امضای الکترونیکی چه فوایدی برای واحد منابع انسانی(HR) دارد؟

این روزها که تکنولوژی مزایای بی‌شماری برای کسب‌وکارها به وجود آورده، استفاده از امضای الکترونیکی هم رواج زیادی پیداکرده است! احتمالاً شما هم در مورد اهمیت و مزایایی که این نوع امضا در فرآیند تجارت الکترونیک به وجود آورده است، چیزهای فراوانی شنیده‌اید، اما آیا می‌دانستید که استفاده از این نوع امضا رسمی در منابع انسانی، می‌تواند بهره‌وری را افزایش دهد؟ در زمانی که رقابت‌های کاری بین کسب‌وکارها روز به‌روز شدیدتر می‌شود، آیا می‌دانستید که همین افزایش بهره‌وری، کلید برتری در رقابت است؟

امروز در این مقاله از مجله لامینگو، می‌خواهیم به شما کمک کنیم که متوجه شوید که استفاده از امضای الکترونیکی چه مزایایی برای بخش منابع انسانی کسب‌وکار شما دارد و چه کمکی در جذب بهترین نیروهای متخصص و خودکارسازی سازی فرآیندهای داخلی کسب‌وکارتان می‌کند.

این مقاله را حتما مطالعه کنید: تمامی نکاتی که درباره امضای الکترونیکی باید بدانید

تحول بخش منابع انسانی (HR) کسب‌وکارها به لطف امضای الکترونیکی

ما در دنیایی که زندگی می‌کنیم که کلید بقای کسب‌وکارهای آن، تحول است! هر کسب‌وکار و واحد انسانی که نتواند تحول داشته باشد، محکوم به فناست! ازاین‌جهت، تحول دیجیتال، امری اجتناب‌ناپذیر در کسب‌وکارهاست که می‌تواند کمک کند، مدل‌های اقتصادی جدیدی برای کسب‌وکار شما رقم  بخورد و سناریوهای جدیدی پیاده‌سازی شود.

بخش منابع انسانی، می‌تواند آغاز تحول هر کسب‌وکار باشد. اگر این بخش به‌درستی تصمیم بگیرد و از فناوری‌های روز و مدرن دنیا به نفع خود استفاده کند، در مدت‌زمان کوتاهی فرهنگ‌سازمانی ایجاب می‌کند که تمامی بخش‌ها نیاز از فناوری‌ها و تکنولوژی‌ها استفاده کنند که به‌صورت خودبه‌خود، باعث افزایش بهره‌وری در کسب‌وکار می‌شود.

در تمام دنیا به‌واسطه امضای الکترونیکی، تحول عظیمی در بخش منابع انسانی کسب‌وکارها در حال به وجود آمدن است. تحولی که می‌تواند، آغازگر عصر دیجیتال و بهره‌وری بسیار بالا باشد. اگر در بخش منابع انسانی تابه‌حال حضورداشته‌اید، احتمالاً شما برای یک‌بار هم شده، در رابطه با امضا سند یا قرارداد تجاری یا حقوقی به کارگران و تجربه امضا گرفتن از آن‌ها با زحمت فراوان را داشته‌اید.

امضای الکترونیکی با توجه به موقعیت خود، در حال حاضر می‌تواند مشکلات این‌چنینی را به‌صورت کامل حل کند و باعث شود که بخش منابع انسانی از چالش‌های همیشگی خود کم کند و تنها با چندراه حل ساده، قرارداد را برای کارگران و کارمندان خود ارسال کند و از آن‌ها امضا بگیرد.

اگر علاقه‌مند هستید که قراردادها، اسناد تجاری و حقوقی خود را با طرفین مقابل خود به‌صورت آنلاین امضا و ردوبدل کنید، می‌توانید هم‌اکنون از سامانه امضانو استفاده کنید:

ورود به سامانه امضانو

با مزایای امضای الکترونیکی در بخش منابع انسانی بیشتر آشنا شوید!

استفاده از فناوری‌هایی مانند امضای دیجیتال، می‌تواند تحولات و مزایای زیادی برای کسب‌وکارها به وجود آورد که از جمله آن‌ها، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

بهبود سرعت جذب و استخدام نیرو

فرآیندهای جذب و پردازش استخدام و اشتغال یک نیرو، معمولاً فرآیند بسیار زمان‌بر بوده و  تابه‌حال سختی‌های زیادی برای یک کسب‌وکار به وجود آورده است، در حالی که همین موضوع با کمک امضای دیجیتال، می‌تواند به یک فرآیند سریعتر منجر شود که هزینه و زمان کمتری را طلب می‌کند. با کمک این نوع امضا، می‌توان تمامی قراردادهای عدم افشا، پیشگیری از خطر مربوط به کار، قرارداد کاری، بیمه و … در عرض چند ساعت امضا شود.

البته علاوه بر نکات بالا استفاده از امضای دیجیتال، می‌تواند ذهنیت مثبتی نسبت به کسب‌وکار و بیزینس شما در میان نامزدین شغل هم ایجاد کند تا حتی اگر در این جایگاه شغلی پذیرفته نشدند، کسب‌وکار شما را به‌عنوان یک بیزینس پیشرو و همگام با فناوری یاد کنند.

بایگانی و سازمان‌دهی اسناد و قراردادهای تجاری به شکل بهینه‌تر

در طول عمر کاری تمامی کارمندانی که با شما کار می‌کنند، اسناد زیادی وجود دارد که باید توسط آن‌ها امضا شود و فرآیندی به‌صورت خودکار در این زمینه شکل بگیرد. هرچقدر که تعداد این اسناد و قرارداد برای هر نیرو افزایش پیدا می‌کند، اهمیت استفاده از امضای الکترونیکی نیز بیشتر به چشم می‌آید. واحد منابع انسانی می‌تواند به کمک این نوع از امضا، تمامی قراردادها را به‌راحتی بایگانی و سازمان‌دهی کند.

علاوه بر این موضوع امکان امضای سریع و آسان هر سند از طریق تمامی دستگاه‌ها، می‌تواند وقفه  کمتری در فرآیندهای پیگیری امضا نیز ایجاد کند که به منافع آن برای کسب‌وکار است.

کاهش زمان صرف شده برای کارهای اداری

با کمک امضای الکترونیکی، هر واحد منابع انسانی خودبه‌خود، می‌تواند کار را به شکل سریعتری به جلو حرکت دهد که این موضوع در کاهش زمان، نیرو و هزینه تأثیر مستقیمی دارد. در واقع دیگر کسب‌وکارها، می‌توانند با صرف زمان کمتر، کارهایی را انجام دهند که در گذشته زمان بیشتری باید صرف انجام آن‌ها می‌کردند.

کاهش هزینه‌های بخش منابع انسانی با امضای الکترونیکی

با توجه به الکترونیکی شدن فرآیند انجام کارها، کسب‌وکار می‌تواند هزینه بیشتری را صرفه‌جویی کند و هزینه‌های مادی مانند کاغذ، جوهر، تونر چاپ، هزینه‌های نگهداری و… را از بین ببرد. البته هزینه‌های اشتراک سامانه‌های خدمات امضای دیجیتال همچنان به عنوان یک مساله مهم در نظر گرفته می‌شود که نباید از آن چشم‌پوشی کرد.

حتما این مقاله را مطالعه کنید: امضای الکترونیکی چه مقدار در هزینه‌های کسب و کار، صرفه جویی می‌کند؟

ما را در اینستاگرام دنبال کنید

جمع‌بندی: تحول لازمه پیشرفت است!

ما در دوران دیجیتال زندگی می‌کنیم و باید با آن وفق پیدا کنیم تا در مدت‌زمان کمی قادر باشیم، پیشرفت زیادی را تجربه کنیم! هرچقدر که هماهنگی ما با این ابزارها بیشتر باشد، بهتر قادر خواهیم بود در مدت‌زمان کمتری وارد عرصه تغییرات شویم! اگر علاقه‌مند هستید که راجع به مسائل حقوقی کسب‌وکار، اطلاعات بیشتری داشته باشید، توصیه می‌کنیم که دیگر مقالات مجله لامینگو را مطالعه کنید. همچنین اگر راجع به این موضوع نظر، سؤال و یا تجربه خاصی دارید، می‌توانید آن‌ها را در بخش مربوطه انتهای این مقاله با ما و دیگر افراد به اشتراک بگذارید.