امضای الکترونیکی چه مقدار در هزینه‌های کسب‌وکار صرفه‌جویی می‌کند؟

این مقاله را حتما مطالعه کنید: تمامی نکاتی که درباره امضای الکترونیکی باید بدانید

پردازش سریع‌تر اطلاعات با امضای الکترونیکی و کاهش هزینه‌ها

فرض کنید که باید به‌صورت ماهانه 200 قرارداد و یا سند را امضا کنید! اگر بخواهید که هرکدام را به شیوه سنتی امضا کنید، احتمالاً باید یک نیروی تمام‌وقت استخدام کنید که تمامی هماهنگی‌های لازم در این زمینه را انجام دهد و با هر پیمانکار، کارفرما و… وارد مذاکره شود تا امضا لازم را بگیرد! در این بین شاید حتی مشکلاتی مانند عدم صحیح بودن قرارداد، عدم امضا قانونی و… هم به وجود آید که مازاد بر مشکلات قبلی شود!

حالا فرض کنید که به‌جای استفاده از این روش تصمیم گرفتید که از امضای دیجیتال استفاده کنید! شما با امضا دیجیتال به‌راحتی قادر هستید که هزینه‌های خود را بهتر مدیریت کنید و بهره‌وری سریع‌تری در انجام این فرآیندهای اداری داشته باشید. البته دیگر نیازی هم به یک نیرو برای پیگیری اسناد تجاری خود ندارید و تنها می‌توانید با چند کلیک و اقدام ساده هم خودتان و هم طرف قراردادتان، یک سند تجاری یا حقوقی را به‌صورت آنلاین امضا کنید.

اگر علاقه‌مند هستید که هم‌اکنون، اقدام به استفاده از خدمات امضای الکترونیکی کنید، می‌توانید از طریق پیوند زیر وارد سامانه امضانو شوید:

ورود به سامانه امضانو

امضای دیجیتال چه هزینه‌هایی را کم می‌کند؟

در بین هزینه‌های مادی و معنوی که روش سنتی امضای قرارداد برای شما دارد، تصمیم گرفتیم که بخشی از هزینه‌های مادی که احتمالاً از آن‌ها صرف‌نظر کردید را برای شما بررسی کنیم! هزینه‌های مادی کوچکی که اگر آن‌ها را جمع کنید، نشان می‌دهد که استفاده از روش‌های سنتی چه مقدار می‌تواند برای شما هزینه‌بر باشد.

برخی از هزینه‌های مادی که باید برای امضای قرارداد به شیوه سنتی بپردازید، عبارت‌اند از:

• کاغذ: طبق مثال اگر بخواهید که حداقل 200 صفحه کاغذ دو رو سفید خریداری کنید و استفاده کنید، بهتر است که یک بسته 500 عددی خریداری کنید که در حال حاضر در حدود 60 هزار تومان می‌باشد. به عبارتی شما ماهیانه باید در حدود 20 هزار تومان، برای کاغذ هزینه کنید.

• تونر: برای چاپ قراردادهای خود به تونر سیاه احتیاج دارد که در حاضر یک تونر مشکی معمولی با کارکرد 1500 برگ کاغذ در حدود 200 هزار تومان می‌باشد که به عبارتی باعث می‌شود، شما ماهیانه در حدود 15 هزار تومان هزینه خرید تونر کنید.

• هزینه ارسال سند کاغذ: اگر بخواهیم از یک پیک برای انتقال اسناد و امضا گرفتن آن‌ها امضا کنیم، با توجه به این که 200 برگ سند کاغذ داریم و هزینه رفت‌وبرگشت برای هر قرارداد تجاری یا حقوقی، ماهیانه باید در حدود 300 هزار تومان برای این موضوع در نظر داشته باشیم!

• هزینه نیرو برای اسکن قراردادهای تجاری: با توجه به این‌که باید هر سند را بعد از امضای طرفین بایگانی کرد، شما باید از نیروی شرکتی خود بخواهید که هر برگ سند را اسکن و در پوشه مخصوص بایگانی کند. برای این کار لازم  است که مدنظر داشته باشید، اگر برای هر برگ سند، تنها 5 دقیقه زمان در نظر بگیریم، شما باید حدوداً 17 ساعت به نیروی خود حقوق بدهید. اگر 15 هزار تومان برای هر ساعت در نظر بگیریم، شما باید هزینه‌ای در حدود 255 هزار تومان برای اسکن کاغذ قراردادهای خود به‌صورت ماهیانه در نظر بگیرید.

• هزینه‌های ارسال پست برای شهرهای دیگر را در این مقاله صرف‌نظر می‌کنیم، اما باید بدانید که با توجه به مسافت، مدت‌زمان رفت‌وبرگشت سند یا حقوق تجاری، مسائل امنیتی و… می‌تواند، هزینه‌های بالایی را برای کسب‌وکارهایی که با وسعت بیشتری فعالیت می‌کنند، به وجود آورد.

اگر هزینه‌های پست و صرف وقت و زمان را در نظر نگیریم، شما برای امضای 200 سند به‌صورت ماهیانه باید هزینه‌ای در حدود 590 هزار تومان بپردازید! البته اگر بخواهیم که هزینه متوسط ماهیانه 500 هزار تومان برای پست و هزینه‌های جانبی آن در نظر بگیریم، جمع موارد بالا در کل 1 میلیون و 90 هزار تومان خواهد شد.

این مطلب را بخوانید: ساده‌ترین راه ساخت امضای الکترونیکی همراه با آموزش مرحله به مرحله

هزینه‌های استفاده از خدمات امضای الکترونیکی به چه صورت است؟

اگر بخواهید که از خدمات امضای الکترونیکی استفاده کنید، نیاز دارید که هزینه‌ای برای اشتراک به‌صورت تکی برای هر قرارداد یا ماهیانه بپردازید. البته باید مدنظر بگیرید که شما دیگر هزینه‌هایی مانند پست، حمل‌ونقل، خرید کاغذ، تونر و… ندارید. شاید تنها هزینه‌ای که باید به‌غیراز هزینه اشتراک بپردازید، هزینه نیروی اداری است که باید قراردادها را در سامانه امضای دیجیتال، آپلود و بارگذاری کند.

ما را در اینستاگرام دنبال کنید

آیا من هم می‌توانم هزینه کسب‌وکارم را کاهش دهم؟

اگر از محدودیت‌های فعالیت‌های فیزیکی خسته شدید و می‌خواهید که با هزینه کمتر، بازدهی بیشتر، کسب‌وکار پررونق‌تری داشته باشید، می‌توانید از خدمات امضای الکترونیکی استفاده کنید. در این زمینه اگر علاقه‌مند هستید که اطلاعات بیشتری داشته باشید، می‌توانید با مراجعه به مجله لامینگو، مقالات حقوقی بیشتری را مطالعه کنید. همچنین اگر در این رابطه سؤالی دارید، می‌توانید با ما و دیگر افراد در بخش نظرات مطرح کنید.