آموزش تصویری و گام‌به‌گام کار با نرم افزار مدیریت قراردادها در امضانو

امروزه کلیه کسب‌وکارها در سراسر دنیا امور حقوقی خود را با بهره‌گیری از نرم افزار های مدیریت قرارداد پیش می‌برند. استفاده از این نرم‌افزارها سالیان سال است که در کشورهای توسعه‌یافته تثبیت شده است؛ در کشور ما اما خلأ وجود چنین سازوکاری وجود دارد. امضانو در این زمینه قدم برداشته تا این خلأ را برای کسب‌وکارهای ایرانی پر کند.

ما در این مقاله از لامینگو، قصد داریم تا خدمات امضانو را به شما معرفی کنیم. در این مطلب، خواهید دانست که مدیریت چرخه حیات قراردادها (CLM) و احراز هویت در امضانو به چه شکلی صورت می‌گیرد. با ما همراه باشید.

ورود به سامانه امضانو

مدیریت قرارداد

منظور از مدیریت قرارداد که در جهان با نام Contract Lifecycle Management شناخته شده است، صفر تا صد اداره امور مربوط به قراردادها و کلیه اسناد از زمان ساخت تا امضا و پس از آن است. امضانو، یک سامانه مدیریت قرارداد است که از ابتدا تا انتهای تنظیم اسناد شما را یاری می‌کند.

خدمات CLM امضانو، بخش‌های مختلفی دارد که در ادامه آن‌ها را در پنج مرحله به شما معرفی می‌کنیم.

مرحله اول- تعریف اطلاعات شرکت

در اولین مرحله، شما می‌باید اطلاعات مورد نیاز را، ازجمله شماره ثبت و شناسه ملی، مهر شرکت و اعضای شرکت، تعریف کنید. کافی است شما این اطلاعات را یک بار برای همیشه در پنل خود وارد ‌کنید تا بتوانید آن‌ها را به‌راحتی در کلیه اسناد خود مورد استفاده قرار دهید. شما در این بخش، علاوه‌بر تعیین اعضای شرکت، مشخص می‌کنید که کدام اعضا دارای حق امضا هستند. در ادامه توضیح خواهیم داد که احراز هویت این افراد چگونه در اپلیکیشن امضانو صورت خواهد گرفت.

مرحله دوم- ساخت سند حقوقی

حال، می‌خواهیم فرایند ساخت، امضا و مدیریت اسناد حقوقی را برای شما شرح دهیم. در این مرحله، لازم است ابتدا سند حقوقی مورد نظر خود را به سامانه امضانو معرفی کنید. شما می‌توانید فایل PDF سند مورد نظر را بارگذاری کرده یا درصورت نیاز، از اسناد تمپلیت بانک قرارداد لامینگو استفاده نمایید.

مرحله سوم- ارسال سند حقوقی و تعیین نقش اعضا

پس از بارگذاری سند حقوقی، نوبت به ارسال آن به شخص یا اشخاص مورد نظر برای امضا می‌رسد. شما می‌توانید برای ارسال اسناد حقوقی خود از دو روش بهره‌گیری نمایید:

روش اول: ارسال تک‌به‌تک

در این روش، می‌توانید اشخاص مورد نظر خود را از بخش مخاطبین انتخاب نموده و سند را برای آن‌ها ارسال نمایید.

روش دوم: ارسال انبوه (one to many)

با استفاده از قابلیت one to many، شما می‌توانید سند مورد نظر خود را به تعداد زیادی از افراد ارسال کنید یا لینک سند را در دسترس اشخاص مورد نظر قرار دهید تا آن‌ها سند مورد نظر را دریافت کرده و امضا کنند.

قابلیت بسیار مهم امضانو در فرایند ارسال اسناد، این است که شما می‌توانید برای هرکدام از اعضای شرکت نقش جداگانه‌ای تعیین کنید؛ برای مثال، شما می‌توانید مدیرعامل شرکت خود را به‌عنوان امضاءکننده سند، کارشناس حقوقی مجموعه را به‌عنوان تأییدکننده سند و مدیر مالی خود را به‌عنوان بیننده سند انتخاب نمایید. در این حالت، سند ابتدا به تأیید کارشناس حقوقی رسیده و سپس توسط مدیرعامل امضا خواهد شد. همچنین، شما می‌توانید ترتیب ارسال و امضای سند و همچنین، محل درج امضای اشخاص یا مهر شرکت را تعیین کنید.

مرحله چهارم- امضای سند

زمانی‌که سند شما برای اشخاص مورد نظر ارسال شد، اطلاعات و امضای آن‌ها به‌صورت اتوماتیک در سند درج می‌گردد. سند امضاءشده از امنیت بسیار بالایی برخوردار است و چنانچه پس از امضا تغییری در آن صورت گیرد، آن تغییر برای شما قابل مشاهده خواهد بود. بنابراین، سند امضاءشده ازجانب هیچ‌یک از طرفین قرارداد قابل انکار نخواهد بود.

پیگیری لحظه‌ای و بایگانی اسناد در امضانو

کلیه اسنادی که شما در clm امضانو بارگذاری می‌کنید، در تمامی مراحل قابل پیگیری لحظه‌ای است؛ درواقع شما به سیستمی جامع از اسناد خود دسترسی دارید که به شما نشان می‌دهد هرکدام از اسناد حقوقی در چه مرحله‌ای از تنظیم (پیش‌نویس، منتظر امضا یا امضاءشده) قرار دارد.

احراز هویت افراد در امضانو به چه صورت انجام می‌گیرد؟

یکی از مهمترین مسائلی که احتمالاً ذهن شما را درگیر خود کرده است، چگونگی احراز هویت اشخاص در امضانو است. کلیه اشخاص، اعم از اعضای شرکت یا افرادی که قصد امضای اسناد حقوقی را دارند، می‌بایست در اولین مرحله اپلیکیشن امضانو را در تلفن همراه خود نصب نمایند. به‌محض باز کردن اپلیکیشن، احراز هویت صورت خواهد گرفت. امضانو برای احراز هویت از دو سازوکار استفاده می‌کند:

• تطابق اطلاعات در ثبت احوال
• Face Recognition یا احراز هویت تصویری

در بخش اول، امضانو ضمن دریافت تصویر پشت و روی کارت ملی افراد، اطلاعات آن‌ها را با اطلاعات ثبت احوال تطبیق خواهد داد. پس از گذر از این مرحله، نوبت به احراز هویت تصویری خواهد رسید. در این مرحله، چهره شخص با تصویر کارت ملی او تطابق داده می‌شود. گذر از این بخش، پایان احراز هویت فرد در امضانو خواهد بود.

حتماً بخوانید: ویژگی‌های برتری‌بخش امضا دیجیتال امضانو

صدور گواهی ریشه و امضای دیجیتال

پس از آنکه احراز هویت اشخاص به‌صورت کامل انجام گرفت، از آن‌ها خواسته می‌شود تا تصویر امضای خود را در اپلیکیشن امضانو درج نمایند. در این بخش، گواهی ریشه و امضای دیجیتال شخص از وزارت صنعت، معدن و تجارت (صمت) صادر خواهد شد. لازم به ذکر است که طی نمودن این فرایند یک بار برای همیشه کافی است و پس از آن، اطلاعات و امضای اشخاص به‌راحتی در اسناد مورد نظر درج خواهد شد.

ما را در اینستاگرام دنبال کنید

چرا باید از خدمات امضانو استفاده کنیم؟

در این مقاله، برای شما توضیح دادیم که امضانو چگونه به شما کمک می‌کند تا در کسری از ثانیه کلیه اسناد خود را مدیریت کرده و به‌صورت لحظه‌ای بر روند پیشبرد امور خود نظارت نمایید. ازطرفی، جای کلیه اسناد و اطلاعات شما و اعضای شرکتتان در امضانو امن است. امضای شما در امضانو از وزارت صنعت، معدن و تجارت صادر شده و هرگونه تغییر در اسنادتان برای شما قابل مشاهده خواهد بود.

اگر صاحب کسب‌وکار هستید، همین حالا وارد سامانه امضانو شوید و از نزدیک مفهوم مدیریت قرارداد را درک کنید. درصورتی‌که سؤال یا ابهامی برای شما باقی مانده، در بخش دیدگاه‌ها پاسخگوی شما خواهیم بود. جهت آشنایی بیشتر با مفاهیم مدیریت قرارداد و امضای دیجیتال، سایر مقالات بلاگ حقوقی لامینگو را مطالعه نمایید.