شغل منشی گری و مهارت‌های مورد نیاز آن

استخدام منشی برای هر کسب‌وکاری امری لازم بوده و عدم وجود منشی در یک شرکت می‌تواند آن را با مشکلات زیادی روبرو سازد. منشی یکی از پست‌هایی است که حتی در شرکت‌های معمولی و شرکت‌هایی که ارباب‌رجوع هم ندارند، اهمیت بسیاری زیادی دارد. ازاین‌رو در هنگام تنظیم قرارداد منشی، مدیران به دنبال استخدام افرادی مستعد، کوشا و البته پرتلاش هستند. خصوصیات زیادی برای استخدام منشی باید مورد بررسی قرار گیرد. استفاده از نمونه قرارداد استخدام منشی یکی از راه‌هایی است که با آن می‌توان با اطمینان بیشتری نسبت به این امر اقدام نمود. اما قبل از آن لازم است تا بیشتر با شغل منشی گری آشنا شوید.

در این مقاله سعی داریم تا سیر تا پیاز مسائل مربوط به منشی گری را مطرح کرده و یک راهنمای جامع و کامل برای کسانی که به دنبال این شغل برای استخدام نیرو بوده یا متقاضی حضور در کار منشی گری هستند، ایجاد کنیم. کاربران و همراهان همیشگی لامینگو همچنین می‌توانند برای دانلود نمونه قرارداد استخدام منشی و استفاده از این قرارداد برای استخدام منشی نیز از طریق سایت اقدام کنند. این نمونه قرارداد به‌صورت کاملاً حرفه‌ای و منطبق بر مسائل حقوقی روز تهیه و تنظیم شده و تمام جوانب در آن در نظر گرفته شده است تا از این طریق در ساخت یک رابطه کاملاً حرفه‌ای میان منشی و شرکت‌های نیازمند به استخدام چنین افرادی تجربه خوشایندی را رقم زده باشیم.

دانلود قرارداد استخدام منشی

فهرست مطالب

عناوینی که در ادامه درباره منشی گری و مهارت‌های آن به بررسی آنها می‌پردازیم:

• منشی گری دقیقاً چیست؟
• قرارداد منشی گری چگونه است؟
• بازار کار منشی گری چگونه است؟
• برای ورود به منشی گری نیاز به چه تحصیلاتی وجود دارد؟
• مهارت‌های عمومی مورد نیاز برای منشی گری، مهارت‌های تخصصی و دانش‌های لازم برای منشی گری چیست؟! آیا پذیرایی از مهمان‌ها از وظایف منشی است؟
• درآمد منشی گری چقدر است؟
• آموزش‌های مورد نیاز برای افراد متقاضی استخدام منشی گری چیست و آیا منشی گری در کسب‌وکارهای مختلف با یکدیگر متفاوت است؟
• اهمیت استفاده از نمونه قرارداد استخدام منشی برای منشی گری در سازمان‌ها

کلیه نکات کلیدی در استخدام منشی و قرارداد آن

منشی گری دقیقاً چیست؟

هرچند هر شغلی در هر کسب‌وکار تعریف مخصوص به خود را دارد و منشی و منشی گری در شرکت‌های مختلف می‌تواند تعریفی کاملاً متفاوت داشته باشد، اما بااین‌حال شناخت این شغل می‌تواند هم برای سازمان‌هایی که به دنبال استخدام این افراد هستند و هم برای خود متقاضیان حضور در این شغل ضروری باشد. منشی در اصطلاح انگلیسی خود با عنوان Secretary شناخته می‌شود. در لغت به معنی ابداع‌کننده یا آغازکننده است. این پست هرچند ممکن است در کسب‌وکارها و شغل‌های مختلف با کیفیت و عملکرد متفاوتی رقم بخورد اما برای اکثر شغل‌ها و کسب‌وکارها تعریف شده و مدیران برای پیشبرد اهداف شرکت خود نیاز به استخدام افرادی با قابلیت‌های این عزیزان دارند.

منشی گری شغلی است که در آن فرد صاحب پست، هرچند پست مدیریتی ندارد اما به نوعی مدیریت کننده موارد مختلفی در سطح شرکت است.

• هماهنگ کردن قرار ملاقات‌های مدیران با ارباب‌رجوع و مشتری‌ها
• هماهنگ کننده جلسات هفتگی مختلف در شرکت
• برنامه‌ریزی کاری کارمندان و کارکنان
• برقرارکننده ارتباط‌های تلفنی
• دریافت و پاسخ به نامه‌های رسیده از طرف مدیر عامل

اینها‌ بخشی از وظایف و مسئولیت‌هایی است که منشی با وجود نداشتن پست مدیریتی باید به آنها بپردازد. البته بسته به محل کار این مسئولیت‌ها می‌توانند بسیار گسترده‌تر نیز باشند.

قرارداد منشی گری چگونه است؟

مانند هر شغل و حرفه دیگری، استخدام منشی نیز نیاز به عقد قرارداد رسمی دارد. قرارداد رسمی که با بندها و مواد قانونی درست و به‌روز تنظیم شده و شرایط ارتباط حرفه‌ای را برای طرفین فراهم می‌آورد. نمونه قرارداد استخدام منشی می‌تواند زمینه‌ساز این ارتباط برای طرفین در چنین قراردادهایی باشد. در این قرارداد بندهای مختلفی گنجانده شده‌اند که به نوعی مشخص کننده وضعیت و شرایط همکاری طرفین است. مهم‌ترین بندهایی که می‌توان در این قرارداد استخدام به آن اشاره کرد موارد زیر هستند:

• مشخصات کامل طرفین قرارداد
• مدت قرارداد
• مسئولیت‌ها و وظایف منشی
• حقوق و مزایای منشی
• موارد مربوط به حسن انجام کار
• توافق‌نامه عدم افشای اطلاعات
• محل کار
• ساعات کاری

این‌ها‌ بخشی از مفاد قرارداد منشی است که مدیران در هنگام تنظیم باید به آن دقت داشته باشند. به‌صورت کلی قراردادهای استخدامی هم برای فرد استخدام شونده و هم برای شرکت‌ها و کسب و کارها شرایط بهتری را ایجاد می‌کنند. این قراردادها به‌عنوان تضمینی برای انجام دقیق‌تر و با برنامه‌تر کارها خواهند شد. البته تنظیم یک قرارداد استخدام منشی نمی‌تواند تضمین کننده استخدام بهترین فرد باشد اما بااین‌حال می‌تواند جلوی برخی مشکلات حقوقی را گرفته و شرایط بهتری را برای طرفین رقم بزند.

بازار کار منشی گری چگونه است؟

همان‌طور که اشاره کردیم، منشی ازجمله پست‌هایی است که در هر شرکت و کسب‌وکاری نیاز بوده و استخدام منشی یکی از اولویت‌های همه مدیران است. این پست به‌قدری مهم است که مدیران برای استخدام این فرد حتی به‌جای فراخوان‌های عمومی سعی دارند از میان افراد کاربلدی که اطرافیان معرفی می‌کنند، دست به استخدام بزنند. با این اوصاف بایستی یادآور شویم که بازار منشی گری بازار کم رونقی نیست و همیشه برای این دست از عزیزان کار وجود دارد. البته کیفیت کار از نظر حقوق و مزایا، نوسان و تفاوت‌های زیادی در شرکت‌های مختلف دارد که در ادامه بیشتر به آن می‌پردازیم.

برای ورود به منشی گری نیاز به چه تحصیلاتی وجود دارد؟

برای پاسخ دادن به این سؤال درباره منشی گری بیشتر باید به نوع شرکت تقاضاکننده این پست دقت شود. در برخی مواقع تحصیلات آکادمیک برای تصدی این شغل خیلی نیاز نبوده و حتی داشتن تحصیلات معمولی هم می‌تواند چاره‌ساز باشد. اما در سال‌های اخیر با توجه به اینکه شرکت‌ها برای کاهش هزینه‌ها به دنبال ادغام بسیاری از پست‌ها در شرکت خود می‌روند، شاهد هستیم که تحصیلات آکادمیک و مهارت‌های فنی نیز به نیازمندی‌های شغل منشی‌ گری اضافه شده است.

برخی از شرکت‌های فنی مهندسی حتی مدارک لیسانس در رشته مرتبط را نیز برای این دست از مشاغل در نظر می‌گیرند که نشان از تخصصی شدن منشی گری در این شرکت‌ها دارد. بااین‌حال هنوز هم در اکثر موارد داشتن مهارت‌هایی که در ادامه به بررسی آنها می‌پردازیم، نسبت به تحصیلات آکادمیک در اولویت قرار می‌گیرند. هرچند داشتن این مهارت‌ها خودبه‌خود، سطح قابل قبولی از تحصیلات را نیاز دارد و بدون تحصیل امکان یادگیری این مهارت‌ها می‌تواند کمی دشوار باشد. حتی در آگهی استخدام منشی و نمونه قرارداد استخدام منشی نیز به برخی از این موارد خواسته شده می‌توان اشاره کرد.

مهارت‌های عمومی مورد نیاز برای منشی گری

سواد اصلی که بیشتر کسب‌وکارها برای استخدام منشی به دنبال آن هستند، سواد کامپیوتری و توانایی کار کردن با نرم‌افزارهای عمومی کامپیوتر است. مهم‌ترین نرم‌افزارها و مهارت‌های کامپیوتری که در کسب‌وکارها مختلف برای تصدی‌گری شغل منشی ‌گری به آنها اشاره می‌شود به شرح زیر است:

• نرم‌افزار تایپ در کامپیوتر ورد Word
• نرم‌افزار جدول‌بندی و نمودار در کامپیوتر اکسل Excel
• نرم‌افزارهای ویرایش عکس مانند فتوشاپ Photoshop
• تسلط بر گوگل و سرچ در اینترنت
• نرم‌افزارهای مدیریت زمان مانند ترلو Trello
• نرم‌افزارهای شبکه‌های اجتماعی مانند اینستاگرام، تلگرام و واتس اپ
• تسلط بر نامه‌نگاری
• امکان برقراری ارتباط جمعی بالا
• مدیر بودن
• پشتکار بالا
• صبر و تحمل قابل قبول
• ابتکار و ایده پردازی
• رعایت آداب در گفتار و رفتار
• پیگیر بودن
• کار کردن با کامپیوتر و پرینتر
• کار کردن با دستگاه کپی
• ارسال و دریافت فکس
• و…

البته اینکه یک فرد همه این مهارت‌ها را به‌صورت هم‌زمان داشته باشد، معمولاً سخت پیدا خواهد شد. اما بااین‌حال شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف بسته به نیازی که دارند می‌توانند در بین این مهارت‌ها، اولویت‌های اول خود را مشخص کرده و سپس در هنگام استخدام منشی و یا تنظیم قرارداد منشی، بر اساس این اولویت‌بندی  به متقاضیان نمره بدهند. این مهم باعث می‌شود تا در عین استخدام فرد مناسب، کسی را استخدام کنید که از نظر تخصص و مهارت نیز نزدیک به نظرات شما باشد. همچنین علاوه بر امتحان کردن متقاضیان در هنگام استخدام، می‌توانید از نمونه قرارداد استخدام منشی نیز استفاده کرده و موارد مورد نیاز را در آن قید نمایید.

مهارت‌های تخصصی و دانش‌های لازم برای منشی گری

علاوه بر مهارت‌های عمومی که در بند قبل به آنها اشاره کردیم، تصدی‌گری کار منشی گری نیاز به مهارت‌های تخصصی هم دارد که باید به آنها نیز دقت کنید. برخی از شرکت‌ها به دلیل نوع کاربری که دارند، بیشتر به دنبال فردی هستند که در کنار کارهای معمول منشی گری برخی از کارهای نیمه‌حرفه‌ای را نیز برای آنها انجام دهد. برای مثال می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• در شرکت‌های معماری و نقشه‌کشی شاهد هستیم که در نیازمندی‌های استخدام منشی، تسلط حدودی به نرم‌افزار نقشه‌کشی نیز درج می‌شود.
• در شرکت‌های مشغول به خدمات گرافیکی تسلط به نرم‌افزارهای گرافیکی نیز البته تا میزان محدود، در این دسته قرار می‌گیرد.
• در برخی از مراکز مانند بخش‌های درمانی خصوصی نیز نرم‌افزارهای تخصصی تعریف می‌شوند که منشی می‌بایست آنها را بیاموزد.

آیا پذیرایی از مهمان‌ها از وظایف منشی است؟

یکی از چالش‌های مهمی که در بین طرفین قرارداد در هنگام استخدام منشی وجود دارد، پذیرایی از مهمانان و کارکنان شرکت است. هرچند به‌صورت معمول این کار به عهده منشی نیست و در گروه مسئولیت‌های وی تعریف نمی‌شود، اما بااین‌حال شاهد هستیم که برخی از مدیران این انتظار را از این پست نیز دارند. البته پذیرایی از شرکت‌هایی که در روز یک الی  دو مهمان داشته باشند، نباید خیلی پیچیده باشد اما بااین‌حال این موضوع ممکن است خیلی به مذاق افراد متصدی منشی گری در شرکت‌ها خوش نیاید. از طرف دیگر هم مدیران برای کاهش هزینه‌ها و عدم استخدام نیروهای تخصصی برای این منظور، از منشی این انتظار را دارند.

در اینجا به مدیران و همچنین خود متقاضیان پست منشی گری توصیه می‌کنیم که قبل از تنظیم قرارداد منشی و استخدام وی دراین‌باره به توافق برسند. انجام این امر با توافق قبلی می‌تواند مشکلات بعدی را از بین ببرد. برای اینکه سوءتفاهمی هم در آینده پیش نیاید، می‌توان این مورد را به‌صورت جداگانه به‌عنوان مسئولیت‌ها و وظایف منشی، به نمونه قرارداد استخدام منشی اضافه نمود. امری که در حال حاضر بسیاری از کسب‌وکارها از آن استفاده می‌نمایند. برای شرکت‌های تخصصی که منشی مسئولیت‌های زیادی روی دوش خود داشته و باید برای مدیریت کارهای مختلف تمرکز داشته باشد، این امر می‌تواند به ضرر شرکت تمام شود. ازاین‌رو در این شرایط بهتر است به خاطر صلاح شرکت هم که شده از منشی چنین انتظاری نداشته باشند.

درآمد منشی گری چقدر است؟

یکی دیگر از چالش‌هایی که در استخدام منشی و کلاً این شغل باید به آن بپردازیم، حقوق و مزایای آن است. برخلاف پست‌های تخصصی و کارمندی در شرکت‌ها، منشی گری شغلی است که درآمد مشخصی ندارد و بسته به شرایط کار و همچنین تجربه و تخصص منشی تعیین می‌شود. حقوق این افراد در حال حاضر حتی می‌تواند از کارمندان تخصص هم بیشتر رود اما همه این شرایط بسته به نوع کار و تجربه و تخصصی دارد که در هنگام اجرای مسئولیت از منشی انتظار می‌رود. به‌صورت کلی می‌توان موارد زیر را به‌عنوان تأثیرگذارترین عوامل در تعیین حقوق و درآمد منشی تعیین کرد:

• سابقه و بزرگی شرکت
• میزان مسئولیت‌های منشی در شرکت
• تخصص‌های لازم برای پست منشی در شرکت مورد نظر
• تجربه کاری فرد متقاضی
• نوع فعالیت

آموزش‌های مورد نیاز برای افراد متقاضی استخدام منشی گری

شغل منشی گری نیز مانند هر شغلی دیگر امکان آموزش دارد. به این معنی که کاربران و متقاضیان می‌توانند نیازمندی‌های این شغل را در آموزشگاه‌ها و یا حتی به‌صورت کارآموزی و کارورزی بیاموزند. البته در این شرایط قرارداد منشی تبدیل به قرارداد کارآموزی شده و می‌توان برای این منظور از نمونه قرارداد کارآموزی استفاده نمود. اما بااین‌حال آموزش عضو جدایی‌ناپذیر کار حرفه‌ای است و در منشی گری نیز این امر به همین شرایط صادق است. در حال حاضر کاربران می‌توانند برای یادگیری مهارت‌های زیر برای استخدام در شغل منشی گری از آموزشگاه‌های مختلف استفاده نمایند:

• آموزش مهارت‌های فنی مربوط به کامپیوتر با سپری کردن دوره‌های موسوم به دوره ICDL
• آموزش مهارت‌های گفتاری با سپری کردن دوره‌های موسوم به دوره‌های فن بیان
• آموزش مهارت برقراری ارتباط جمعی
• یادگیری کار با شبکه‌های اجتماعی در سطح حرفه‌ای
• آموزش کار با نرم‌افزارهای گرافیکی در حد مبتدی و متوسط

هرچند در برخی موارد اصلاً نیازی به این آموزش‌ها هم نخواهید داشت و با شرکت در دوره‌های کارورزی می‌توانید در خود شرکت مربوطه این دوره‌ها را پشت سر بگذارید.

آیا منشی گری در کسب‌وکارهای مختلف با یکدیگر متفاوت است؟

شاید اگر وظایف و مسئولیت‌های منشی گری را که در نمونه قرارداد استخدام منشی به آنها نیز اشاره می‌شود، دسته‌بندی نماییم، درصد بالایی از مسئولیت‌های این پست در همه سازمان‌ها و شرکت‌ها یکسان خواهد بود. اما بااین‌حال در برخی مواقع هم ممکن است تفاوت‌هایی را در این رده شاهد باشیم. این تفاوت‌ها هم به دلیل نوع کاربری شرکت رقم می‌خورد. برای مثال شرکت‌هایی که ارتباط رودررو بیشتری با مشتری و ارباب‌رجوع دارند، مسئولیت‌های متفاوتی برای منشی نسبت به شرکت‌های دیگر تعریف می‌نمایند.

اهمیت استفاده از نمونه قرارداد استخدام منشی برای منشی گری در سازمان‌ها

تنظیم قرارداد حقوقی استخدام منشی یکی از نکاتی است که شاید در بسیاری از مواقع از چشم کاربران دور می‌ماند. اما منشی برخلاف سایر کارمندان، به‌عنوان یک پست ویژه دارای نمونه قرارداد استخدام مجزا و متمایز است. به این معنی که هرچند در قرارداد استخدام سایر کارمندان ممکن است بندهای مربوط به مسئولیت‌ها تفاوت‌هایی با هم داشته باشد، اما برای اکثر آنها می‌توان از یک نمونه قرارداد کمک گرفت. در حالی که در امر استخدام منشی، نمونه قرارداد استخدام منشی به‌صورت جداگانه تعریف شده است که نشان از اهمیت این پست و شغل دارد.

اهمیت استفاده از این نمونه قرارداد برای استخدام منشی، هم برای کسب‌وکارها و شرکت‌ها و هم برای متقاضیان این رده شغلی اهمیت دارد. ازاین‌رو بایستی دقت کافی به آن داشته باشید. هم برای انجام دادن به موقع و مناسب مسئولیت‌ها و هم برای مواردی مانند محرمانگی و عدم افشای اطلاعات این قرارداد کاملاً لازم و ضروری خواهد بود.

کانال تلگرام لامینگو

در انتها باید بدانید

در انتها باید بدانید که هم نمونه قرارداد استخدام منشی و هم تعریف خود منشی گری می‌تواند بسته به شرایط و کسب‌وکارها مختلف، با هم تفاوت داشته باشد. ازاین‌رو کاربران قبل از هر کاری برای استخدام منشی و تنظیم قرارداد همکاری وی در کنار استفاده از این نمونه قرارداد از خدمات مشاوره نیز استفاده نمایند. از این گذشته افزایش اطلاعات نیز یکی دیگر از موارد مهم برای چنین مواقعی است. در بلاگ حقوقی لامینگو شما به مقالات کاربردی درباره مسائل مختلف مربوط به استخدام منشی و شغل منشی گری دسترسی خواهید داشت که می‌توانید از آنها برای پیش برد هرچه بهتر اهداف خود استفاده نمایید. همچنین در انتهای این مقاله نیز می‌توانید با درج نظارت و سؤالات خود، پاسخ‌های مشاورین ما را نیز جویا گردید.