چگونه سند رسمی تنظیم کنیم؟

سند نوشته‌ی مکتوبی است که می‌توان در مقام دعوا یا دفاع از دعوا به آن استناد کرد و این از اساسی‌ترین خصوصیات یک سند است. اسناد به دو نوع اسناد عادی و اسناد رسمی تقسیم می‌شوند:

سند عادی سندی است که افراد خودشان بین خود تنظیم می‌کنند بدون آن‌که آن را در دفاتر اسناد رسمی به ثبت برسانند.

سند رسمی بر اساس ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی اسناد رسمی به سه گروه تقسیم شده است:

1. اسنادی که در اداره‌ی ثبت اسناد و املاک تنظیم شده است؛ مانند سند مالکیت صورت مجلس تفکیکی، صورتجلسه‌ی تمدید حدود وسایر نوشته‌هایی که در حدود وظایف مأمورین تنظیم می‌شود.
2. اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی ثبت می‌شوند؛ مانند اسناد انتقال قطعی، وکالت، صلح، اجاره، مشارکت، تعهد، اقرار، رضایت، وصیت، وثیقه، سند ازدواج، طلاق و غیره…
3. اسنادی که نزد سایر مأمورین رسمی دولت در حدود صلاحیت آنان تنظیم شده است؛ مانند شناسنامه، گذرنامه و گواهینامه رانندگی

دریافت مشاوره حقوقی

 چرا سند رسمی نسبت به سند عادی از اعتبار بیشتری برخوردار است؟

بنابر دلایل زیر می‌توان بیان کرد که اعتبار سند رسمی بسیار بیشتر از سند عادی است.

• در محاکم دادگستری سندی که رسمی باشد می‌تواند به عنوان یکی از ادله‌ی اثبات دعوا شناخته شود و از این باب اعتبار بیشتری نسبت به سند عادی دارد و انکار و تردید در مورد این اسناد قابل توجه نیست مگر این‌که یکی از طرفین دعوا مدعی شود که آن سند جعلی می‌باشد و اگر جعلی بودن آن به اثبات نرسد، همچنان یک مدرک معتبر باقی خواهد ماند.
• تاریخ تنظیم سند رسمی نه تنها نسبت به طرفین معامله بلکه نسبت به سایر اشخاص نیز اعتبار دارد؛ برای مثال فرض کنید فردی با فرد دیگر برای خرید و فروش یک خانه معامله می کنند و معامله خود را در یک سند رسمی به ثبت می‌رساند، بعد از آن فروشنده خانه‌ی فروخته شده‌ی خود را دوباره به فرد ثالث دیگری با تنظیم سند عادی منتقل می کند؛ در این‌جا تاریخ سند رسمی نسبت به این شخص ثالث نیز معتبر است؛ یعنی شخص ثالث نمی‌تواند به استناد سند عادی، خانه را از مالکیت فردی که آن خانه را با تنظیم سند رسمی خریداری کرده است خارج سازد.
• اسناد رسمی نه تنها در خصوص طرفین معامله معتبر است بلکه برای ورثه‌ی آن‌ها نیز مؤثر است و بعد از فوت یکی از طرفین معامله و انتقال آن سند به وراث آن‌ها، همچنان رسمیت خود را دارا می‌باشد.

 چگونگی تنظیم سند رسمی و ثبت آن

• برای تنظیم سند رسمی باید به دفاتر اسناد رسمی مراجعه کرد تا بتوان با ارائه مدارک لازم و تنظیم قانونی به معاملات بین خود با دیگران اعتبار بیشتری داد. سند در صورتی رسمی خواهد شد که مستقیماً توسط مأمور رسمی که از طرف مقام صلاحیتدار کشور برای تنظیم آن معین شده است یا دفاتر اسناد رسمی که مورد تأیید وزارت دادگستری هستند، تنظیم شود.

• طبق اصل پانزدهم قانون اساسی، خط رسمی و مشترک مردم ایران فارسی است؛ بنابراین اسناد و مکاتبات رسمی باید به زبان و خط فارسی تنظیم شوند و اگر طرفین معامله مسلط به زبان فارسی نباشند باید اظهارات خود را توسط مترجم زبان فارسی به مسئول دفتر بیان کنند.

• کلیه‌ی اسناد در دفتر‌های اسناد رسمی بر روی اوراق مخصوص که از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک در اختیار دفترخانه‌ها قرار داده می‌شود، به ثبت خواهد رسید.
• در تنظیم اسناد باید مشخصات کامل هویتی طرفین معامله، شماره شناسنامه، کارت ملی و محل اقامت متعاملین به طور کامل در سند وارد شود. بعد از وارد کردن مشخصات هویتی متعاملین، باید مشخصات آن‌ها با لیست افراد ممنوع‌المعامله یا زمان صدور اجرائیه در اسناد لازم‌الاجرا تطبیق داده شود. و علت وارد کردن دقیق نشانی اقامتگاه آنان این است که در صورت نیاز به صدور اجرائیه یا اخطاریه در مورد لزوم بتوان به آنان ابلاغ کرد.
• هر سند دارای یک موضوع مشخصی است که باید به وضوح در سند قید شود؛ مثلاً برای تنظیم سند یک اتومبیل باید کلیه‌ی مشخصات آن از جمله: مشخصات ظاهری اتومبیل، شماره پلاک و غیره… در سند وارد شود.
• مورد دیگر در رابطه با تنظیم سند رسمی این است که مسئول دفتر باید تاریخ تنظیم و ثبت اسناد را روی هر سندی که ثبت می‌شود، قید کند.
• اسناد تنظیمی در دفاتر ثبت در صورتی دارای اثر و اعتبار قانونی هستند که مطابقت آن توسط طرف و یا طرفین متقاضی تنظیم سند، تایید شود؛ در واقع طرفین متقاضی پای جمله “ثبت با سند برابر است” را تأیید کرده و به امضاء برسانند.

کانال تلگرام لامینگو

برای مطالعه سایر مقالات می‌توانید به مجله حقوقی لامینگو مراجعه کنید. فراموش نکنید حتما نظراتتان را از طریق کامنت با ما در میان بگذارید.