امضای الکترونیکی چگونه می‌تواند ناکارآمدی‌های یک کسبوکار را حل کند؟
سازمان‌ها باید به‌صورت دائمی به دنبال روش‌هایی برای کاهش هزینه‌های عملیاتی و کسب مزیت رقابتی باشند، در غیر این صورت معمولاً در خطر عقب ماندن از رقبای خود قرار می‌گیرند. فرآیندهای مبتنی بر کاغذ که عمدتاً سنتی هستند، می‌تواند باعث از بین رفتن منابع مادی و معنوی یک کسبوکار باشد. به همین دلیل بسیاری از سازمان‌ها با تحول دیجیتال روبرو هستند و سعی می‌کنند که با استفاده از ابزارهایی مانند امضای الکترونیکی ،بیزینس خود را از ناکارآمدی خارج کنند.
در سال‌های گذشته با افزایش موج استفاده از امضای الکترونیک در ایران، بسیاری از کسب‌وکارها فرآیندهای خود را بهینه‌سازی کردند. استراتژی استفاده از فرآیندهای دیجیتالی از ابتدای ایجاد اسناد یا قراردادها تا تکمیل و بایگانی آن‌ها، باعث شده‌است که هزینه‌هایی مانند خرید کاغذ، چاپ، ارسال نامه، بایگانی و مدیریت زمان کارکنان کاهش پیدا کند تا حاشیه سود بیشتری برای سازمان باقی بماند. البته ناگفته نماند که این موضوع در تجربه مشتریان هم، تأثیر مستقیم دارد.
حتما این مقاله را مطالعه کنید: تمامی نکاتی که درباره امضای الکترونیکی باید بدانید
چاپ، ارسال و اسکن قراردادهای تجاری، قدیمی و ناکارآمد شده‌است!
بسیاری از کسب‌وکارها در داخل و خارج از کشور هنوز از این فرایند سنتی یعنی چاپ قرارداد، ارسال آن برای مخاطب برای امضا، پیگیری برای امضا، بازگرداندن آن به محل برای اسکن و … استفاده می‌کنند که در کنار زمان‌بر بودن، منابع مالی را هم هدر می‌دهد! در واقع این روش سنتی که باعث قطع درختان می‌شود، هزینه‌هایی بر دوش کسب‌وکارهای سنتی می‌گذارد که به‌راحتی قابل‌جایگزینی است!
شما می‌توانید با کمک امضای الکترونیکی، تمامی این فرایند را از بین ببرید و مشکلات این روش سنتی را ریشه‌کن کنید. طبق تحقیقات انجام‌شده برای چاپ ۲۰۰ قرارداد در ماه، شما باید هزینه‌ای در حدود یک میلیون تومان بپردازید، اما اگر این فرایند را با امضای الکترونیکی جایگزین کنید، هزینه شما تنها به چند صد هزار تومان کاهش پیدا می‌کند.
حتما این مقاله را مطالعه کنید: امضای الکترونیکی چه مقدار در هزینه‌های کسبوکار صرفه‌جویی می‌کند؟
اگر علاقه‌مند هستید که هم‌اکنون، قراردادها، تفاهم‌نامه‌ها و سندهای تجاری خود را به‌صورت رسمی و قانونی امضا کنید، می‌توانید از سامانه امضای دیجیتال امضانو استفاده کنید:
پیگیری برای امضای اسناد به‌صورت کاغذی، سرسام‌آور و هزینه‌بر است!
فکر می‌کنید تابه‌حال چه میزان زمان برای پیگیری از افراد مختلف برای امضای یک سند تجاری، گذاشته‌شده‌است؟ در سازمان‌هایی که باید ماهیانه تعداد زیادی قرارداد با کارفرمایان، پیمانکاران، نیروی انسانی و… امضا کنند، این فرایند می‌تواند به مقدار بسیار زیادی ناکارآمد باشد! در واقع این سازمان‌ها، راهی جز استخدام یک نیروی مستقل برای پیگیری این نوع قراردادها ندارند، اما امضای دیجیتال چه راهی را پیش پای شما گذاشته‌است؟
حتما این مقاله را مطالعه کنید: آیا استفاده از امضای الکترونیکی در اسناد تجاری، ماهیت قانونی دارد؟
شما با دیجیتالی کردن این فرایند، یک محیط امن را ایجاد می‌کنید که در آن به‌صورت لحظه‌ای می‌توانید روند قراردادهای خود را مشاهده و پیگیری کنید. در واقع با این روش، شما می‌توانید سرعت و کارایی خود را افزایش دهید. همچنین با آنلاین شدن این فرایند، محدودیت‌های زمان و مکان برداشته می‌شود که در نوع خود، می‌تواند باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌های شما شود.
خطاهای تحویل سند را با امضای الکترونیکی از بین ببرید!
اگر با سازمان‌ها و افراد مختلف کار کرده باشید، احتمالاً برای شما هم پیش‌آمده که این جمله را به‌وفور بشنوید: ببخشید، ما هیچ‌وقت مدارک یا قرارداد را دریافت نکردیم! روش‌های سنتی، معمولاً پر از خطاهای انسانی هستند که می‌تواند باعث ایجاد ناکارآمدی در یک تجارت شوند! اگر می‌خواهید که امضای قانونی برای قراردادهای خود داشته باشید، راه آن استفاده از امضای الکترونیکی است تا این مشکلات برطرف شود!
شما می‌توانید بدون تأخیر پست که در روزهای تعطیل فعالیتی نمی‌کند، قراردادهای خود را به‌صورت آنلاین برای مخاطبین خود ارسال کنید و از آن‌ها بخواهید که آن را امضا کنند. با این روش، دیگر هزینه‌های غیر ضروری بر روی دوش کسبوکار شما گذاشته نمی‌شود و مشتریان خود را به دلیل عدم نظم در تدوین و امضای قرارداد از دست نمی‌دهید.
طبق تحقیقاتی که در این زمینه انجام‌شده‌است، استفاده از این نوع امضا در فرآیندهای اداری یک کسبوکار، علاوه بر مزایایی که تا الان ذکر کردیم، می‌تواند در حدود ۵۰ درصد از زمان صرف شده را صرفه‌جویی کند.
ما را در اینستاگرام دنبال کنید
نوبت شماست که با امضای الکترونیکی، کسب و کار خود را گسترش دهید!
هم‌اکنون می‌توانید با استفاده از خدمات امضای الکترونیکی در زمان و منابع مالی خود صرفه‌جویی کنید و ناکارآمدی‌های کسب‌وکارتان را برطرف کنید. توصیه می‌کنیم که برای کسب اطلاعات حقوقی بیشتر در زمینه موارد حقوقی کسبوکار، دیگر مقالات مجله لامینگو را مطالعه کنید. همچنین اگر در رابطه با این موضوع سؤال، نظر و یا تجربه خاصی دارید، می‌توانید آن را در بخش نظرات با ما و دیگر علاقه‌مندان به این موضوع به اشتراک بگذارید.
.svg)
دیدگاه شما