکان استفاده از آن برای تنظیم قراردادهای حقوقی برای کاربران وجود دارد. یکی از این قراردادها هم نمونه قرارداد استخدام منشی است که منطبق بر نیازهای روز طرفین این قرارداد و آخرین اصلاحات قوانین و مقررات حقوق تهیه و تنظیم شده است. عزیزانی که به دنبال استخدام و تنظیم قرارداد منشی هستند، می‌توانند از این نمونه قرارداد استفاده نمایند. از این گذشته در صورت نیاز به مشاوره نیز این امکان برای شما وجود دارد تا با مشاورین تخصصی ما دراین‌باره به گفتگو بنشینید.

 

دانلود قرارداد استخدام منشی

 

شغل منشی‌گری و مهارت‌های مورد نیاز آن

اگر یک شرکت و سازمان را به‌عنوان یک سیستم یکپارچه در نظر بگیریم، هر پستی تبدیل به یکی از قطعات و اجزای این سیستم است. ازاین‌جهت هر پستی در کسب‌وکارها وظیفه خاص خود را خواهد داشت که در صورت عدم انجام آن و یا ضعف در اجرای تعهدات، این کل سیستم است که با مشکلات و ایراداتی روبرو می‌شود. حال همین‌طور که در سیستم‌ها اهمیت هر یک از اجزا می‌تواند متفاوت باشد، در هر سازمان و شرکتی نیز اهمیت پست‌ها با یکدیگر متفاوت خواهد بود. با این دید منشی و منشی‌گری را می‌توان قلب تپنده یک شرکت در نظر گرفتن که نبود آن می‌تواند منجر به از کار افتادن کل سیستم باشد. ازاین‌رو اهمیت استخدام منشی کمتر از اهمیت استخدام پست‌های تخصصی در یک سازمان نیست.

 

همه چیز درباره شغل منشی گری و مهارت‌های مورد نیاز آن

 

نمونه قرارداد استخدام منشی

 

از این گذشته با توجه به اینکه منشی می‌تواند به بسیاری از اطلاعات محرمانه و غیر محرمانه شرکت دسترسی داشته باشد، این پست علاوه بر اهمیت از نظر عملکرد، از نظر حقوقی نیز بسیار مهم خواهد بود. ازاین‌رو است که نمونه قرارداد استخدام منشی را نیز در این مقاله بررسی می‌کنیم تا در صورت نیاز به استخدام منشی، کاملاً حرفه‌ای عمل کرده و هر دو طرف یک رابطه صد در صد حرفه‌ای با یکدیگر داشته باشند. این مهم فراهم نخواهد شد، جز با استفاده از قرارداد منشی و استخدام منشی کاربلد.

 

تفاوت منشی و مسئول دفتر

یکی از تعاریف و پست‌های نزدیک به کار منشی‌گری مسئول دفتر است. تمایز قائل شدن میان این دو پست در بسیاری از شرکت‌ها عملاً کار بی‌نتیجه‌ای است و خیلی از سازمان‌ها بدون توجه به تعریف این دو، از آنها به‌جای یکدیگر استفاده می‌نمایند. مسئولیت‌های تعریف شده برای هر دو پست مشابه یکدیگر بوده و از این نظر در ذهن مدیران امروزی تعریفی یکسانی هم برای هر دو آنها وجود دارد. اما اگر به‌صورت جزئی‌تر به مسئولیت‌های این دو پست دقت کنید، متوجه برخی تفاوت‌ها در آنها خواهید بود. البته القاب در پست‌ها و شغل‌ها خیلی مهم نیستند. بلکه این مسئولیت‌ها و امکان اجرای مسئولیت‌ها هستند که می‌توانند معرف دقیق‌تری از یک حرفه باشند.

برای کسانی که به دنبال تمایز قائل شدن میان مسئول دفتر و منشی هستند باید عرض کنیم که معمولاً مسئول دفتر به فردی اطلاق می‌شود که کارهای مربوط به نامه‌نگاری، امورات رسمی، قرار ملاقات‌ها و مواردی ازاین‌دست را مدیریت می‌نماید. این شخص در نبود مدیر عامل می‌تواند مسئولیت دفتر را نیز به عهده بگیرد. اما منشی با اینکه این وظایف را نیز می‌توان برای آن برشمرد، معمولاً از نظر رتبه‌بندی سازمانی درجه پایین‌تری خواهد داشت. تمام این شرایط و ضوابط بیشتر از اینکه به تعریف این دو پست مرتبط باشد، به شرکت‌ها و سازمان‌ها بستگی دارد. زیرا هر سازمانی بنا به نیاز خود تعریف مشخصی از منشی و مسئول دفتر داشته و ازاین‌جهت برای تنظیم قرارداد منشی یا مسئول دفتر می‌توانید از نمونه قرارداد استخدام منشی ارائه شده در لامینگو استفاده نمایید.

 

نمونه قرارداد استخدام منشی

 

اصول منشی‌گری کدام‌ها هستند؟

منشی‌گری نیز مانند هر حرفه و شغل دیگری دارای اصول و شرایط مشخصی است. فردی که برای این منظور در یک شرکت استخدام می‌شود، بایستی دارای خصوصیات مشخصی بوده و توانایی مدیریت کارها را داشته باشد. یک منشی خوب بایستی هم از نظر رفتاری و اخلاقی و هم از نظر فنی دارای قابلیت‌های بسیار خوبی باشد. مخصوصاً برای برخی از شرکت‌ها که ارتباط زیادی با محیط بیرون و ارباب‌رجوع دارند، اهمیت استخدام منشی مناسب چند برابر خواهد شد. به‌صورت کلی برخی از مهم‌ترین و رایج‌ترین شرایط و اصولی که یک مشی باید آنها را دارا باشد، به شرح زیر است:

  • منشی باید رازدار بوده و به‌هیچ‌وجه اطلاعات شرکت را به بیرون درز ندهد.
  • منشی بایستی فردی مدیر بوده و توانایی مدیریت کارها و زمان را داشته باشد.
  • در برخی مواقع به دلیل ارتباط زیاد منشی با ارباب‌رجوع، از نظر نحوه برخورد و ارتباط جمعی نیز منشی باید در حد قابل قبولی باشد.
  • سرعت عمل را نیز می‌توان یکی از مهم‌ترین اصول مربوط به منشی‌گری دانست.
  • دقت بالا و کاهش ضریب اشتباهات هم از اصول منشی‌گری است.

البته با توجه به اهمیتی که این شغل دارا است، در کنار همه این خصوصیات که در هنگام استخدام باید توسط مدیران بررسی شود، استفاده از نمونه قرارداد استخدام منشی می‌تواند از نظر برخی موارد حقوقی تضمین‌کننده آرامش خیال مدیران بوده و در این امر آنها را یاری سازد.

 

منشی مدیر عامل چیست؟

منشی مدیر عامل اصطلاح دیگری است که هم به منشی و هم به مسئول دفتر اطلاق می‌گردد. در برخی مواقع در سازمان‌های بزرگ امکان مدیریت همه کارها توسط یک فرد وجود نداشته و ازاین‌رو مدیران چنین سازمان‌ها مجبور به استفاده از چند منشی در قسمت‌های مختلف هستند. یکی از این بخش‌ها هم، بخش مدیر عاملی است. به دلیل مشغله کاری بالا، منشی مدیر عامل می‌تواند یاری‌رسان مدیر عامل هر کسب‌وکاری برای مدیریت هرچه بهتر سازمان باشد. برای تبدیل شدن به منشی مدیر عامل در کنار همه تخصص‌های لازم، نیاز به تجربه بالایی هم وجود دارد. نامه‌های ورودی و خروجی به دست مدیر عامل می‌تواند از نظر محرمانگی در سطح بسیار بالایی باشد. ازاین‌رو فردی که در این پست استخدام می‌شود بایستی کاملاً قابل اعتماد بوده و حسن شهرت داشته باشد.

 

نمونه قرارداد استخدام منشی

 

خصوصیات لازم برای استخدام منشی آموزشگاه

یکی از ارگان‌ها و کسب‌وکارهایی که نیاز مبرم به استفاده از منشی دارند، آموزشگاه‌های مختلف هستند. آموزشگاه‌ها برای مدیریت افراد مراجعه کننده و یا شاگردان بایستی یک نفر را به‌عنوان منشی استخدام و این برنامه‌ریزی‌ها را به دست وی بسپارند. در غیر این صورت ممکن است بی‌نظمی‌های زیادی را در آموزشگاه خود شاهد باشند. به‌راحتی می‌توان درک کرد که منشی آموزشگاه در کنار همه مشخصات و خصوصیاتی که به‌صورت عمومی برای استخدام منشی برشمردیم، بایستی ویژگی‌های منحصربه‌فرد دیگری هم داشته باشد.

این فرد به دلیل اینکه بسته به نوع آموزشگاه می‌بایست با افراد نوجوان و جوان در سنین مختلف روبرو شود و پاسخگوی آنها باشد، بایستی صبر و تحمل بسیار بالاتری نسبت به منشی‌های معمولی داشته و قادر به ارتباط‌گیری با این دست از افراد جامعه باشد. برنامه‌ریزی‌های تحصیلی از پرچالش‌ترین و سخت‌ترین برنامه‌ریزی‌ها در طول زندگی برای افراد است. ازاین‌رو منشی آموزشگاه باید در این امر دقت بالایی داشته و ارائه برنامه‌های آموزشگاه کمترین میزان اشتباه را به ثبت برساند. تنظیم قرارداد منشی آموزشگاه با استفاده از نمونه قرارداد استخدام منشی در لامینگو می‌تواند زمینه‌ساز استخدام یک فرد مناسب نیز در آموزشگاه‌ها باشد.

 

منشی اداری و مسئولیت‌های وی

ادارات و سازمان‌های اداری نیز برای مدیریت ارباب‌رجوع و یا برنامه‌ریزی‌های دقیق درون‌سازمانی نیاز به استفاده از منشی خوب و باتجربه دارند. فردی که امکان مدیریت کارها و برنامه‌ها را به‌خوبی دارا بوده و در این امر تجربه بالایی هم داشته باشد. به‌صورت کلی منشی اداری ازجمله مشاغلی است که در طول روز با موارد بسیار زیادی روبرو بوده و بایستی پاسخگوی افراد زیادی باشد. از این رو فرد متصدی این شغل باید از نظر رفتاری در حد قابل قبولی قرار گیرد. در غیر این صورت ممکن است تمام برنامه‌های سازمان به هم بریزد. منشی اداری یکی از شغل‌ها و حرفه‌هایی است که در کنار پرداختن به مسائل درون‌سازمانی بایستی نیازها و خواسته‌های مراجعین را نیز مدیریت کرده و دراین‌بین تعادل برقرار نماید.

برای استخدام منشی اداری حتماً باید به نکات و موارد مهم مربوط به استخدام منشی دقت شود. این استخدام را می‌توان از دو جنبه مورد بررسی قرار داد. هم از نظر حقوقی و هم از نظر کیفیت کار، در استخدام منشی اداری باید دقت شود. برای تضمین شرایط حقوقی و قرارداد منشی اداری می‌توانید از نمونه قرارداد استخدام منشی استفاده نمایید. برای سنجش کیفیت کار منشی نیز می‌بایست نکات و موارد مهم مربوط به استخدام این پست را مطالعه کنید که مقالات آموزشی دراین‌باره را می‌توانید در وبلاگ لامینگو دنبال نمایید.

 

چالش

 

استخدام منشی باشگاه و شرایط آن

کار کردن در هر محیطی می‌تواند تأثیرات خاص خود را روی افراد بگذارد. مسلماً کسانی که در باشگاه ورزشی کار می‌کنند، در کنار کارهای ادای بایستی از نظر ورزشی و بدنی نیز شرایط خاص خود را داشته باشند. این افراد مسلماً ممکن است علایق ورزشی خاص خود را داشته باشند اما جدای از این علایق بایستی شرایط خاصی هم در وجود آنها در زمان استخدام بررسی شود. منشی باشگاه فردی است که در کنار ارائه خدمات اداری، برنامه‌های ورزشی مراجعین را نیز با آنها هماهنگ می‌کند. ازاین‌رو این فرد هم باید وقت کافی برای این منظور داشته باشد و هم خود به شرایط برنامه‌ها احاطه پیدا نماید. استخدام افراد عادی به‌عنوان منشی باشگاه می‌تواند مشکلاتی برای این دست از کسب‌وکارها به دنبال داشته باشد.

 

نکات مربوط به مصاحبه با منشی و استخدام منشی

پروسه استخدام منشی یک پروسه از پیش تعیین شده و مشخص است که مصاحبه یکی از بخش‌های این پروسه است. در هنگام مصاحبه با منشی، نکات و موارد مهمی را باید در نظر داشته باشید. بهترین راه برای استخدام بهترین فرد برای منشی‌گری در هر سازمانی، تهیه یک چک‌لیست از نیازمندی‌هایی است که برای این شغل لازم است. در قدم اول مدیران باید با مفاد نمونه قرارداد استخدام منشی آشنا شده و به بندهای آن تسلط داشته باشند. زیرا قرار است درباره این بندها با فرد مصاحبه‌شونده نیز به توافق برسند. از این گذشته هر سازمان و کسب‌وکاری برای منشی‌گری و استخدام منشی نیاز به سنجش موارد خاص خود است. ازاین‌رو این موارد نیز باید در یک چک‌لیست تنظیم شده و در حین مصاحبه درباره آنها اطلاع پیدا نمایید.

مدیران باید دقت داشته باشند که در حین مصاحبه با منشی تنها پرداختن به مسائل کاری نمی‌تواند منجر به استخدام بهترین فرد شود. زیرا منشی ازجمله پست‌هایی است که علاوه بر مسئولیت‌های اداری و درون‌سازمانی، مسئولیت‌های دیگری نیز به عهده دارد. وی به نوع مسیر ارتباطی شرکت با افراد مراجعه‌کننده که می‌توانند مشتری‌های بالقوه شرکت باشند، است. ازاین‌رو بایستی از نظر رفتاری و نحوه ارتباط با سایرین نیز مورد سنجش قرار گیرد.

 

نمونه قرارداد استخدام منشی

 

ضرورت عقد قرارداد با منشی

عقد قرارداد با منشی یک ضرورت صددرصدی است. این قرارداد از جنبه‌های مختلفی مهم بوده و مدیران باید به این موارد دقت داشته باشند. منشی فردی است که اطلاعات وسیعی از شرکت را در اختیار دارد. بسیاری از مشتری‌ها و راه‌های ارتباطی با آنها، اطلاعات محرمانه موجود در نامه‌های شرکت و بسیاری از اطلاعات ریزودرشتی که حتی برخی از پست‌ها و مسئولیت‌های مهم در سازمان‌ها و شرکت‌ها نیز به آنها دسترسی ندارند، در اختیار منشی قرار می‌گیرد. ازاین‌رو این فرد بایستی از نظر حقوقی کاملاً رازدار و امانت‌دار شرکت شما باشد. استفاده از نمونه قرارداد استخدام منشی و تنظیم قرارداد منشی راه‌حلی ساده اما فوق‌العاده کاربردی برای تضمین عدم سوء رفتار استخدام افراد برای منشی‌گری است. مخصوصاً اگر شناخت کافی نسبت به این عزیزان ندارید، این مورد می‌تواند اهمیت چند برابری پیدا کند.

 

کانال تلگرام لامینگو

 

در انتها باید بدانید

در انتها دوباره باید یادآور شویم که استخدام منشی و تنظیم قرارداد منشی چالش‌هایی هستند که هرچند ممکن است چند بار در طول عمر یک شرکت به وجود آیند اما عدم دقت به همین موارد می‌تواند در موفقیت شرکت‌ها تأثیر بسیار زیادی داشته باشد. فراموش نکنید که کسب‌وکارهای موفق درواقع از کارمندان موفقی تشکیل شده‌اند. این کسب‌وکارها نیستند که در رقابت با سایرین موفق می‌شوند بلکه این کارمندان و مدیران هستند که در این مبارزه اسلحه کسب‌وکار بوده و ضامن موفقیت آنها می‌شوند. ازاین‌رو در استخدام منشی بایستی بسیار بیش‌ازپیش دقت نمایید. همچنین نمونه قرارداد استخدام منشی را نیز مطالعه کرده و منطبق بر بندهای آن از نظر حقوقی نیز با منشی استخدام شده توافق داشته باشید.

کاربرانی که به دنبال کسب اطلاعات بیشتر درباره پست منشی‌گری و استخدام وی هستند می‌توانند مقالات مرتبط با این موضوع را در بلاگ حقوقی لامینگو دنبال کرده و مطالعات خود را در این زمینه افزایش دهند. این مهم باعث می‌شود تا مدیران با خدمات مربوط به این موضوع نیز بیشتر آشنا باشند. همچنین در انتهای این مقاله نیز امکان درج نظرات و سؤالات نیز برای کاربران در نظر گرفته شده است تا از این طریق پاسخ‌های این سؤالات را از کارشناسان ما جویا شوید.

6
برچسب ها :
نویسنده مطلب توحید ره‌گشای

دیدگاه شما

6 دیدگاه