امضای الکترونیکی چگونه در کاهش هزینه‌های مشاغل کوچک موثر خواهد بود؟

صاحبان تمامی مشاغل کوچک به دنبال راه‌حل‌هایی برای کاهش هزینه‌های کسب‌وکار خود هستند! آن‌ها معمولاً بودجه‌ای که در اختیار سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ است را ندارند و به همین علت برای بقای خود هم که شده باید هزینه‌های خود را کاهش بدهند. اگر علاقه‌مند هستید که با کمک ابزارهای تکنولوژی از جمله امضای الکترونیکی ،هزینه‌های کسب‌وکار خود را بهتر مدیریت کرده و به‌صورت کارآمدتری در این زمینه فعالیت کنید، ادامه این مقاله را با دقت مطالعه کنید!

حتما این مقاله را مطالعه کنید: تمامی نکاتی که درباره امضای الکترونیکی باید بدانید

هزینه‌ها و سودهای حاصل از فرایند استفاده از امضای الکترونیک برای یک کسب‌وکار

اگر بخواهیم که نگاه دقیق‌تری به هزینه‌ها و سودهای حاصل از فرایند استفاده از امضای الکترونیک نسبت به امضای کاغذی داشته باشیم، موارد زیادی هستند که باید بررسی شوند، اما به‌صورت خلاصه سعی کرده‌ایم که در ادامه برخی از آن‌ها را بررسی کنیم تا به شما نشان دهیم که چگونه تنها با یک تغییر کوچک، صرفه‌جویی زیادی می‌توانید انجام دهید.

هر شخصی با استفاده از امضای الکترونیکی، می‌تواند یک گواهی دیجیتال را بین خود و پیمانکار، کارفرما، شریک و یا… مبادله کند. این کار باعث می‌شود که ماهیت قانونی لازم برای یک سند، تفاهم‌نامه یا قرارداد تجاری صادر شود! در این زمینه معمولاً سامانه‌های آنلاینی که خدمات استفاده از امضای الکترونیکی را ارائه می‌کنند، معمولاً به‌عنوان یک شاهد محسوب می‌شوند.

اگر علاقه‌مند هستید که قراردادهای خود را به‌صورت آنلاین با طرفین آن به‌شکل رسمی امضا کنید، می‌توانید از طریق لینک زیر وارد سامانه امضانو شوید:

ورود به سامانه امضانو

امضای الکترونیکی ،امکان سوءاستفاده و جعل را به صفر می‌رساند!

اولین هزینه‌ای که با استفاده از امضای الکترونیکی به آن پایان می‌دهد، امکان جعل و یا سوءاستفاده است. این نوع امضا به‌واسطه احراز هویتی که باید برای تأیید شدن آن، صورت بگیرد، بدون هیچ امکان سوءاستفاده و جعلی مورد استفاده قرار می‌گیرد. پس کسب‌وکارهای کوچک با خیال راحت و بدون هیچ ریسکی از این نوع امضا استفاده کنند و در صورت نیاز، پیگیری قضایی لازم را در صورت عدم پایبندی به تعهدات در طرفین را انجام دهند.

صرفه‌جویی در وقت و انرژی از جمله مزایای استفاده از امضای دیجیتال

شما با استفاده از این نوع امضا، می‌توانید در وقت کارمندان خود صرفه‌جویی کنید و از آن‌ها بخواهید که فعالیت‌های دیگری برای شما انجام دهند. به این طریق شما می‌توانید، هزینه کمتری را برای حقوق ساعتی آن‌ها پرداخت کنید که به‌نوبه خود جزو بزرگ‌ترین هزینه‌های کسب‌وکارهای کوچک است! البته مسئله کاهش هزینه‌های مربوط به انرژی هم در نوع خود مهم است که در مقاله دیگری به آن به‌صورت کامل آن را شرح دهیم!

حتما این مقاله را مطالعه کنید: امضای الکترونیکی چه مقدار در هزینه‌های کسب و کار، صرفه جویی می‌کند؟

افزایش امنیت داده‌ها و اطلاعات

امکان سرقت قراردادهای محرمانه به‌صورت فیزیکی در مراکز مهم وجود دارد، اما فرض کنید که قراردادهای شما همگی به‌صورت مجازی امضاشده باشند و آماده بایگانی باشند. شما می‌توانید با کمک نرم‌افزارهای امنیتی و الگوریتم‌های ایمنی، امنیت داده‌ها و اطلاعات موجود در قراردادهای خود را تضمین کنید. از این طریق شما با کاهش هزینه‌های ناشی از افشای اطلاعات روبرو هستید که برای یک کسب‌وکار کوچک، شاید حتی به معنی از بین رفتن آن باشد!

قیمت مناسب‌تر نسبت به امضای کاغذی

برای استفاده از امضای کاغذی شما نیاز به حمل‌ونقل قرارداد، چاپ آن، اسکن، بایگانی، پیگیری برای امضا و… هستید که در نوع خود می‌تواند چندین روز طول بکشد و هزینه‌های ناشی از این موضوع را در اختیار شما قرار دهد، اما از آن‌طرف شما با امضای الکترونیکی تنها باید هزینه عضویت در یک سایت و یا اشتراک آن را پرداخت کنید. از این طریق، شما می‌توانید از تمامی هزینه‌های موجود در این زمینه چشم‌پوشی کنید و با کمترین هزینه به اسناد خود، ارزش حقوقی بدهید.

برخی دیگر از مزیت‌های استفاده از امضای الکترونیکی برای کسب‌وکارهای کوچک

با توجه به این‌که کسب‌وکارهای کوچک، بودجه کمتری در اختیاردارند، معمولاً تیم‌های کوچک‌تری هم برای مدیریت قراردادهای خود می‌توانند استخدام کنند. این موضوع در یک بازار رقابتی، شاید به معنی از دست دادن تعداد زیادی از مشتریان بالقوه باشد، اما چطور همه این موارد با کمک امضای الکترونیکی قابل‌حل است؟

همان‌طور که در بالاتر هم اشاره شد، کاهش هزینه‌های چاپ، حمل‌ونقل، ساعت کاری نیرو، نگهداری جوهر و پرینتر و… می‌تواند در این زمینه برای کسب‌وکارها، صرفه‌جویی کند. از طرف دیگر این موضوع باعث افزایش بهره‌وری، سرعت پردازش قراردادها و… می‌شود که برای کسب‌وکارهای کوچک بسیار حائز اهمیت است.

در واقع یک تجارت کوچک با افزایش بهره‌وری نیروی انسانی خود و مدیریت صحیح آن، می‌تواند در مقابل رقبای بزرگ‌تر خود ایستادگی کند و پیشرفت را تجربه کند. امضای الکترونیک که برای استفاده از آن، نیاز به هیچ‌گونه ساختار خاصی ندارید، می‌توانید شما را از انجام بسیاری از فعالیت‌ها معاف کند.

حتما این مقاله را مطالعه کنید: امضای الکترونیکی ،چگونه به بازاریابان برای ارتباط با مشتری کمک می‌کند؟

ما را در اینستاگرام دنبال کنید

نتیجه‌گیری: آیا کسب‌وکار من هم باید از امضای دیجیتال استفاده کند؟

با توجه به این‌که استفاده از این نوع امضا در ایران، رواج پیدا کرده‌است، شما می‌توانید با پیشگام بودن در این زمینه به مشتریان و مخاطبان خود اعلام کنید که همگام با تکنولوژی حرکت می‌کنید و می‌خواهید که سبک زندگی آسان‌تر و باکیفیت‌تری را به ارمغان بیاورید. اگر علاقه‌مند هستید که اطلاعات بیشتری در این زمینه به‌دست آورید، توصیه می‌کنم که دیگر مقالات مجله لامینگو را مطالعه کنید. همچنین می‌توانید نظرات خود راجع به این موضوع را با ما و دیگر علاقه‌مندان در بخش مربوطه، انتهای همین مقاله به اشتراک بگذارید.