مشاوره حقوقی کسب و کار و شاخص کلیدی عملکرد (KPI) و انواع آن!

KPI (key Performance Indicators) به معنای شاخص کلیدی عملکرد می‌باشد و در مشاوره حقوقی کسب و کار به این شاخص از ابعاد مختلف پرداخته می‌شود. شاخص کلیدی عملکرد، روشی برای اندازه‌گیری و ارزیابی عملکرد یک کسب‌وکار یا سازمان می‌باشد. این عملکرد اصولاً در مقایسه با اهدافی که سازمان برای خود تعریف نموده است ارزیابی می‌گردد. این اهداف، اهدافی استراتژیک هستند که سیاست‌های کلی مدیریت شرکت را تبیین می‌نمایند. باید توجه شود که شاخص کلیدی عملکرد تنها مختص به سازمان‌های تجاری و اقتصادی نبوده و در تمامی سازمان‌ها و نهادها از جمله بیمارستان‌ها، مدارس، مراکز علمی و… نیز با این شاخص روبه‌رو هستیم. به‌عبارت دیگر، فعالیت هر کسب‌وکار و هر سازمان و نهادی، باید به‌صورت متناوب بررسی شده و معیارهای مختلف در این زمینه بررسی گردد.

علاوه بر این، دامنه KPI بسیار گسترده بوده و موارد بسیاری را تحت کنترل می‌گیرد؛ مواردی از جمله تنظیم قراردادهای شرکت و پرداخت حقوق کارکنان. به همین دلیل لازم است تا با این شاخص آشنا بوده و اطلاعات لازم در ارتباط با این شاخص را در اختیار داشته باشید، زیرا بررسی KPI و انواع آن و کارکردهای شاخص کلیدی عملکرد، یکی از مهم‌ترین مباحث مشاوره حقوقی کسب و کار می‌باشد. درنتیجه، در این نوشتار با ما همراه باشید تا در کنار هم به بررسی این موارد بپردازیم.

مشاوره حقوقی کسب‌ و کار

مشاوره حقوقی کسب و کار و تعریف شاخص کلیدی عملکرد (KPI)

شاخص کلیدی عملکرد یک شاخص قابل اندازه‌گیری است که به مدیران سازمان نشان می‌دهد سازمان مزبور تا چه میزان به اهداف استراتژیک خود نزدیک شده است. هر سازمان یا کسب‌وکار در آغاز فعالیت خود، شاخص‌های کلیدی عملکرد خود را معین می‌نماید تا در ادامه، به استانداردهای لازم در این شاخص‌ها برسد. تعدادی از شاخص‌های کلیدی عملکرد عبارتند از شاخص‌های اثربخشی که از مقایسه نتایج و اهداف پیش‌بینی‌شده و نتایج و اهداف به‌دست‌آمده حاصل می‌گردد، شاخص‌های ظرفیت که به تبیین ظرفیت کلی سازمان می‌پردازد، شاخص‌های بهره‌وری که به تبیین خروجی تولیدشده به نسبت منابع سازمان می‌پردازد، شاخص‌های کیفیت که نسبت تولید بدون اشکال واحد تجاری به تولید کل است، شاخص‌های سودآوری که نسبت سود به تولید است، شاخص‌های رقابت که عملکرد سازمان را نسبت به عملکرد سایر رقبا می‌سنجد و شاخص‌های کارایی که کارکرد سازمان را بررسی می‌کند.

این شاخص‌های عملکرد، موارد بسیار مهمی در عملکرد سازمان بوده و یک سازمان تنها زمانی می‌تواند به اهداف خود برسد و فعالیت خود را گسترش دهد که در هر یک از این شاخص‌ها به حد قابل قبولی رسیده باشد. برای مثال، تصور کنید یک فروشگاه لباس، قصد دارد تا کسب‌وکار خود را آغاز نماید. در چنین شرایطی، مدیران این کسب‌وکار باید شاخص‌های کلیدی عملکرد این کسب‌وکار را تعریف نمایند که این شاخص‌ها شامل مواردی مانند تولید پوشاک باکیفیت، برندسازی، جذب مشتری، حضور منطقی در بازارهای هدف و سایر موارد این‌چنینی می‌شود. گاهی اوقات شاخص‌های کلیدی عملکرد، بسیار گسترده و متنوع می‌باشد و ممکن است مدیران سازمان را سردرگم نماید که بهتر است در چنین شرایطی، مدیران کسب‌وکار با بررسی همه‌جانبه اهداف واحد تجاری، شاخخص‌های کلیدی عملکرد مؤثر را بیابند و آن‌ها را تعریف نمایند.

شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چه ویژگی‌هایی دارد؟

KPI راهکارهای لازم جهت اندازه‌گیری و سنجش پیشرفت یک سازمان و نزدیک شدن به اهداف سازمانی را ارائه نموده و از این طریق به رشد و گسترش مطابق با برنامه سازمان کمک شایانی می‌نماید. KPI یک متغیر قابل اندازه‌گیری است و در صورتی‌که به‌نحو صحیح تعریف شود و مطابق با نتایج ارائه‌شده توسط KPI عمل گردد، سازمان به نتایج خوبی خواهد رسید. علاوه بر این، شاخص کلیدی عملکرد می‌تواند اطلاعات لازم در ارتباط با ایجاد تغییر و پیشرفت در روند عملکرد سازمان و یک واحد تجاری را به صاحبان آن ارائه نماید تا از این طریق، عملکرد سازمان بهتر شود. با استفاده از شاخص کلیدی عملکرد، اصولاً می‌توان داده‌های کمی را بررسی نمود، اما باید توجه داشت که پیشرفت یک سازمان، تنها با ارتقاء شاخص‌های کمی حاصل نمی‌گردد و مدیران کسب‌وکار باید به سایر عوامل مانند ذهنیت مشتری از برند مزبور و بازخورد مشتری نیز توجه کافی داشته باشند.

چگونه برای یک کسب‌وکار شاخص کلیدی عملکرد (KPI) ایجاد نماییم؟

هر کسب‌وکار و واحد تجاری که به‌دنبال ایجاد شاخص عملکرد کلیدی است، باید مراحلی را در این زمینه طی نموده و اقداماتی را انجام دهد. رعایت هر کدام از این عوامل و استانداردها، از اهمیت بسیاری برخوردار بوده و در ادامه مسیر، به کارکرد شاخص کلیدی عملکرد، کمک بسیاری می‌کند. در ادامه به توضیح برخی از این اقدامات که باید اشخاص برای ایجاد KPI انجام دهند خواهیم پرداخت.

1. هدفگذاری و تعیین هدف از ایجاد KPI

اولین و مهم‌ترین مرحله و اقدام در جهت تعیین و ایجاد شاخص کلیدی عملکرد، تعیین هدف از ایجاد KPI می‌باشد. مدیران و صاحبان سازمان باید به‌صورت دقیق مشخص نمایند که از ایجاد شاخص کلیدی عملکرد، به‌دنبال چه هدفی بوده و در پی تغییر در چه بخشی از سازمان هستند. برای مثال، ممکن است مدیر یک سازمان درصدد ایجاد شاخص کلیدی عملکرد با هدف بررسی تنظیم صحیح قراردادها بر عملکرد فروش محصول خود باشد و یکی از موضوعاتی که در مشاوره حقوقی کسب و کار عنوان می‌گردد، ایجاد KPI در عقد قراردادهای سازمانی است. از سوی دیگر، ممکن است صاحبان یک کسب‌وکار بخواهند با تعیین شاخص کلیدی عملکرد، تأثیر افزایش بازدید از سایت را بر میزان فروش خدمات خود بررسی نمایند. بدین ترتیب، هدفگذاری در ایجاد KPI مهم‌ترین مرحله در این مسیر می‌باشد.

این مطلب را نیز بخوانید: شتابدهنده ها چگونه به کسب و کارتان کمک می‌کنند؟

2. تعیین راهکارهای لازم جهت رسیدن به اهداف

پس از اینکه هدف سازمان از ایجاد KPI مشخص شد، در این مرحله مدیران سازمان باید عوامل مهم در رسیدن به موفقیت را مشخص نمایند. عوامل بسیاری در موفقیت هر سازمان یا شرکت یا واحد تجاری مؤثر است که این عوامل باید از سوی صاحبان واحد تجاری، مشخص شده و اجرایی گردد. اگر این عوامل به‌درستی انتخاب و تعیین شوند و اقدامات لازم مانند مدیریت صحیح و اصولی، نظارت مدیران و تلاش دقیق در اجرای فرآیند مزبور در ارتباط با اجرای این عوامل به کار گرفته شود، کسب‌وکار مزبور می‌تواند در مسیر درستی حرکت کرده و در بازه زمانی مقرر، به اهداف استراتژیک خود برسد. در نتیجه، مشخص نمودن عوامل موفقیت، یکی از مراحل اصلی در ایجاد شاخص کلیدی عملکرد است.

3. ایجاد KPI براساس عوامل موفقیت کسب‌وکار

در مرحله بعد، مدیران سازمان باید شاخص کلیدی عملکرد را بر اساس عواملی که در مرحله قبل تعیین شده است، ایجاد کنند. این مراحل تماماً باید به‌صورت ترتیبی و در زمان‌های مشخص انجام شود، زیرا در غیر این صورت، ممکن است ایجاد شاخص کلیدی عملکرد نتایح لازم را برای سازمان به همراه نداشته باشد.

4. محاسبه شاخص‌های کلیدی عملکرد

در مرحله آخر، باید معیاهای سنجش عملکرد را بررسی و محاسبه نموده تا عملکرد مزبور از نظر کیفی و کمی مشخص گردد. این معیاها عموماً به‌صورت نرخ، درصد، میانگین، نسبت و با استفاده از اعداد و ارقام مشخص می‌شوند. محاسبه KPIها به مدیران سازمان نشان می‌دهد که این اشخاص تا چه میزان در رسیدن به اهداف سازمان موفق بوده‌اند. توجه داشته باشید که اندازه‌گیری و محاسبه شاخص کلیدی عملکرد، می‌تواند در بازه‌های زمانی متناوب ماهیانه، سالیانه و غیره انجام گردد که اتفاقاً، محاسبه متناوب این KPIها، کمک بهتری به سازمان می‌کند.

مشاوره حقوقی کسب و کار و انواع شاخص‌های کلیدی عملکرد

شاخص‌های کلیدی عملکرد ثابت نمی‌ماند و در هر دوره از کسب‌وکار، باید شاخص مرتبط با همان دوره محاسبه گردد. KPI انواع مختلفی دارد که هر یک از موارد آن، در جای مخصوص به خود باید به کار گرفته شود.

ورودی‌: اولین مورد از انواع KPIها ورودی‌ها هستند که بر این موضوع نظارت دارد که چه میزان از چه منبع و داده‌ای برای رسیدن به هدف لازم است.

فرآیند: نوع بعدی از شاخص کلیدی عملکرد، فرآیند است؛ این بخش از KPI به بررسی فرآیندهای اجرایی و چگونگی انجام این فرآیندها می‌پردازد.

خروجی: در این بخش از شاخص کلیدی عملکرد، نتایج به‌دست‌آمده مشخص می‌شوند. KPI خروجی، مشخص می‌کند که چیزی تولید شده و یا فعالیتی انجام پذیرفته است. در واقع، شاخص خروجی، زمانی به دست می‌آید که شاخص کلیدی عملکرد ورودی و فرآیند مشخص شده باشد.

نتایج: در این بخش، نتایج محاسبات داده‌های مختلف کسب‌وکار مشخص می‌گردد.

پروژه: در این بخش، وضعیت کلی پروژه و جزئیات مرتبط با آن مشخص می‌گردد.

ما را در اینستاگرام دنبال کنید

شاخص کلیدی عملکرد چه تفاوتی با شاخص کلیدی نتیجه دارد؟

شاخص‌های کلیدی عموماً به دو دسته شاخص کلیدی عملکرد و شاخص کلیدی نتیجه تقسیم می‌شوند. آنچه ما در این مطلب در ارتباط با آن صحبت کردیم، شاخص کلیدی عملکرد بود. در مشاوره‌های حقوقی کسب و کار مشاوران نکات حقوقی لازم در ارتباط با هر دو دسته شاخص‌های کلیدی عملکرد و شاخص‌های کلیدی نتیجه را ارائه می‌کنند. موضوعی که در اینجا بسیار حائز اهمیت می‌باشد این است که بسیاری از مدیران کسب‌وکار، اطلاعات و دانش کافی و لازم درباره این شاخص‌ها و تفاوت آن‌ها با یکدیگر و حوزه استفاده و کارکرد هر کدام از آن‌ها را نداشته و درنتیجه، از این شاخص‌ها به‌صورت غیراصولی و نابه‌جا استفاده می‌کنند. به همین دلیل لازم است تا در ادامه مقاله به بیان تفاوت این دو نوع شاخص کلیدی بپردازیم.

به‌طور کلی، شاخص کلیدی نتیجه مشخص می‌نماید سازمان در چه شرایطی قرار دارد و شاخص کلیدی عملکرد، راهکارهای لازم جهت بهبود عملکرد و ارتقای جایگاه سازمان را پیشنهاد می‌دهد. شاخص کلیدی نتیجه به‌صورت کلی، مدیران سازمان را از اتفاقی که برای کسب‌وکار افتاده است، آگاه می‌نماید، در صورتی‌که شاخص کلیدی عملکرد با توضیح جزئیات فعالیت واحد تجاری، به فعالیت این سازمان هدف و جهت می‌دهد تا در نهایت این موضوع سبب بهبود کلی سازمان گردد.

شاخص کلیدی نتیجه به چه عواملی بستگی دارد؟

شاخص‌های کلیدی نتیجه، مواردی ازجمله رضایت مشتریان، رضایت کارکنان سازمان، سودآوری مشتریان، بازدهی سرمایه مورد انتظار و موارد این‌چنینی را شامل می‌گردد که البته بسیاری به اشتباه تصور می‌کنند که این موارد، شاخص کلیدی عملکرد می‌باشد. در صورتی‌که این موارد، کلی بوده که نتیجه یک فرآیند سیستمی در سازمان است و تنها مشخص می‌نماید سازمان برای مثال از نظر رضایت مشتری در چه سطحی قرار دارد. اما شاخص عملکرد کلیدی به صاحبان کسب‌وکار می‌گوید چه کاری برای بهبود سازمان بهتر است و به‌صورت جزئی، عوامل موفقیت در مسیر را نشان می‌دهد. علاوه بر این، شاخص‌های کلیدی نتیجه برای این مناسب است که مدیران به‌صورت کلی در جریان وضعیت سازمان قرار بگیرند و با شاخص‌های کلیدی عملکرد، اصولاً کارکنان مرتبط در ارتباط هستند.

KPI منابع انسانی سازمان چیست؟

با ایجاد KPI در بخش منابع انسانی، مدیران این بخش متوجه می‌شوند که آیا واحد منابع انسانی توانسته است به اهدافی که سازمان برای این واحد تعریف نموده، برسد یا خیر و اینکه آیا واحد منابع انسانی در بازه زمانی تعریف‌شده توانسه عملکرد خود را بهبود بخشد یا خیر. علاوه بر این، مدیر بخش منابع انسانی یک سازمان می‌تواند از طریق ایجاد و محاسبه شاخص کلیدی عملکرد، اهداف استراتژیک بخش انسانی را مشخص نموده و سپس بررسی نماید که آیا این افراد بر اساس اهداف تعریف‌شده فعالیت می‌کنند یا خیر.

از آنجایی که عملکرد منابع انسانی تأثیر به‌سزایی در جایگاه سازمان دارد، درنتیجه مدیران بخش منابع انسانی باید توجه لازم را به ایجاد شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی داشته و اقدامات لازم در این زمینه را انجام دهند. البته باید توجه داشت هر آنچه در بخش منابع انسانی قابل اندازه‌گیری می‌باشد، شاخص کلیدی عملکرد نبوده و تنها مواردی KPI محسوب می‌گردد که ارتباط مستقیم با اهداف سازمانی داشته و قابل اندازه‌گیری می‌باشد. برای مثال، در تنظیم قرارداد با نیروی انسانی، هدف سازمان کاهش هزینه‌های تنظیم قرارداد و جذب نیرو است و در چنین شرایطی، مدیر بخش منابع انسانی باید با تعیین KPIهای لازم، شاخص کلیدی کاهش هزینه در تنظیم قرارداد را تعیین نماید. این موضوع یکی از موارد مورد بحث در مشاوره حقوقی کسب و کار است.

اهمیت KPI در قرارداد و مشاوره حقوقی کسب و کار

در هر قراردادی که تیم کسب‌وکار یا یک سازمان منعقد می‌نماید، سازمان و طرف قرارداد هر دو به‌دنبال رسیدن به اهداف قراردادی خود هستند. در همین زمینه، زمانی که یک سازمان انجام پروژه یا موضوعی را به شخصی برای انجام می‌سپارد، از طرف مقابل انتظار دارد تا موضوع قرارداد را مطابق با قرارداد انجام دهد. اما کارفرمای قرارداد باید این انتظار را به‌طور منطقی از طرف قرارداد؛ یعنی مجری قرارداد داشته باشد و نمی‌تواند برای مثال در قرارداد ذکر کند که طی این قرارداد، سازمان مربوطه باید به اهداف قراردادی خود برسد! بلکه طرفین قرارداد باید شاخص‌های کلیدی عملکرد را تعیین نموده و باید در قرارداد ذکر کنند که این شاخص‌ها باید دستیابی شوند.

برای مثال، در صورتی‌که یک کسب‌وکار قصد دارد تا با عقد قرارداد با یک شرکت تبلیغاتی، فروش محصولات خود را افزایش دهد، باید KPI رشد محصول را ایجاد نموده و در قرارداد درج نمایند که مجری قرارداد موظف است تا در بازه زمانی سه ماهه به شاخص مد نظر کارفرما برسد.

کانال تلگرام لامینگو

نکته پایانی مشاوره حقوقی کسب و کار

صنایع مختلف، رویه کاری مختلفی داشته و به انجام فعالیت مختص خود مشغول می‌باشند و در نتیجه، شاخص کلیدی عملکرد در صنایع مختلف متفاوت می‌باشد و هر صنعت و سازمان باید با توجه به هدف تعریف‌شده برای خود، KPI مورد نظر خود را ایجاد کند. این موضوع؛ یعنی تعیین شاخص کلیدی عملکرد، در مشاوره حقوقی کسب و کار نیز مطرح می‌گردد. در تنظیم قراردادها اصولاً طرفین قرارداد، اهداف را به‌صورت آرمانی برای خود تعریف می‌کنند و عالباً نیز به هدف مورد نظر نخواهند رسید. اما تعیین و ایجاد شاخص کلیدی عملکرد که شاخصی قابل اندازه‌گیری است، به طرفین قرارداد کمک می‌کند تا شاخص اهداف خود را مشخص نموده و مطابق با آن حرکت نمایند.

برای مطالعه سایر مطالب با موضوعات حقوقی، وارد بلاگ حقوقی لامینگو شوید و در صورتی‌که سؤالی در ارتباط با مطلب بالا دارید، پرسش خود را با ما در میان بگذارید.