مشاوره حقوقی ثبت شعبه و نمایندگی و مراحل و مدارک مورد نیاز

زمانی که اشخاص اقدام به تأسیس شرکتی می‌نمایند، این شرکت در ابتدای کار، فعالیتش تنها در یک شعبه متمرکز است و پس از مدتی، ممکن است این کسب‌وکار به‌ اندازه‌ای گسترش یابد که احتیاج به ثبت شعبه در دیگر موقعیت‌های مکانی باشد. در واقع، اگر کسب‌وکاری آن قدر گسترش یابد که دیگر یک شعبه به‌تنهایی پاسخگوی نیازهای مشتریان نباشد، در چنین شرایطی شرکت اقدام به ثبت شعبه و گسترش فعالیت خود می‌نماید. از این توضیح نتیجه می‌گیریم، شاخه‌ای از شرکت اصلی که به‌صورت وابسته به شرکت اصلی در مکانی دیگر به فعالیت می‌پردازد، شعبه آن شرکت می‌باشد. شعبه شرکت واحدی، تابع شرکت اصلی است و همان خدماتی را که شعبه اصلی ارائه می‌نماید، در محل استقرار خود ارائه می‌کند. در مشاوره حقوقی ثبت شعبه و نمایندگی به تعریف دقیق شعبه شرکت خواهیم پرداخت.

البته، ممکن است خدمات شعبه شرکت محدودتر از شعبه اصلی و مرکزی باشد، اما معمول نیست که خدمات شعبه شرکت گسترده‌تر از خدمات شعبه اصلی باشد. در شرایطی که اشخاص حقوقی تجاری نیاز به گسترش فعالیت خود در سایر شهرها و کشورها دارند، باید با انجام مراحل و تشریفات و ضوابط قانونی ثبت شعبه، اقدام به ثبت شعبه در سایر نقاط کشور و جهان کنند. در این نوشتار قصد داریم تا مطالبی را در ارتباط با مفهوم شعبه و نمایندگی، تفاوت شعبه و نمایندگی، شرایط ثبت شعبه و مدارک مورد نیاز ارائه نماییم. پس در این مطلب با ما همراه باشید تا اطلاعات لازم در این زمینه را کسب نمایید!

مشاوره حقوقی ثبت شعبه و نمایندگی

مشاوره حقوقی ثبت شعبه و نمایندگی و مفهوم شعبه و نمایندگی

پیش از ورود به بحث مربوط به مدارک مورد نیاز برای ثبت شعبه و چگونگی انجام مراحل آن، ابتدا بهتر است با مفهوم شعبه و نمایندگی شرکت آشنا شویم. پیش‌تر نیز بیان شد که یکی از راه‌های گسترش فعالیت برای اشخاص تجاری، ثبت شعبه و نمایندگی است. شاید حتی بتوان این‌گونه گفت که هر شرکت و واحد تجاری در زمان شروع فعالیت خود، رؤیای داشتن شعبه و نمایندگی در سرتاسر کشور و جهان را داشته و در این جهت تلاش می‌نماید.

بر اساس ماده 2 آیین‌نامه اجرايی قانون اجازه ثبت شعبه يا نمايندگی شركت‌های خارجی «شعبه شرکت خارجي، واحد محلي تابع شرکت اصلي است که مستقيماً موضوع و وظايف شرکت اصلي را در محل، انجام مي‌‎دهد. فعاليت شعبه در محل، تحت نام و با مسووليت شرکت اصلي خواهد بود». همچنین مطابق با ماده ۴ این آیین‌نامه‌ «نماينده شركت خارجی، شخص حقيقی يا حقوقی است كه بر اساس قرارداد نمايندگی، انجام بخشی از موضوع و وظايف شركت طرف نمايندگی را در محل، بر عهده گرفته است. نمايندگی شركت خارجی، نسبت به فعاليت‌هايی که تحت نمايندگی شركت طرف نمايندگی، در محل انجام می‌پذيرد، مسئوليت خواهد داشت». این دو ماده از این آیین‌نامه به‌روشنی تفاوت میان شعبه و نمایندگی را بیان نموده است.

نمایندگی و شعبه چه تفاوتی با یکدیگر دارند؟

سؤالی که ممکن است در اینجا برای شما به وجود بیاید این است که شعبه چه تفاوتی با نمایندگی دارد؟ در پاسخ به این سؤال باید بگوییم که شعبه یک واحد مستقل از شرکت اصلی نمی‌باشد و به‌صورت واحدی تابع، اقدام به فعالیت می‌کند و امور مرتبط با این شعبه مانند چگونگی فعالیت، تعیین پرسنل، شرح مسئولیت‌ها و میزان حقوق کارکنان و قیمت کالا و محصولات و غیره تماماً به‌وسیله شعبه مرکزی و شرکت اصلی تعیین می‌گردد. در صورتی‌که نمایندگی، واسطه میان شرکت و مشتریان است و فعالیتی مستقل دارد و خود نمایندگی یک شخص حقوقی مستقل بوده و این شخص حقوقی تجاری به تعیین مسئولیت‌ها و سیاست‌های تجاری خود خواهد پرداخت.

نکته‌ای که در این بخش از مشاوره حقوقی ثبت شعبه و نمایندگی باید به آن توجه داشت این است که از آنجایی که شعبه شرکت، واحدی مستقل از شرکت نیست، در نتیجه مسئولیت هر آنچه مرتبط با این شعبه است با شرکت اصلی می‌باشد و خود شعبه، شخصیت حقوقی مستقلی ندارد. در ارتباط با نمایندگی اما این موضوع متفاوت است و نمایندگی خود، مسئولیت فعالیت خود را بر عهده دارد و شرکت اصلی در این زمینه مسئولیتی نخواهد داشت.

حال که با مفهوم شعبه و نمایندگی و تفاوت این دو آشنا شدیم، در ادامه قصد داریم تا شرایط و ضوابط چگونگی ثبت شعبه و نمایندگی را مرور کنیم. توجه داشته باشید که مراحل ثبت شرکت باید به‌درستی و مطابق با آیین‌نامه اجرایی آن انجام شود و علاوه بر این، مدارک مورد نیاز نیز باید تکمیل و ارائه گردد، در غیر این صورت ثبت شرکت مردود خواهد بود.

ما را در اینستاگرام دنبال کنید

شرایط لازم جهت ثبت شعبه و نمایندگی شرکت

پیش از این توضیح دادیم که شرکت تجاری در چه شرایط و زمانی ممکن است اقدام به ثبت شعبه و گسترش فعالیت خود نماید و علاوه بر این، با مفهوم نمایندگی و شعبه و تفاوت این دو آشنا شدیم و حال وقت آن است تا با شرایط لازم جهت ثبت شعبه و نمایندگی آشنا شویم و ذکر کنیم که این شرایط شامل چه مواردی می‌گردد. بر اساس آیین‌نامه اجرایی قانون ثبت شعبه یا نمایندگی شرکت‌های خارجی، چنانچه شرکتی قصد ثبت شعبه یا نمایندگی داشته باشد، باید اقدامات زیر را انجام داده و شرایطی را فراهم نماید.

اولین شرط از شرایط ثبت شعبه توسط یک شرکت تجاری، این است که شرکت مادر؛ یعنی شرکت اصلی که قصد ثبت شعبه را دارد، به ثبت رسیده باشد. بر اساس مشاوره حقوقی ثبت شعبه و نمایندگی تنها شرکت‌هایی اجازه ثبت شعبه را دارند که به‌صورت قانونی در اداره ثبت شرکت‌ها به ثبت رسیده باشند و شخصیت حقوقی این واحد تجاری به‌صورت قانونی تأسیس شده باشد. در نتیجه، اگر شرکت مادر به‌صورت قانونی به ثبت نرسیده باشد، در این صورت این شرکت نخواهد توانست فعالیت خود را گسترش داده و شعبه و یا نمایندگی أخذ نماید.

رضایت شرکای شرکت، شرطی بسیار مهم در ثبت شعبه!

دومین شرط از شرایط ثبت شعبه و نمایندگی این است که تمامی شرکای شرکت، رضایت به این امر داشته باشند. أخذ و ثبت شعبه فرآیند و فعالیتی بسیار مهم برای یک شرکت تجاری است و سرمایه مادی و معنوی زیادی لازم دارد و به همین دلیل، تمام شرکای شرکت باید با این موضوع موافق بوده و باید در زمینه ثبت شرکت اتفاق نظر داشته باشند. در همین راستا، مجمع عمومی فوق‌العاده شرکت باید جلسه‌ای برگزار نموده و طی این جلسه، رضایت شرکا را برای ثبت شعبه شرکت أخذ نماید. البته، ممکن است اختیار تأسیس شعبه با هیئت مدیره شرکت تجاری باشد که در این صورت، هیئت مدیره باید برای أخذ رضایت شرکا تشکیل جلسه دهد. اگر شرکای شرکت تماماً رضایت به تأسیس و ثبت شعبه نداشته باشند، شرکایی که راضی به این امر هستند نمی‌توانند اقدام به ثبت شعبه نمایند.

شرایط ثبت نمایندگی شرکت

همانطور که پیش‌تر در مشاوره حقوقی ثبت شعبه و نمایندگی گفتیم، نمایندگی و شعبه تفاوت‌هایی با یکدیگر دارند. شعبه را خود شرکت مادر تأسیس و ثبت می‌نماید اما نمایندگی، یک واحد تجاری مستقل از شرکت تجاری اصلی است که اشخاص حقیقی یا حقوقی اقدام به تأسیس آن می‌نمایند. اشخاصی که قصد ثبت نمایندگی یک شرکت را دارند، باید شرایط لازم را رعایت نموده و مراحل لازم را طی کنند.

اولین شرط از شرایط ثبت نمایندگی این است که فعالیت شرکت اصلی که اشخاص حقوقی یا حقیقی قصد ثبت نمایندگی آن را دارند، قانونی باشد. علاوه بر این، همانند شرایط ثبت شرکت، شرکت اصلی باید به‌صورت قانونی در اداره ثبت شرکت‌ها ثبت شده باشد و اگر این شرکت ثبت نشده باشد، متقاضی نمایندگی امکان ثبت نمایندگی این شرکت را نخواهد داشت.

این مطلب را نیز بخوانید: همه چیز درباره‌ی حد نصاب تشکیل مجمع عمومی فوق العاده در شرکتهای سهامی

موافقت شرکت‌ اعطاکننده نمایندگی

دیگر شرط از شرایط ثبت نمایندگی این است که شرکت اصلی، با ثبت نمایندگی توسط اشخاص حقیقی یا حقوقی موافق باشد. در واقع، تا زمانی که شرکت مادر با ثبت نمایندگی موافقت نکند، اشخاص حقیقی و حقوقی از نظر قانونی حق تأسیس نمایندگی یک شرکت دیگر را نخواهند داشت. یکی از موضوعاتی که در این زمینه باید به آن توجه داشت، این است که نمایندگی یک شرکت به‌صورت مستقل از شرکت اصلی فعالیت می‌نماید ‌و خود نمایندگی، مسئول فعالیت‌های خود خواهد بود و شرکت اصلی دیگر نظارتی بر فعالیت نماینده نخواهد داشت و به همین دلیل، شرکت مادر باید موارد زیادی را در این زمینه بررسی کند. تأسیس و ثبت نمایندگی با عقد قراردادی با شرکت اصلی صورت می‌گیرد و در صورتی‌که شرکت اصلی موافق با ثبت نمایندگی باشد، باید اشخاص حقوقی یا حقیقی که قصد ثبت نمایندگی را دارند با شرکت مادر، قراردادی تنظیم و آن را امضاء نمایند.

متقاضی ثبت نمایندگی باید شرایط لازم را داشته باشد!

علاوه بر شرایط ذکر شده، متقاضی نمایندگی باید شرایط لازم از نظر شرکت اصلی برای نمایندگی را داشته باشد. به‌صورت معمول، شرکت‌ها شرایط و استانداردهایی را در نظر دارند و تصویب می‌کنند و متقاضیان نمایندگی باید این استانداردها را رعایت نموده و شرایط لازم جهت أخذ نمایندگی را دارا باشند. دلیل این امر نیز این است که با وجود اینکه نمایندگی فعالیتی مستقل از شرکت دارد، اما همچنان نامی از شرکت بر نمایندگی خواهد بود و اگر نمایندگی تراز بالایی در فعالیت تجاری نداشته باشد، این موضوع به ضرر شرکت مادر نیز خواهد بود و قطعاً شرکت مادر حاضر به عقد قرارداد نمایندگی با این متقاضی نخواهد بود. در ادامه، به بررسی مدارک مورد نیاز جهت ثبت شعبه و یا نمایندگی شرکت خواهیم پرداخت.

مدارک مورد نیاز جهت ثبت شعبه

در قسمت قبل از نوشتار مشاوره حقوقی ثبت شعبه و نمایندگی درباره شرایط لازم برای ثبت شعبه یا نمایندگی صحبت کردیم و گفتیم که شرکت‌هایی که قصد ثبت شعبه جدید دارند باید چه شرایطی داشته باشند و متقاضیان ثبت نمایندگی شرکت باید واجد چه شرایطی باشند. حال، در این قسمت قصد داریم تا مدارک مورد نیاز برای ثبت شعبه یا نمایندگی را بررسی نماییم و بدانیم برای آن‌که شرکتی، شعبه جدیدی تأسیس نماید باید چه مدارکی ارائه کند. مدارک لازم برای ثبت و تأسیس شعبه شرکت عبارت است از:

• اصل صورت‌جلسه مجمع عمومی فوق‌العاده که توسط شرکا امضاء شده است و این شرکا موافقت‌ خود با ثبت شعبه را از این طریق اعلام نموده‌اند؛
• اصل روزنامه کثیرالانتشاری که دعوت مجمع عمومی از شرکا در آن صورت گرفته است؛
• لیست کاملی از اشخاصی که در جلسه مجمع عمومی شرکت حضور داشته‌اند؛
• مدارک ثبت قانونی شرکت مادر؛
• مجوز ثبت شعبه جدید؛
• اساسنامه شرکت؛
• آگهی آخرین تغییرات شرکت و گزارشی جامع از چگونگی فعالیت شعبه جدید؛
• محدوده فعالیت این شعبه؛
• نحوه تأمین مالی جهت ثبت شعبه جدید؛
• تعداد نیروی انسانی شعبه جدید و به‌صورت کلی گزارشی جامع از فعالیت‌های شعبه.

علاوه بر این، اگر شرکت خارجی‌ای قصد ثبت شعبه جدیدی داشته باشد، باید گزارش مالی تأییدشده از سمت وزارتخانه را نیز ضمیمه مدارک لازم نماید.

کانال تلگرام لامینگو

مشاوره حقوقی ثبت شعبه و نمایندگی و مدارک لازم جهت ثبت نمایندگی

متقاضی ثبت نمایندگی شرکت باید مدارک مورد نیاز در این راستا را فراهم نموده و آن‌ها را ارائه نماید. این مدارک عبارتند از:

• قرارداد منعقده میان شرکت اعطاکننده نمایندگی و شخص حقیقی یا حقوقی متقاضی أخذ نمایندگی؛
• مدارک هویتی شخص حقیقی یا حقوقی متقاضی نمایندگی از جمله کپی برابر با اصل شده کارت ملی یا شناسنامه؛
• کپی برابر با اصل شده اساسنامه شرکت اعطاکننده نمایندگی؛
• گزارش مالی و گزارش فعالیت تأییدشده از سوی شرکت اعطاکننده نمایندگی و فرم تکمیل‌کننده درخواست نمایندگی.

مشاوره حقوقی ثبت شعبه و نمایندگی و مراحل ثبت شعبه

شرکت‌هایی که قصد ثبت شعبه جدیدی دارند، باید مراحلی را طی نمایند. پس از اینکه این مراحل به‌درستی طی شد، درخواست ثبت شعبه از سوی نهاد مربوطه بررسی می‌شود و در صورتی‌که همه تشریفات قانونی طی شده باشد، امر ثبت شعبه به اتمام خواهد رسید. متقاضی ثبت شعبه شرکت در قدم اول باید به سایت irsherkat.ssaa.ir که سامانه جامع ثبت شرکت‌ها می‌باشد مراجعه نموده و گزینه صورت‌جلسه تغییرات را انتخاب نماید. متقاضی پس از این باید شیوه درخواست خود را انتخاب نموده و اطلاعات لازم را وارد نماید. در قسمت بعد، شرکتی که قصد ثبت شعبه را دارد، باید در بخش مربوط به نوع تصمیم، عبارت ثبت شعبه را انتخاب نماید و به مرحله بعد برود. پس از این، متقاضی باید اطلاعات اشخاص حاضر در جلسه و متن صورت‌جلسه شرکت را وارد نماید و گزینه ثبت نهایی را انتخاب کند تا سامانه کد رهگیری را ارسال نماید.

نحوه ثبت نمایندگی شرکت

شخص حقیقی یا حقوقی متقاضی ثبت نمایندگی، چه در ارتباط با نمایندگی شرکت‌های ایرانی و چه در ارتباط با نمایندگی شرکت‌های خارجی، باید با در دست داشتن مدارک مورد نیاز مانند نمونه قرارداد اعطا و أخذ نمایندگی، مدارک مثبت هویت مانند کپی برابر اصل شناسنامه و کد ملی، کپی برابر با اصل اساسنامه شرکت اعطاکننده نمایندگی و سایر مدارک لازم، به اداره ثبت شرکت‌ها و اداره مالکیت معنوی و صنعتی مراجعه نماید و با ثبت درخواست ثبت نمایندگی، مراحل لازم را مطابق با دستورالعمل طی نموده و تشریفات قانونی لازم را اجرا نماید.

مشاوره حقوقی ثبت شعبه و نمایندگی لامینگو

همانطور که پیش‌تر نیز بیان شد، یکی از مهم‌ترین مراحل ثبت شعبه و نمایندگی، أخذ مشاوره حقوقی لازم در این زمینه است. به‌طور کلی، دریافت مشاوره حقوقی پیش از شروع هر عمل حقوقی و عقد هرگونه قراردادی، یکی از الزامات اساسی خواهد بود. با دریافت مشورت از حقوقدانان و مشاوران حقوقی، شما می‌توانید مراحل ثبت شعبه و نمایندگی را بدون هیچ خطا و اشتباهی و مطابق با آیین‌نامه اجرایی قانون، طی نمایید و شعبه یا نمایندگی را ثبت و تأسیس کنید. در همین راستا، توصیه می‌شود اگر به‌دنبال دریافت مشاوره حقوقی ثبت شعبه و نمایندگی هستید، با وکلا و مشاورین حقوقی لامینگو در ارتباط بوده و این مشاوره را از آن‌ها بخواهید.

مشاوره حقوقی ثبت شعبه و نمایندگی

جمع‌بندی

در این نوشتار در ارتباط با ثبت شعبه و نمایندگی صحبت کردیم. شعبه یک واحد تجاری تابع شرکت اصلی است که بر اساس سیاست‌های تجاری تعیین‌شده به‌وسیله شعبه مادر، فعالیت می‌نماید. نمایندگی اما یک واحد تجاری مجزا و مستقل است که متقاضی نمایندگی که ممکن است شخص حقیقی یا حقوقی باشد، با عقد قرارداد اعطای نمایندگی با شرکت اعطاکننده نمایندگی، اقدام به تأسیس نمایندگی می‌کند. ثبت شعبه یا نمایندگی، مراحل و تشریفاتی دارد که باید انجام گیرد؛ در غیر این صورت، به نتیجه نخواهد رسید. از جمله این شرایط در ثبت شعبه عبارت است از قانونی بودن فعالیت شرکت اصلی و ثبت فعالیت این شرکت و همچنین رضایت تمامی شرکا بر ثبت شعبه و از شرایط ثبت نمایندگی نیز می‌توان به قانونی بودن فعالیت شرکت اعطاکننده نمایندگی و عقد قراردادی قانونی در این راستا اشاره نمود.

اگر از مطالعه مطلب فوق رضایت داشته و این مطلب برایتان مفید بوده است، می‌توانید وارد بلاگ حقوقی لامینگو شده و سایر محتواهای حقوقی این بلاگ را نیز با هدف افزایش دانش حقوقی خود مطالعه نمایید. لامینگو یک استارتاپ حقوقی است که خدمات حقوقی مختلفی ارائه می‌نماید و شما می‌توانید با ورود به سایت لامینگو از خدمات حقوقی ما آگاه شوید. در پایان، پیشنهاد می‌شود اگر پرسشی در رابطه با این مطلب دارید، سؤال خود را در انتهای همین مطلب بنویسید تا همکاران ما در تیم حقوقی لامینگو در اسرع وقت به پرسش شما پاسخ دهند. لامینگو را به دوستان و آشنایان و اطرافیان خود نیز معرفی نمایید و ما را در شبکه‌های اجتماعی دنبال نمایید.