سیستم مدیریت قرارداد چیست؟ | آشنایی با مراحل مدیریت قراردادها
سیستم مدیریت قرارداد چیست؟ اگر در حوزه کسب‌وکار مشغولیت دارید، احتمالاً واژه CLM به گوشتان خورده است. CLM دو مفهوم عمده را به ذهن متبادر می‌کند:
- Customer Lifecycle Management یا مدیریت چرخه عمر مشتری
- Contract Lifecycle Management یا مدیریت چرخه حیات قرارداد
CLM در مفهوم اول، به چرخه‌ای اشاره دارد که یک کسب‌وکار محصول خود را به مشتری ارائه نموده، او را تحت تأثیر خود قرار داده و درنهایت، ضمن فروش محصول خود به او، از او یک مشتری وفادار می‌سازد. اما آنچه که موضوع صحبت ما در این مقاله است، معنای دوم CLM، یعنی مدیریت چرخه حیات قرارداد است. اگر صاحب کسب‌وکار هستید یا به هر دلیلی سروکار شما با قرارداد زیاد است، این مقاله را از دست ندهید.
سیستم مدیریت قراردادها چیست؟
تنظیم قرارداد شاید در نگاه نخست یک عمل بسیار ساده به نظر برسد؛ اما وقتی با دقت بیشتر وارد جزئیات آن می‌شویم، خواهیم دید که در راستای تنظیم قرارداد چند مرحله طی می‌گردد. در ادامه این مطلب، با این مراحل آشنا خواهید شد.
سیستم مدیریت چرخه حیات قراردادها، درواقع سازوکاری است که اشخاص و کسب‌وکارها می‌توانند با استفاده از آن امور مربوط به فرایند تنظیم قرارداد خود را با سهولت بیشتر طی نمایند. برای آشنایی بیشتر با این سیستم، بهتر است ابتدا مفهوم مدیریت قرارداد را درک کنیم.
مدیریت قرارداد چه معنایی دارد؟
انجام هر عملی نیازمند مدیریتی مناسب است؛ تنظیم قرارداد نیز از این قاعده مستثنی نمی‌باشد. برای مفهوم مدیریت قرارداد، تعاریف مختلفی ارائه شده است. به‌زبانی ساده، می‌توان گفت مدیریت قرارداد یعنی «اداره امور مرتبط با کلیه مراحل تنظیم، اجرا و خاتمه قرارداد از ابتدایی‌ترین مرحله تا انتهای آن.»
برای داشتن یک سیستم مدیریت قرارداد خوب، لازم است تا مراحل آن را به‌خوبی بشناسیم. به‌طور کلی، برای تنظیم یک قرارداد مراحل مختلفی طی می‌شود. این مراحل را می‌توان این‌گونه طبقه‌بندی کرد:
-
دعوت به تنظیم قرارداد
اولین مرحله در انجام هر کاری، احساس نیاز به انجام آن کار است. درخصوص تنظیم قرارداد نیز ابتدا لازم است یکی از طرفین قرارداد درخواست تنظیم قرارداد را از طرف دیگر (یا سایر طرفین) داشته باشد. پس از آنکه طرفین تمایل خود را نسبت به تنظیم قرارداد اعلام نمودند، مرحله دوم آغاز خواهد شد. البته لازم به ذکر است که در برخی موارد در سیستم مدیریت قرارداد مرحله اول و دوم با یکدیگر ادغام می‌گردد؛ به این شکل که طرفی که خواستار تنظیم قرارداد است، ضمن ارائه پیش‌نویس خود، طرف مقابل را به امضای آن دعوت می‌نماید.
حتماً بخوانید: آیا امضای دیجیتال امن است؟ پاسخ به پرتکرارترین سؤالات امنیت امضای دیجیتال
-
تهیه پیش‌نویس اولیه قرارداد
معمولاً برای تنظیم قرارداد، ابتدا یکی از طرفین اقدام به تهیه یک پیش‌نویس می‌نماید. این پیش‌نویس، در غالب موارد مبنا و شاکله اصلی قراردادی خواهد بود که توسط طرفین امضا می‌شود.
-
انجام مذاکرات لازم
پس از تهیه پیش‌نویس اولیه، مذاکرات طرفین آغاز شده و طرفین نظر خود را نسبت به پیش‌نویس تهیه‌شده اعلام می‌نمایند. در نتیجه این مذاکرات، ممکن است پیش‌نویس دستخوش تغییراتی شود یا به‌کلی رد شده و پیش‌نویس جدیدی از نو تنظیم گردد.
-
اصلاح و تغییر قرارداد
به‌ندرت پیش می‌آید که پیش‌نویس اولیه قرارداد بدون اعمال هیچ‌گونه تغییری، توسط طرفین امضا شود؛ به‌خصوص در همکاری‌های مهم و کلیدی. در این مرحله از مدیریت قرارداد، طرفین اصلاحات خود را در قرارداد اعمال کرده و ممکن است بخش‌هایی از پیش‌نویس حذف، بخش‌هایی به آن اضافه و بخش‌هایی دستخوش تغییر گردد.
-
تأیید نهایی و امضای قرارداد
پس از رفت‌وبرگشت‌های متعدد، درنهایت یکی از نسخ قرارداد مورد تأیید کلیه طرفین قرار خواهد گرفت. پس از تأیید و تصویب نهایی، طرفین اقدام به امضای قرارداد خواهند نمود. با انجام این مرحله، قرارداد قانوناً معتبر و برای طرفین آن لازم‌الاجرا خواهد بود.
حتماً بخوانید: چگونه یک امضای الکترونیکی مطمئن داشته باشیم؟ + تبیین ابعاد حقوقی
-
پیوست الحاقیه به قرارداد (درصورت نیاز)
طرفین با امضای خود، به قرارداد اعتبار بخشیده و خود را ملزم به اجرای آن می‌نمایند. در فرایند اجرای تعهدات ناشی از قرارداد، این امکان وجود دارد که طرفین مجدداً درخصوص شرایط قرارداد توافقاتی داشته باشند و در پی آن، بخش‌هایی از قرارداد را تغییر دهند یا موادی به قرارداد خود اضافه کنند. در این مرحله، طرفین می‌توانند با پیوست الحاقیه‌ای به قرارداد اصلی خود، تغییرات خود را نسبت به آن اعمال نمایند.
-
تمدید یا خاتمه قرارداد
سرنوشت هر قراردادی از دو حالت خارج نیست؛ یا به‌کلی اجرای آن به اتمام می‌رسد و توافقات طرفین در راستای موضوع قرارداد خاتمه می‌یابد، یا اینکه با توافقات بعدی طرفین تمدید می‌شود. هنگام تمدید قرارداد نیز معمولاً متن قرارداد دستخوش تغییراتی می‌شود.
ما را در اینستاگرام دنبال کنید
نرم افزار مدیریت قراردادها؛ ابزاری مطمئن برای تسریع امور قراردادی!
در این مطلب، برای شما توضیح دادیم که سیستم مدیریت قرارداد چیست. در حقیقت، کلیه صاحبان کسب‌وکار، بدون آنکه بدانند، در حال مدیریت چرخه حیات قراردادهای خود هستند. به‌منظور بهینه‌سازی این فرایند، امروزه کسب‌وکارها در سراسر جهان به استفاده از انواع نرم افزار های مدیریت قرارداد روی آورده‌اند. اگر شما در ایران صاحب کسب‌وکار هستید، پیشنهاد ما برای شما استفاده از خدمات سامانه امضانو برای مدیریت بهینه امور قراردادهایتان است.
اگر هنوز درمورد کاربرد نرم افزار مدیریت قراردادها ابهامی برای شما باقی مانده، در بخش دیدگاه‌ها پاسخگوی سؤالاتتان خواهیم بود. می‌توانید جهت خواندن انواع مطالب درخصوص امضای الکترونیکی و دیجیتال، به بلاگ حقوقی لامینگو مراجعه نمایید.
.svg)
دیدگاه شما