0 تا 100 شرح شغل و مشخصه‌های شغلی

یکی از دلایل اصلی عدم موفقیت بسیاری از سازمان‌ها و مخصوصاً شرکت‌های خصوصی در عدم داشتن تعریف مشخص برای هرکدام از پست‌ها و شغل‌ها است. این موضوع حتی می‌تواند در سازمان‌هایی که تعداد پست‌های شغلی در آنها افزایش می‌یابد، کمی پیچیده و دردسرساز نیز شود. در یک نگاه کلی می‌توان اهمیت شرح شغل را از همان زمان اقدام برای جذب و استخدام تا انجام وظایف هر ‌یک از کارکنان موردبررسی قرار داد. درواقع شرکت و سازمانی که تجزیه‌وتحلیل مشخصی از شغل و حرفه‌های موجود داشته باشد در اقدام برای استخدام نیز هدفمندتر قدم خواهد برداشت. ازاین‌رو توصیه می‌کنیم حتماً قبل از هر اقدامی برای استخدام با استفاده از خدمات مشاوره جذب و استخدام حرفه‌ای نسبت به شرح شغل‌های موجود اقدام کرده و هدف خود را از هر استخدامی مشخص نمایید.

در این مقاله قصد داریم تا به بررسی ضرورت‌های موجود در شرح شغل و مشخصه‌های آن بپردازیم. این مراحل می‌تواند سرنخی عالی برای کسانی باشد که به دنبال داشتن یک شرکت کاملاً سازمان‌یافته هستند. استفاده از این نکات حتی می‌تواند در هزینه‌های شما برای جذب و استخدام و تعریف حقوق برای کارکنان نیز صرفه مالی داشته باشد.

این مطلب را بخوانید: تمامی آنچه که در خصوص جذب و استخدام باید بدانید

تعریف تجزیه‌وتحلیل شغل

تجزیه‌وتحلیل تعریف مشخصی دارد. همین تعریف را می‌توان برای تجزیه‌وتحلیل شغل نیز به‌کار برد. به فرآیندی که در آن، همه مشخصه‌های مشاغل اعم از دانش و تخصص‌های لازم برای آن تا شرایط احراز و وظایف و مسئولیت‌ها کاملاً معین شود، اصطلاحاً تجزیه‌وتحلیل شغل گویند. در این فرایند هر پستی و هر رده شغلی مسئولیت‌های خود را در  سیستم کلی شرکت شناخته و می‌تواند در رسیدن به هدف اصلی شرکت نقش تأثیرگذاری داشته باشد. مشخص نبودن این مشخصه‌ها منجر به اختلاط وظایف و مسئولیت‌ها شده و در برخی موارد هم این مسئولیت‌ها را بدون هیچ مسئولی باقی نگه می‌دارد.

شرح شغل

شرح شغل تعریفی منظم، سازمان‌یافته و مکتوب از شغل موردنظر است. در این تعریف بایستی همه موارد مربوط به شغل اعم از محل اجرای آن، حقوق و مزایا، مسئولیت‌ها و وظایف، نحوه ارتباط با سایر مشاغل، نظارت بر آن، شرایط کار و هر جزئیات دیگر مربوط به شغل مطرح و به‌صورت دقیق مشخص شود. با توجه به اطلاعاتی که از مرحله قبل و در تجزیه‌وتحلیل شغل به دست می‌آید، تک‌تک جزئیات مربوط به شرح شغل تعریف و برای کاربر مشخص می‌شود. این فرایند می‌تواند در هنگام استفاده از خدمات مشاوره جذب و استخدام، هدفمندی بهتری برای شما رقم ‌زده و مشاور نیز با توجه به هدفی که شما از شغل موردنظر دارید، اقدام به تنظیم پرسشنامه‌ها و موارد موردنیاز برای آن نماید.

هدف و ضرورت شرح شغل

در دنیای مدرن امروز هرروز مشاغل و پست‌های جدیدی در شرکت‌ها و سازمان‌ها ایجاد می‌شود. شغل‌هایی که تا قبل از این حتی نیم‌نگاهی هم به آنها نمی‌شد. اما برای اینکه تمایز کاملی از شغل‌های ایجادشده با شغل‌های قبلی وجود داشته باشد و تمام مسئولیت‌های شاغلین جدید تنظیم شود، شرح شغل لازم و نیاز ضروری است. هدف از این فرایند این است که هم فرد شاغل و هم شرکت به‌صورت دقیق به اجرای وظایف و مسئولیت‌ها و مسائل مربوط به وی احاطه پیدا کرده و تعریف دقیقی از جایگاه فرد موردنظر در شرکت ایجاد شود.

برای اطلاع دقیق از فرایند شرح شغل و روند اجرای آن می‌توانید از خدمات مشاوره جذب و استخدام در لامینگو استفاده نمایید. مشاورین ما در لامینگو بعد از اجرای پروژه‌های متعدد برای شرکت‌های مختلف اکنون می‌توانند این تجربه گران‌بها را به شرکت شما نیز تزریق نموده و شما را در رسیدن به اهدافتان متمرکزتر از همیشه نمایند.

دریافت مشاوره جذب و استخدام

مزایای شرح شغل

شرح شغل در درجه اول برای خود شرکت دارای مزایای بسیار زیادی است. البته همان‌قدر که شرح شغل می‌تواند مزیت‌های قابل‌توجهی ایجاد نماید، نبودن آن نیز به همان نسبت می‌تواند معایب خود را برای هر شرکت داشته باشد. مهم‌ترین مزیت‌های شرح شغل برای هر شرکتی به شرح زیر است:

• با وجود شرح شغل می‌تواند معیار مناسبی برای امتیازدهی به کارکنان پیدا کرد. از این طریق ارزیابی عملکرد آنها به‌راحتی و به تفکیک با سایر شغل‌ها قابل انجام خواهد بود.
• حتی به‌مرور میزان اهمیت هر شغل در سازمان نیز با این ترفند تعریف خواهد شد.
• میزان اهمیت هر شغل می‌تواند تعیین‌کننده ارزش ریالی و حقوق شغل موردنظر نیز برای سازمان باشد. از این طریق با تعیین نرخ درست حقوق این امکان برای مدیران وجود خواهد داشت که با بهینه‌ترین هزینه‌ها، شرکت خود را سازمان‌دهی نمایند.
• کارکنان با داشتن شرح شغل می‌توانند به روند پیشرفت خود نیز دست پیدا کرده و خود را برای ارتقاء شغلی آماده و باانگیزه کنند.
• حتی شرح شغل می‌تواند چارچوب اصلی و تعیین‌کننده فرایند جذب و استخدام را نیز در هر شرکتی مشخص کند.

معایب شرح شغل

در کنار مزیت‌هایی که برای شرح شغل بیان کردیم، این فرایند معایبی را نیز به همراه دارد که البته راه‌هایی برای برون‌رفت از این معایب نیز برای سازمان‌ها تعریف شده است. مهم‌ترین این معایب به شرح زیر هستند:

در درجه اول به دلیل همه‌گیر نبودن این فرایند ممکن است روند درستی برای آن اتخاذ نشود. عدم اطلاع مدیران از چنین ترفندهای لازمی برای شرکت خود باعث شده تا این فرایند یا انجام نشده و یا با نقص‌های بسیار زیاد و عملاً غیرقابل‌قبولی پیاده‌سازی شود. استفاده از خدمات مشاوره جذب و استخدام می‌تواند کمی برای این چارچوب‌بندی به کمک مدیران آید.

همچنین شرح شغل برای کارمندان و کارکنان سنتی کشور ما نیز که عادت به چنین فرایندی ندارند می‌تواند مشکلاتی به وجود آورد. به‌صورت کلی داشتن آقابالاسر ذهنیت منفی زیادی برای کارمندان ایجاد می‌کند. تجزیه‌وتحلیل و شرح شغل نیز می‌تواند این ذهنیت را در افراد تشدید نماید.

مشخصه‌های شغلی

در ادامه به بررسی تک‌به‌تک مشخصه‌های شغلی می‌پردازیم تا از این طریق سرنخ‌های اساسی برای تجزیه‌وتحلیل آن و شرح شغل را به شما ارائه نماییم.

وظایف شغلی

یکی از اصلی‌ترین قسمت‌ها در شرح شغل که مهم‌ترین مشخصه آن نیز است، شرح وظایف است. بدون داشتن شرح وظایف تعریف شغل در هر سازمانی چیزی جز از بین بردن استعدادها و سخت‌تر کردن فرایند رسیدن به اهداف نیست.

مسئولیت‌های هر شغل

تعریف دقیقی از مسئولیت‌ها به‌نوعی ارزش هر شغل را تعیین می‌کند. درواقع این مسئولیت‌ها هستند که یک شغل را تعریف و به آن اعتبار می‌بخشند. وگرنه دادن القاب و عناوین شغلی به‌خودی‌خود اعتباری برای اشخاص ایجاد نمی‌کند.

شرایط کار در هر شغلی

هر شغلی شرایط کار مخصوص به خود را دارد. تعریف شرایط کار باعث می‌شود تا افراد در هنگام استخدام و شرکت‌ها در هنگام استفاده از خدمات مشاوره جذب و استخدام کاملاً شفاف به مسئله نگاه کنند. وجود مأموریت‌های خارج از سازمان، امکانات موردنیاز برای اخذ شغل و از این قبیل موارد به‌صورت کامل در این فرایند شخصی می‌شوند و هر کس بنا به شرایطی که در اختیار دارد می‌تواند نسبت به احراز شغل موردنظر اقدام نموده و یا از آن اجتناب نماید.

عنوان و شماره شغل

برای هر شغل در سازمان باید عنوان مناسبی نیز انتخاب شده و شماره شغلی نیز برای آن تعریف شود.

شرایط احراز شغل

در فرایند تجزیه‌وتحلیل شغل می‌بایست شرایط لازم برای احراز هر رده شغلی نیز به‌صورت دقیق بررسی و مشخص شود. این موضوع می‌تواند فرایند جذب و استخدام کارکنان را نیز راحت‌تر نماید. از این طریق می‌توان راحت‌تر نسبت به انتخاب بهترین و مناسب‌ترین افراد برای هر شغل و حرفه‌ای اقدام نمود.

ترفندهای جمع‌آوری اطلاعات درباره شغل

برای اینکه درک درستی از تجزیه‌وتحلیل شغل در دست داشته باشید، توجه به ترفندهای جمع‌آوری اطلاعات در این زمینه می‌تواند مثمر ثمر باشد. از مهم‌ترین این ترفندها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• ثبت اتفاقات روزانه توسط کارکنان

برای شروع می‌توانید از کارکنان شرکت خود بخواهید که وقایع و کارهای روزمره خود را در دفتری ثبت و شما از این دفتر برای تعیین مسئولیت‌ها و شرایط شغلی وی استفاده کنید.

• مشاهده شخصی

همچنین شما می‌توانید با مشاهده مستقیم نسبت به تجزیه‌وتحلیل شغل اقدام نمایید.

• مصاحبه با هر یک از کارکنان

هر شخصی بهتر از بقیه می‌تواند تعریف درستی از شغل خود داشته باشد. ازاین‌رو شما می‌توانید از این فرایند نیز برای تجزیه‌وتحلیل مشاغل استفاده نمایید.

• استفاده از تجربه افراد قدیمی و متخصصین

این ترفند نیز راه‌حلی عالی برای تجزیه‌وتحلیل هر شغلی است. البته برای اینکه بتوانید نسبت به اتخاذ ترفند مناسب تصمیم درستی بگیرید می‌توانید از تجربیات ردوبدل شده در جلسات مشاوره جذب و استخدام نیز استفاده کنید.

ما را در اینستاگرام دنبال کنید

در انتها باید بدانید

در دنیایی که یک قدم اشتباه می‌تواند ماه‌ها و شاید سال‌ها شما را از رقبا دور نگه دارد، عدم استفاده از ابزارهای نوین و مدرن شما را به سمت این اشتباهات سوق خواهد داد. در آینده‌ای نزدیک نداشتن شرح تفصیلی شغل و جزئیات مربوط به آن نقطه‌ضعفی بزرگ برای هر شرکتی خواهد بود. ازاین‌رو قبل از اینکه خیلی دیر شود، نسبت به اتخاذ روش‌های مناسب دراین‌باره اقدام کنید.

برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه شرح شغلی می‌توانید سایر مقالات مربوط را در بلاگ حقوقی لامینگو دنبال نمایید. همچنین در بخش نظرات نیز می‌توانید ابهامات و سؤالات خود را در این زمینه با ما در میان بگذارید.