نرم افزار مدیریت قراردادها چیست و معروف‌ترین نمونه‌های آن در جهان کدامند؟!

کرونا تنها چیزی نیست که بشر امروز را به سمت‌وسوی الکترونیکی کردن امور پیش برده است؛ مشکلاتی مانند شلوغی و ترافیک‌های سنگین، زمانبر بودن انجام دستی بسیاری از امور و هزینه انجام آن‌ها، عواملی است که باعث شده حضور تکنولوژی در زندگی انسان روزبه‌روز پررنگ‌تر شود. جالب است بدانید تنظیم قرارداد و امضای آن نیز از این امر مصون نمانده است. سال‌های زیادی است که کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ در سراسر جهان برای تنظیم کلیه اسناد خود از انواع نرم افزار مدیریت قراردادها یا CLM (Contract Lifecycle Management) بهره برده و با کمک این نرم‌افزارها فرایند تنظیم، تأیید و امضای اسناد خود را با سرعتی بیشتر و کیفیتی بهتر پیش می‌برند.

ما در این مقاله بر آنیم تا ضمن معرفی معروفترین نمونه‌های پلتفرم یا نرم افزار مدیریت قراردادها در جهان، شما را با مدیریت قرارداد آشنا کنیم. همراه ما باشید.

ورود به سامانه امضانو

نرم افزار مدیریت قراردادها چیست و چه کاربردی دارد؟

اگر تجربه تنظیم قرارداد داشته باشید، می‌دانید که برای تنظیم قرارداد، از مذاکره تا امضا و اجرا، سپری کردن چند مرحله الزامی است. غالباً کسب‌وکارها چند نفر را در این فرایند دخیل می‌کنند؛ ازجمله مدیر مالی، کارشناس حقوقی، رئیس هیئت مدیره، مدیرعامل و …. استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها در این مسیر به شما کمک می‌کند تا کلیه این مراحل را بسیار آسان‌تر و سریع‌تر انجام داده و به‌راحتی بر نحوه پیشبرد فرایند تنظیم قراردادهای خود نظارت داشته باشید.

البته نرم افزار مدیریت قراردادها تنها برای تنظیم قرارداد استفاده نمی‌شود؛ بلکه برای کلیه اسناد، مانند نامه‌ای که قصد دارید با امضای مدیرعامل برای کسی بفرستید، قابل استفاده است. این نرم‌افزار به شما کمک می‌کند تا علاوه‌بر مدیریت آسان اسناد و مدارک خود، محلی امن برای بایگانی کلیه این اسناد در اختیار داشته باشید.

جهت آشنایی بیشتر با مدیریت قراردادها، این مطلب را بخوانید: سیستم مدیریت قرارداد چیست؟ | آشنایی با مراحل مدیریت قراردادها

مهمترین نمونه‌های نرم افزار مدیریت قراردادها در جهان کدامند؟

به‌علت بالا بودن حجم اسناد از یک سو و اهمیت پیشبرد سریع امور از سوی دیگر، در نیم‌قرن اخیر میزان استفاده از انواع نرم افزار مدیریت قراردادها در سراسر جهان افزایش چشمگیری داشته است. برخی از این نرم‌افزارها را برای نمونه به شما معرفی می‌کنیم.

1. داکیوساین (DocuSign)

داکیوساین، یکی از مهمترین و معروف‌ترین مجموعه‌هایی است که به ارائه خدمات امضای الکترونیکی و مدیریت قرارداد می‌پردازد. این مجموعه از سال 2003 در کالیفرنیا مشغول به فعالیت بوده و امروزه به میلیون‌ها کسب‌وکار در فرایند امضا و مدیریت انواع قراردادها یاری می‌رساند. کاربران داکیوساین، علاوه‌بر خدمات مدیریت و امضا، می‌توانند از سایر خدمات این مجموعه ازجمله خدمات تحلیل قرارداد بهره‌مند گردند.

مطابق با نتایج تحقیقات انجام‌شده، با استفاده از خدمات داکیوساین میانگین زمان تکمیل قراردادها به‌میزان 50 درصد و زمان تنظیم پیش‌نویس قراردادها 80 درصد کاهش یافته است! در حال حاضر، 70 کشور در سراسر دنیا از خدمات این پلتفرم استفاده می‌کنند.

2. پانداداک (PandaDoc)

امروزه کسب‌وکارهای زیادی با استفاده از نرم‌افزار مدیریت اسناد یکپارچه پانداداک، فرایند ایجاد، تأیید و امضای انواع اسناد رسمی را، ازجمله پروپوزال‌ها، قراردادها و سایر اسناد، به انجام می‌رسانند. پانداداک که در سال 2011 در کالیفرنیا تأسیس شد، امروزه کاربران زیادی را در سرتاسر دنیا به خود اختصاص داده است.

3. یوساین (yousign)

یوساین، یکی از پلتفرم‌های امضا و مدیریت قرارداد در قاره اروپا است. این پلتفرم، از سال 2013 در کشور فرانسه فعالیت خود را آغاز کرده و امروزه به‌طرق مختلف، ازجمله با استفاده از API و نرم‌افزار، به اشخاص در امضای انواع اسناد کمک می‌کند.

علاوه‌بر موارد بالا، می‌توان به نمونه‌هایی ازجمله جورو (Juro)، آپ‌کانسل (upcounsel)، راکت‌لایر (RocketLawyer)، لیگال‌شیلد (LegalShield) و لیگال‌زوم (LegalZoom) اشاره کرد.

نرم افزار مدیریت قراردادها چگونه به شما در امضای اسناد کمک می‌کند؟

جهت فهم بهتر نقش نرم افزار مدیریت قراردادها در امضای اسناد، ابتدا مختصرتوضیحی درمورد مفهوم امضای الکترونیک و امضای دیجیتال ارائه می‌دهیم.

تعریف امضای الکترونیکی و امضای دیجیتال

بدون شک تاکنون اصطلاح «امضای الکترونیک» یا «امضای دیجیتال» به گوشتان خورده است. همان‌طور که بسیاری از امور دیگر مانند گذشته به‌صورت دستی انجام نمی‌شود، گرایش اشخاص در دنیای امروز به امضای دستی اسناد و مدارک نیز به‌میزان قابل توجهی کاهش یافته است. این امر، به‌خصوص در کشورهای توسعه‌یافته قدمت کمی ندارد.

در کشور ما اما هنوز بسیاری از افراد در امضای الکترونیکی اسناد و مدارک خود شک دارند و نگران اعتبار قانونی آن هستند. حقیقت امر آن است که نه‌تنها امضای الکترونیک در قانون تجارت الکترونیک به رسمیت شناخته شده است، بلکه امضای الکترونیکی مطمئن، که نام دیگری برای امضای دیجیتال است، از اعتبار اسناد رسمی برخوردار بوده و به‌هیچ‌وجه قابل انکار نیست.

این مطلب را بخوانید: آیا امضای دیجیتال امن است؟ پاسخ به پرتکرارترین سؤالات امنیت امضای دیجیتال

نقش نرم افزار مدیریت قراردادها در امضای اسناد و قراردادها

نرم افزار مدیریت قراردادها می‌تواند به شما خدماتی در راستای بهره‌مندی از امضای الکترونیکی و امضای دیجیتال ارائه کند. در نظر داشته باشید که گواهی امضا برای امضای دیجیتال از مراجع قانونی ذیصلاح صادر می‌گردد؛ اما استفاده از این نرم‌افزارها فرایند اخذ این گواهی را برای شما آسان‌تر خواهد کرد. شما می‌توانید با استفاده از نرم افزار های مدیریت قرارداد، به‌راحتی قراردادهای خود را به‌صورت قانونی و ایمن امضا کنید.

ما را در اینستاگرام دنبال کنید

کلام آخر

در این مقاله برای شما گفتیم که در سال‌های اخیر، چقدر استفاده از امضای الکترونیکی در سرتاسر جهان افزایش یافته است. ازطرفی، کلیه کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ در سراسر دنیا، علاوه‌بر الکترونیکی کردن امضای خود، مدیریت اسناد و قراردادهای خود را نیز به‌صورت الکترونیکی و با استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها انجام می‌دهند.

مدیریت الکترونیکی اسناد و قراردادها در ایران از نگاه کسب‌وکارها دور مانده است. وقت آن است که کشور ما نیز در این مسیر قدم برداشته و خود را با تحولات جهان همسو کند.

اگر شما نیز به‌دنبال این هستید که اسناد خود را به‌نحوی بهینه مدیریت و امضا کنید، پیشنهاد ما برای شما استفاده از خدمات پلتفرم امضانو می‌باشد. این پلتفرم، نمونه‌ای مشابه با نرم‌افزارهایی است که در این مقاله برای شما معرفی کردیم. همچنین، فرایند احراز هویت در امضانو به کامل‌ترین و مطمئن‌ترین شکل آن، یعنی احراز هویت تصویری، صورت می‌گیرد.

اگر هنوز درخصوص امضای الکترونیکی یا مدیریت اسناد و قراردادها ابهامی برای شما باقی مانده، ما را در بخش دیدگاه‌ها مطلع کنید. همچنین، جهت کسب اطلاعات بیشتر درخصوص امضای الکترونیک، سایر مطالب ما را در بلاگ حقوقی لامینگو دنبال نمایید.