آیا منشی و مسئول دفتر با هم فرق دارند؟

منشی و مسئول دفتر دو پست مهم در شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف هستند که از نظر ساختاری شباهت‌های زیادی بین آنها وجود دارد. این دو شغل از شرایط مختلفی به یکدیگر شبیه هستند، اما تفاوت‌هایی هم بین آنها وجود دارد. از نمونه قرارداد استخدام منشی و مسئول دفتر گرفته تا برخی از مسئولیت‌ها و حتی ویژگی‌های لازم برای تصدی‌گری این پست‌ها، می‌توانند شکل دهنده تفاوت منشی و مسئول دفتر در هر سازمانی باشند. در این مقاله سعی داریم تا با بررسی مسائل مربوط به هر دو این شغل‌ها، به زبانی ساده‌تر تفاوت میان آنها را شرح دهیم.

موسسه حقوقی لامینگو با در اختیار داشتن مشاورین حرفه‌ای و وکلای پایه یک دادگستری باتجربه در زمینه تنظیم و تهیه قراردادهای حقوقی و استخدام، نمونه قرارداد استخدام منشی و مسئول دفتر را به‌صورت کاملاً حرفه‌ای آماده نموده است. کاربران می‌توانند با خیال راحت اقدام به تهیه این قرارداد استخدام منشی نموده و از آن استفاده کنند. از این گذشته در صورت نیاز به دریافت خدمات مشاوره درباره قرارداد منشی نیز می‌توانید از خدمات مشاوره حقوقی موسسه استفاده نمایید.

دانلود قرارداد استخدام منشی

منشی کیست؟

منشی کیست و آیا حضور فردی در این شغل برای هر کسب‌وکار و سازمانی نیاز است؟ منشی با اینکه به عنوان یک پست تخصصی در سازمان‌ها تعریف نشده است، اما به دلیل نوع وظایف و مسئولیت‌هایی که دارد، تبدیل به یکی از مهم‌ترین پست‌ها شده است. البته که هر شرکت و سازمانی برای پیش برد اهداف خود بایستی مجموعه‌ای از کارکنان در پست‌های مختلف را داشته باشد که هر یک از این پست‌ها وظایف خاص خود را داشته و ارائه خدمات همه آنها است که می‌تواند باعث ارتقاء سطح کیفی شرکت شود. از آبدارچی گرفته تا نگهبان یا مدیران هر بخش و خود مدیر و رئیس شرکت هر یک وظایفی دارند که اگر در انجام هر یک از مسئولیت‌ها کوتاهی شود، شرکت از مسیر درست خود خارج خواهد شد.

کلیه نکات کلیدی در استخدام منشی و قرارداد آن

منشی شغلی است که به نوعی قرار است ارتباط دهنده همه مسئولیت‌ها و پست‌ها در یک شرکت باشد و همچنین ارتباط میان شرکت و ارباب‌رجوع و خارج از شرکت را نیز به عهده دارد. همیشه اولین ارتباط میان مراجعین با  هر شرکت و سازمانی توسط منشی برقرار می‌شود. از این رو شخصیت وی می‌تواند تأثیر بسیار زیادی روی نظر مراجعین درباره شرکت باشد. نمونه قرارداد استخدام منشی که دارای بندهای متفاوتی نسبت به استخدام کارمندانی معمولی است می‌تواند نشان دهنده اهمیت این پست در شرکت‌ها باشد.

مسئول دفتر کیست؟

مسئول دفتر از نظر ماهیت کار شباهت‌های بسیار زیادی با منشی و منشی‌گری دارد. حتی امکان استفاده از نمونه قرارداد استخدام منشی برای مسئول دفتر نیز وجود دارد. مسئول دفتر تمام وظایف منشی را نه برای کل شرکت بلکه برای قسمت مسائل مربوط به مدیریت به عهده دارد. برای شرکت‌های کوچک معمولاً یکی از دو پست مسئول دفتر یا منشی تعریف می‌شود. در اکثر این نوع شرکت‌ها نیز منشی پست تعیین شده است. برای سازمان‌های بزرگ که مدیران آن ارتباط‌های خاصی با ارباب‌رجوع داشته و ممکن است مدیریت و زمان‌بندی قرار ملاقات‌ها و کارهای روزمره کمی پیچیده باشد، مسئول دفتر این مسئولیت‌ها را به عهده می‌گیرد. از این رو این پست هم اهمیت خاص خود را خواهد داشت.

وظایف منشی و منشی‌گری

برای اینکه به تفاوت منشی و مسئول دفتر بیشتر احاطه داشته باشید، لازم است تا شما را با وظایف منشی و منشی‌گری نیز آشنا کنیم. منشی به‌صورت کلی می‌تواند وظایف مشابهی با مسئول دفتر داشته باشد. از این گذشته وظایف و مسئولیت‌های این شغل نیز مانند مسئول دفتر می‌تواند بسته به نوع شرکت و سازمان مورد نظر متفاوت و منحصربه‌فرد باشد. هر سازمانی بنا به ضرورت‌های مورد نیاز خود اقدام به تنظیم مسئولیت‌های خاص برای این پست می‌نماید. مهم‌ترین مسئولیت‌های یک منشی در شرکت و سازمان‌ها به شرح زیر است:

• پاسخ دادن به تماس‌های دریافتی و راهنمایی افراد پشت تلفن
• برنامه‌ریزی قرار جلسات شرکت چه برای اعضای داخلی و چه برای قرارهای خارجی
• برنامه‌ریزی روزانه کارهای شرکت
• دریافت و پاسخگویی به ایمیل‌ها و فکس‌ها
• پاسخگویی به ارباب‌رجوع
• کنترل ورود و خروج‌ها
• اعلان مسئولیت‌ها و وظایف به کارکنان از سوی مدیریت

وظایف مسئول دفتر

طبق تعریفی که از مسئول دفتر داشتیم، وظایف مشخصی را نیز می‌توان برای آن برشمرد. البته تعریف مسئولیت‌ها برای شغل‌های این چنینی معمولاً تحت تأثیر عوامل مختلفی است. از نوع شرکت و کسب‌وکار گرفته تا شرایط قرارداد استخدام مسئول دفتر می‌تواند در این امر تأثیرگذار باشد. از این گذشته مدیران نیز بسته به نیاز خود اقدام به استخدام این دست از عزیزان نموده و از این رو خیلی نمی‌توان یک چارچوب مشخص برای مسئولیت‌های این نوع شغل‌ها برشمرد. اما بااین‌حال یک سری مسئولیت‌ها به‌صورت عمومی برای این افراد تعریف می‌شود که با عنوان مسئولیت‌ها و وظایف مسئول دفتر می‌توان آنها را برشمرد. این مسئولیت‌ها به شرح زیر هستند:

• مدیریت زمان قرار ملاقات‌های مدیران
• تعیین زمان بازدیدها و حضور در گردهمایی‌ها یا سفرهای کاری
• تهیه مدارک مورد نیاز برای سفرهای کاری
• بایگانی و انجام کارهای مربوط به پیام‌ها و نامه‌های محرمانه و خصوصی شرکت
• برنامه‌ریزی جلساتی که مدیرعامل نیز در آنها شرکت دارد.
• پاسخگویی به تلفن‌های خصوصی به دفتر مدیران
• دریافت و ارسال فکس‌های خصوصی و محرمانه مدیران
• پاسخگویی به ارباب‌رجوع
• کنترل ورود و خروج‌ها به داخل دفتر مدیرعامل
• دسته‌بندی گزارش‌ها و نامه‌های رسیده از بیرون و یا سایر بخش‌های شرکت به دفتر مدیرعامل
• تماس و یادآوری قرار ملاقات‌های سایرین با مدیرعامل
• پیگیری دستورات صادر شده از سوی مدیران

البته همانطور که اشاره کردیم، این موارد به عنوان وظایف و مسئولیت‌های عمومی مربوط به مسئول دفتر معرفی شدند. بنا به ضرورت و سیاست‌های هر شرکت و سازمانی این وظایف می‌توانند متفاوت باشند.

ویژگی‌های لازم برای پست مسئول دفتر

برای اینکه بهتر بتوانید تفاوت منشی و مسئول دفتر را درک کنید و همچنین نکاتی که در نمونه قرارداد استخدام منشی یا مسئول دفتر لازم است را درک کنید، بایستی با ویژگی‌های لازم برای حضور در شغل مسئول دفتری نیز آشنا شوید. این ویژگی‌ها به شرح زیر هستند:

• مسئول دفتر باید دارای روابط عمومی بالایی بوده و به‌راحتی امکان برقراری ارتباط با ارباب‌رجوع و سایرین را داشته باشد.
• به دلیل امکان برخورد با نظرات موافق و مخالف از سوی مراجعین، فرد حاضر در این پست باید صبر و تحمل بالایی هم داشته باشد.
• خوش‌رویی و برخورد مناسب یکی دیگر از ویژگی‌های اخلاقی است که مسئول دفتر باید آن را دارا باشد.
• ظاهر و پوشش مناسب و شیک متناسب با شرکت
• تجربه لازم و کافی برای ارائه مشاوره‌های مختلف به مدیران و مراجعه‌کنندگان
• مدیریت قوی برای زمان‌بندی و تنظیم برنامه‌ها بر اساس زمان‌بندی منظم
• انضباط بالای کاری
• رازداری و عدم افشای اطلاعات محرمانه شرکت و مدیران
• حرفه‌ای بودن در نرم‌افزارها و کارهای کامپیوتری عمومی

کلیه نکات کلیدی در استخدام منشی و قرارداد آن

نمونه قرارداد استخدام منشی و مسئول دفتر

با ویژگی‌ها و نیازمندی‌های پست مسئول دفتر و منشی آشنا شدید و تا حدودی هم تفاوت‌های آنها را درک کردید. یکی دیگر از مواردی که می‌تواند زمینه‌ساز این تفاوت باشد، موارد مندرج در نمونه قرارداد استخدام منشی با مسئول دفتر است. البته این موضوع هم مانند موارد قبلی به‌صورت کاملاً قابل تفکیک نبوده و تنها بندهای محدودی از این قرارداد آن هم بنا به ضرورت شرکت و سازمان مورد نظر می‌تواند متفاوت باشد. قرارداد منشی و استخدام مسئول دفتر می‌تواند تفاوت‌هایی از نظر شرایط حقوقی هم داشته باشد. مشورت در این باره با مشاور حقوقی می‌تواند چاره‌ساز کسانی باشد که نیاز به تنظیم چنین قراردادهایی هستند.

لب کلام تفاوت منشی و مسئول دفتر

منشی و مسئول دفتر در کنار تمام شباهت‌هایی که هم از نظر مسئولیت‌ها و هم از نظر ویژگی‌های لازم برای استخدام با هم دارند، تفاوت‌هایی هم دارا هستند. مسئول دفتر را می‌توان به نوعی نمونه‌ای حرفه‌ای‌تر از منشی دانست. منشی بیشتر کارهای عمومی‌تر مربوط به شرکت و سازمان‌های مربوط به عهده دارد، درحالی‌که مسئول دفتر می‌تواند برای انجام کارهای حرفه‌ای‌تر استخدام گردد. از این گذشته رده اطلاعاتی که مسئول دفتر به آنها دسترسی دارد، از اطلاعاتی که منشی به آنها دسترسی دارد، محرمانه‌تر و مهم‌تر هستند. از این رو برای تفاوت قائل شدن میان این دو بهتر است ویژگی‌های آنها را با توجه به نوع سازمان و شرکت مربوطه بررسی نمایید.

مسئول دفتر استخدام کنیم یا منشی؟

با توجه به مواردی که در این مقاله برای بررسی تفاوت منشی و مسئول دفتر برشمردیم، این چالش برای کاربران و مدیران به وجود می‌آید که باید اقدام به استخدام منشی نمایند یا سراغ مسئول دفتر حرفه‌ای بروند؟ پاسخ این سؤال بیشتر به سازمان و کسب‌وکار شما بازمی‌گردد. در برخی مواقع نیاز است تا هر دو این پست‌ها در سازمان و کسب‌وکار شما تعریف شود. در برخی مواقع منشی تمام کارهای شما را مدیریت خواهد نمود و در پاره‌ای از شرایط نیز نیاز به استخدام مسئول دفتر خواهید داشت. با استفاده از نمونه قرارداد استخدام منشی می‌توانید شرایط بهتری را برای این استخدام برای خود رقم بزنید.

کانال تلگرام لامینگو

جمع‌بندی

به بررسی تفاوت‌های منشی و مسئول دفتر پرداخته و ویژگی‌ها و مسئولیت‌های هر دو این پست‌ها را در سازمان‌ها برشمردیم. همچنین نکات مربوط به استفاده از نمونه قرارداد استخدام منشی و مسئول دفتر را نیز بررسی کردیم. استفاده از این نکات می‌تواند باعث ایجاد بهترین و ایده‌آل‌ترین شرایط برای کسب‌وکارهای مختلف شود. همچنین کاربرانی که به دنبال دست‌یابی به اطلاعات کامل‌تری در این باره هستند می‌توانند سایر مقالات موجود در بلاگ حقوقی لامینگو درباره منشی و منشی‌گری یا استخدام منشی را مطالعه نمایند. در انتهای این مقاله نیز می‌توانید نظرات و سؤالات خود را با مشاورین ما در لامینگو در میان بگذارید.