همه چیز درباره استخدام منشی مدیرعامل و مسئولیت‌های آن

منشی و منشی‌گری در دنیای امروز تفاوت‌های بسیار زیادی نسبت به گذشته پیدا کرده است. در حال حاضر این شغل به‌صورت کاملاً حرفه‌ای تبدیل به یکی از پست‌های مورد نیاز  و ضروری برای همه کسب‌وکارها شده است. از این رو شناخت مسائل مختلف مربوط به آن هم برای خود متقاضیان و هم برای مدیران و کسب‌وکارها لازم است. منشی مدیرعامل نیز یکی از موارد مشابه است که برای انجام وظایف خاص‌تر نسبت به منشی عمومی استخدام می‌شود. همچنین به بررسی مفاد مندرج در نمونه قرارداد استخدام منشی مدیرعامل نیز خواهیم پرداخت. این نکات به‌صورت کاملاً حرفه‌ای و منطبق بر خواسته‌های روز مدیران و نیازهای کسب‌وکارها تنظیم شده است. از این رو امکان استفاده کاربردی از این مطالب نیز برای کاربران وجود دارد.

موسسه حقوقی لامینگو ارائه‌دهنده خدمات مشاوره حقوقی در مسائل حقوقی مختلف و همچنین قراردادهای حقوقی و استخدام است. نمونه قرارداد استخدام منشی مدیرعامل نیز یکی از مواردی است که کاربران می‌توانند به آن از طریق سایت دسترسی پیدا کنند. این قرارداد به‌صورت کاملاً حرفه‌ای تنظیم شده است و در هر شرایطی امکان استفاده از آن به عنوان یک قرارداد کاری حرفه‌ای وجود دارد. همچنین کاربران می‌توانند برای دریافت خدمات مشاوره برای تنظیم قرارداد منشی نیز با لامینگو در ارتباط باشند.

دانلود قرارداد استخدام منشی

تفاوت منشی با منشی مدیرعامل در چیست؟

در مقالات گذشته مسائل مختلف مربوط به منشی و منشی‌گری حرفه‌ای و مدرن را بررسی کرده‌ایم. نکات ارائه شده در این مقاله هم در تکمیل اطلاعات قبلی و هم برای تشریح مسائل مربوط به منشی مدیرعامل است. هر چند این دو شغل تشابه‌های زیادی دارند اما تفاوت‌های اندک میان آنها باعث شده تا بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها از هر دو آنها برای پیش برد اهداف خود استفاده نمایند. منشی شغل عمومی‌تری نسبت به شغل منشی مدیرعاملی بوده و از این گذشته شرایط مختلفی هم دارد. منشی مدیرعامل با شرایط حرفه‌ای‌تری نسبت به شغل منشی معمولی مواجه است. برخی از مهم‌ترین تفاوت‌های منشی و منشی مدیرعامل به شرح زیر است:

1- منشی بیشتر با سایر کارمندان و ارباب‌رجوع شرکت در ارتباط است. درحالی‌که منشی مدیرعامل تنها این شرایط را برای ارتباط با مدیرعامل به عهده دارد.

2- منشی هماهنگ کننده قرار ملاقات‌ها و جلسات کلی شرکت است. درحالی‌که منشی مدیرعامل این موارد را برای تنها مدیرعامل بر عهده دارد.

3- منشی مدیرعامل به اطلاعاتی با طبقه‌بندی بالا و محرمانه دسترسی دارد.

4- منشی مدیرعامل به مهارت‌های حرفه‌ای‌تری نیاز خواهد داشت.

5- ممکن است بسته به نوع کسب‌وکار، منشی مدیرعامل نیاز به داشتن مهارت‌های تخصصی داشته باشد.

4- این دو شغل از نظر حقوقی نیز تفاوت‌هایی با هم دارند.

کلیه نکات کلیدی در استخدام منشی و قرارداد آن

تفاوت مفاد نمونه قرارداد استخدام منشی و منشی مدیرعامل

نمونه قرارداد استخدام منشی ارائه شده در سایت لامینگو به‌صورت کاملاً حرفه‌ای طراحی شده است و از این رو امکان استفاده از آن برای تنظیم قرارداد منشی و منشی مدیرعامل به‌صورت همزمان وجود دارد. البته هر کسب‌وکار و شرکتی نیز بنا به شرایط خاصی که دارد می‌تواند مفاد خاصی را در این قرارداد قرار دهد که این مهم با همین نمونه قرارداد منشی برای آنها وجود خواهد داشت. البته با توجه به تخصصی بودن مسئولیت‌های مربوط به منشی مدیرعامل این امر، امری کاملاً اجتناب‌ناپذیر بوده و حتی کاربران می‌توانند از خدمات مشاوره حقوقی نیز در این زمینه استفاده نمایند.

مهارت‌های رفتاری لازم برای شغل منشی مدیرعامل

منشی مدیرعامل مهارت‌های متعددی نیاز دارد. استخدام منشی معمولاً با بررسی‌های مختلفی صورت می‌پذیرد. عدم دقت به این موارد هم مطمئناً منجر به استخدام افرادی ناوارد و نالایق خواهد شد. در این بخش سعی داریم تا مهارت‌های عمومی مورد نیاز برای شغل منشی مدیرعاملی را مرور کنیم. این موارد می‌تواند هم زمینه‌ساز استخدام بهترین فرد توسط کسب‌وکارها شود و هم می‌تواند متقاضیان را نسبت به مهارت‌های لازم آگاه‌تر نماید:

• روابط اجتماعی در حد قابل قبول
• با توجه به اینکه نوع برخورد منشی مدیرعامل با سایرین به‌منزله برخورد خود مدیرعامل با این افراد است، از این رو این شخص باید از شخصیت و نوع برخورد مناسبی برخوردار باشد.
• آشنایی با نرم‌افزارهای عمومی برای این شغل
• آشنایی با نحوه بایگانی پرونده‌ها
• تسلط بر نحوه پاسخگویی به تماس‌های تلفنی و اتصال آن به بخش مدیرعاملی

مهارت‌های حرفه‌ای لازم برای شغل منشی مدیر عامل

از این گذشته مهارت‌های حرفه‌ای نیز برای شغل منشی مدیرعاملی نیاز است. به دلایلی که مرور کردیم، این پست نسبت به منشی‌گری معمولی حرفه‌ای‌تر و تخصصی‌تر است. از این رو برخی مهارت‌های حرفه‌ای برای این منظور لازم است که در ادامه آنها را مرور می‌کنیم:

• آشنایی با اصول نامه‌نگاری حرفه‌ای
• نیاز به اطلاع از قوانین و مقررات سازمان‌ها و شرکت‌ها
• آشنایی کامل با چارت سازمانی و مفاهیم آن
• تسلط به مفاهیم و اصطلاحات منشی‌گری تسلط بر اصول منشی‌گری

بازار کار منشی مدیرعامل برای متقاضیان

متقاضیان منشی مدیرعامل برای استخدام در این پست نیاز به کسب مهارت‌های مختلف دارند. منشی مدیرعامل ازجمله شغل‌هایی است که بازار نسبتاً خوبی برای متقاضیان داشته و در صورت داشتن تجربه و مهارت‌های کافی در این امر، متقاضیان می‌توانند با حقوق مناسب استخدام شوند. بازار کار منشی مدیرعامل بسته به شرایط اقتصادی و اجتماعی نیز دارد. بسیاری از کسب‌وکارها برای بهینه‌سازی هزینه‌ها در میان استخدام منشی و منشی مدیرعامل معمولاً روی یکی حساب می‌کنند. از این رو ممکن است بازار کار منشی معمولی نسبتاً بهتر از منشی مدیرعاملی باشد.

میزان حقوق معمول منشی مدیر عامل

افراد استخدام شده در پست منشی مدیرعامل حتماً باید اهمیت زیادی برای قرارداد استخدام خود قائل شوند. استفاده از نمونه قرارداد استخدام منشی مدیرعامل می‌تواند زمینه‌ساز رفتار حرفه‌ای‌تری در این شغل شود و از این رو مدیران نیز باید به این مهم دقت کافی داشته باشند. با داشتن این قرارداد حقوق و مزایای این دست از عزیزان کاملاً مشخص خواهد شد. میزان حقوق این دسته شغلی به موارد مختلفی بستگی دارد.

• تجربه خود متقاضی
• نوع کسب‌وکار
• حجم کارهای منشی مدیرعامل
• تخصص‌ها و مهارت‌های فرد

این‌ها ازجمله مهم‌ترین عوامل مؤثر در میزان حقوق منشی مدیرعامل است. کاربران می‌توانند با ارتقاء مهارت‌های خود با استفاده از روش‌های مختلف، حقوق بالاتری در این شغل برای خود رقم بزنند.

آیا نیازی به منشی مدیرعامل برای شرکت‌ها وجود دارد؟

یکی از چالش‌ها و سؤالاتی که برای بسیاری از مدیران و شرکت‌ها وجود دارد، نیاز یا عدم نیاز به استخدام منشی مدیرعاملی است. استخدام منشی که برای هر کسب‌وکاری امری ضروری به نظر می‌رسد. در غیر این صورت ممکن است مدیریت مسائل مختلف شرکت کمی سخت باشد. اما منشی مدیرعاملی ازجمله پست‌هایی است که نیاز یا عدم نیاز به آن به مسائل مختلفی بستگی دارد. نوع کسب‌وکار مهم‌ترین عامل در تعیین نیاز به این شغل برای شرکت‌ها است. درصورتی‌که حجم ملاقات‌ها و نامه‌نگاری‌ها با شخص مدیرعامل بالا بوده و این موارد نیاز به یک فرد مشخص و با تجربه برای مدیریت دارد، منشی مدیرعامل می‌تواند تأمین‌کننده این نیاز شرکت شما باشد.

چه شرکت‌های نیاز به منشی مدیرعامل دارند؟

معمولاً کسب‌وکارهای کوچک و شرکت‌های خصوصی با میزان حجم کار داخلی پایین نیاز به استخدام این شغل را در کار خود نمی‌بینند،  از این امر نیز اجتناب می‌نمایند. اما برخی از شرکت‌ها نیز نیاز به مبرم به این پست خواهند داشت. از این دست می‌توان به سازمان‌های بزرگ اشاره کرد که مدیر عامل باید حجم بالایی از ارتباطات و نامه‌نگاری‌ها را مدیریت کند. ادارات بزرگ، شرکت‌های چندمنظوره و کسب‌وکارهایی که دارای شعبات بسیار زیادی هستند نیز ازجمله سازمان‌ها و شرکت‌هایی هستند که نیاز به استخدام منشی مدیر عامل برای آنها وجود دارد.

مصاحبه و استخدام منشی مدیرعامل

چالش مربوط به تهیه و تنظیم قرارداد منشی را با ارائه نمونه قرارداد استخدام منشی برطرف کردیم. اما مصاحبه و استخدام این پست نیز یکی دیگر از چالش‌هایی است که مدیران و کسب‌وکارها باید آن را حل نمایند. در زمینه استخدام این افراد در درجه اول بررسی دقیقی توسط خود مدیرعامل نیاز است. از این گذشته تمام مهارت‌های لازم برای منشی مدیرعاملی هم از نظر تجربه و هم از نظر میزان حرفه‌ای بودن باید بررسی شود. با توجه به حساسیتی که در دسترسی این فرد به اطلاعات مهم و شاید محرمانه شرکت دارد، عجله در استخدام وی می‌تواند شرایط پیچیده‌ای را برای کسب‌وکارها رقم بزند.

مهم‌ترین نکته مندرج در نمونه قرارداد استخدام منشی مدیر عامل

یکی از مهم‌ترین نکات مندرج در نمونه قرارداد استخدام منشی مدیرعامل،‌بخش مربوط به عدم افشای اطلاعات است. در بند قبل اشاره کردیم که این امر از چالش‌های پیش روی مدیران است که در زمان استخدام باید به آن دقت کنند. در این بند شرایطی در نظر گرفته شده تا فرد استخدام شونده حتماً رعایت رازداری در امانت و اطلاعات را سرلوحه کار قرار دهد. دسترسی منشی مدیرعامل به اطلاعات محرمانه باعث می‌شود تا این حساسیت بسیار بالا‌تر رفته و حتماً مدیران باید در قرارداد منشی به این امر اشاره داشته باشند.

کانال تلگرام لامینگو

جمع‌بندی

به بررسی مسائل مختلف مربوط به منشی مدیرعامل و استخدام وی پرداختیم. نکاتی را درباره مهارت‌های مورد نیاز برای تصدی‌گری این شغل نیز بررسی کردیم. همه این اطلاعات در جهت افزایش اطلاعات و آگاهی‌های کاربران متقاضی و مدیران لازم و ضروری است. البته مقالات دیگری در این زمینه تهیه و تنظیم شده است که کاربران می‌توانند در بخش بلاگ حقوقی لامینگو به اطلاعات آنها دسترسی پیدا کنند. از این گذشته در صورتی هم که سؤال و ابهامی درباره مطالب بیان شده داشتید می‌توانید آنها را در انتهای این مقاله در بخش نظرات درج نمایید.