تمامی نکاتی که درباره امضای الکترونیکی باید بدانید

شاید این روزها واژه امضای الکترونیکی به گوش کمتر کسی ناآشنا باشد. امضای الکترونیکی به عنوان دستاوردی از عصر فناوری و اینترنت، توسط طیف وسیعی از افراد مورد استفاده قرار می‌گیرد. با این حال هنوز ابهاماتی در خصوص ساخت امضا، عملکرد و مباحث قانونی آن وجود دارد. در این نوشتار سعی داریم ضمن معرفی جامع این امضا، ابعاد مختلف آن را بررسی کنیم.

امضای الکترونیکی و مزایای آن

امضای الکترونیک انواع مختلفی دارد. اما آن‌چه که امروزه به عنوان امضای الکترونیک در سطح جهان در طیف وسیعی بکار می‌رود، تصویر امضای فیزیکی فرد است. در این صورت امضای شناخته شده افراد صرفا به صورت الکترونیکی تبدیل می‌شود و می‌توان آن را در اسناد مختلف قرار داد. نمونه بارز آن را در تقدیرنامه‌ها مشاهده نموده‌اید. البته ین تنها نمونه ساده‌ای از امضای الکترونیک به حساب می‌آید. چرا که بدون هیچ‌گونه احراز هویتی، قابل درج بر روی اسناد است.

مزیت‌های امضای الکترونیکی نسبت به امضای فیزیکی قابل تامل است. این فناوری علاوه بر کاهش مصرف کاغذ و کمک به حفظ طبیعت، محدودیت‌های مکانی را نیز از میان برداشته است. افراد در سراسر جهان می‌توانند اسناد و قراردادهای خود را به امضای هر تعداد نفر برسانند، آن هم با کمترین هزینه!

ساخت امضای الکترونیکی

ساخت امضای الکترونیکی می‌تواند بسیار آسان یا بسیار پیچیده باشد. همان‌طور که ذکر شد این امضا انواع مختلفی دارد. قابلیت درج امضای الکترونیکی در حال حاضر در فایل ورد و پی دی اف موجود است. اما موضوع مهم در امضا، اطمینان از عدم جعل آن و حمایت‌های قانونی است. به همین دلیل قبل از ایجاد امضای الکترونیکی توصیه می‌شود به هدف خود از امضا رجوع کنید. اگر سندتان ارزش خاصی ندارد و جعل آن به سود و زیان شما نخواهد بود، می‌توان از انواع ساده امضای الکترونیکی استفاده نمایید. اما در اکثر مواقع استادتان ارزش حقوقی یا مالی دارند و در صورت جعل امضا، امکان سؤاستفاده و وقوع خسارات وجود دارد. لذا درج امضای معتبر توسط اشخاص، از اهمیت بالایی برخوردار است

به منظور امضای اسناد و قراردادهایتان به صورت الکترونیکی، کافیست به سامانه امضانو از طریق لینک زیر مراجعه فرمایید:

ورود به سامانه امضانو

نحوه امضا در pdf

امروزه استفاده از فایل‌هایی با فرمت PDF به دلیل عدم امکان تغییر در قراردادها و اسناد متداول است. با توجه به نیاز امضای این اسناد و قراردادها، شرکت‌های ارائه دهنده نرم‌افزارهای پی‌دی‌اف خوان راهکاری را جهت درج امضای اشخاص قرار داده‌اند. البته باید خاطرنشان کرد به دلیل امکان درج مضا توسط اشخاص مختلف و عدم رهگیری و احراز هویت افراد، امکان جعل و سؤاستفاده وجود دارد. لذا پیشنهاد می‌گردد اسناد مهم خود را با این روش به امضای اشخاص نرسانید.

نحوه امضا در word

همانند پی‌دی‌اف، امکان امضای الکترونیک در نرم‌افزارهای ورد هم وجود دارد. نحوه درج امضا در فایل‌های ورد نیز به سادگی صورت می‌گیرد. در صورت نیاز به آموزش قراردادن امضا در فایل‌های ورد می‌توانید به ما مراجعه کنید. با این حال همچنان مسائل و چال‌های امنیتی آن پابرجاست.

قانون امضای الکترونیکی

برای بسیاری از افراد این سوال مطرح است که آیا امضای الکترونیک همانند امضای کتبی دارای اعتیار است یا خیر. همچنین در صورت مشکل و طرح دعاوی حقوقی، قانون این امضا را به رسمیت خواهد شناخت؟. همانطور که ذکر شد امروزه در دنیا، استفاده از امضای الکترونیک بسیار گسترش یافته است که در صورت عدم حمایت قانون، این استقبال منطقی بنظر نمی‌رسد. در مورد این امر باز برمی‌گردیم به نوع امضای الکترونیک! در واقع سوالی که مطرح می‌شود این است که آیا همه امضاهای الکترونیکی مورد تایید مراجع قانونی هستند؟ خوشبختانه قانون تجارت الکترونیک در این خصوص قوانینی را ارائه کرده است.

تاثیر امضای الکترونیکی در اسناد تجاری

روزانه حجم گسترده‌ای از اسناد تجاری توسط اشخاص و شرکت‌ها با اهداف گوناگونی تبادل می‌شود. به منظور اعتباربخشی به این اسناد، استفاده از سربرگ، مهر و امضای مدیران و مسئولان متداول است. با این حال در صورت عدم توجه به موضوعات امنیتی، جعل این اسناد امکان‌پذیر است. علاوه بر این، امضای اسناد تجاری معمولا با اقدامات رفت و برگشتی همراه است و یک فرایند کاری با ارسال و دریافت چندباره اسناد صورت می‌گیرد. همین امر در هزینه و زمان تعاملات تجاری تاثیرگذار است. قابلیت امضای الکترونیک به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد تا با صرف کمترین زمان و کمترین هزینه، مطمئن‌تر از همیشه اسنادشان را به امضای طرفین برسانند.

ویژگی امضای رسمی و اداری

داشتن یک امضای زیبا، رسمی و تا حد امکان غیرقابل جعل نیاز مدیران و مسئولان شرکت‌ها و سازمان‌هاست. این مؤلفه می‌تواند نشانگر شخصیت و روحیات افراد باشد. علاوه بر این منحصر بفرد بودن امضا نیز از اهمیت بسیاری برخوردار است. از طریق امضای الکترونیک می‌توان یک امضای مدیریتی و رسمی را به شکلی منحصربفرد طراحی کرد و بارها از آن استفاده نمود.

ما را در اینستاگرام دنبال کنید

با اینکه امضا می‌تواند صرفا نوشتن نام اشخاص با دستخط خودشان باشد، اما امروزه به لطف فناوری، به انواع مختلفی تبدیل شده است. از طریق سامانه امضانو، سریع و مطمئن اسنادان را به امضای طرفین برسانید.  سوالات و نظرات خود را در خصوص این مطلب می‌توانید با ما به اشتراک بگذارید. همچنین مطالب مرتبط در مجله حقوقی لامینگو در دسترس شما قرار دارد.