بررسی اهمیت و مزایای ساخت امضا آنلاین + معرفی پلتفرم خدمات امضا

آیا شما هنوز نسبت به داشتن امضای دیجیتال مقاومت می‌کنید؟ اگر در مورد مزایای ساخت امضا آنلاین اطلاعات خود را افزایش دهید، بدون شک همین امروز یک امضای الکترونیکی برای خود ایجاد می‌کنید. امضای دیجیتال فواید زیادی برای کسب‌وکارتان به‌همراه دارد و به شما کمک می‌کند تا اسناد و قراردادها را با امنیت کامل امضا کنید. برای اینکه بدانید اهمیت ساخت امضا دیجیتال چیست و چگونه می‌توان یک امضای الکترونیکی ساخت، با مقاله دیگری از وبلاگ لامینگو همراه باشید.

ورود به سامانه امضانو

امضای دیجیتال چیست؟

امضای دیجیتالی، شبیه به اثر انگشت دیجیتال عمل می‌کند. امضای دیجیتال که به‌شکل یک پیام رمزگذاری‌شده است، به‌طور ایمن امضاءکننده را با یک سند در یک تراکنش ثبت‌شده پیوند می‌دهد. امضای دیجیتال به فرمت پذیرفته‌شده جهانی به نام زیرساخت کلید عمومی (PKI)  برای اطمینان از امنیت بیشتر متکی است. زیرساخت کلید عمومی زیرمجموعه‌ای از فناوری امضای الکترونیکی (eSignature) می‌باشد.

امضای دیجیتال نوعی امضای الکترونیکی است که در آن یک الگوریتم ریاضی به‌طور معمول برای تأیید صحت و یکپارچگی یک پیام (به‌عنوان مثال، یک ایمیل، یک تراکنش با کارت اعتباری یا یک سند دیجیتال) استفاده می‌شود. امضای دیجیتال می‌تواند اثبات مبدأ، زمان، هویت و وضعیت یک سند دیجیتالی را ارائه دهد. یک امضا تأیید می‌کند که داده‌ها از امضاءکننده صادر شده و در حین انتقال دستکاری نشده‌اند.

اهمیت ساخت امضا آنلاین

توافق‌نامه‌ها و تراکنش‌هایی که زمانی روی کاغذ امضا شده و به‌صورت فیزیکی تحویل داده می‌شدند، اکنون با انجام کارهای آنلاین و با اسناد و مدارک کاملاً دیجیتالی جایگزین شده‌اند. مهاجمانی که می‌خواهند داده‌ها را به‌نفع خود بدزدند یا دستکاری کنند، اغلب هر زمان که داده‌های ارزشمند یا حساس به اشتراک گذاشته می‌شود، حضور دارند.

برای به حداقل رساندن خطر دستکاری اسناد توسط مجرمان، کسب‌وکارها باید بتوانند بررسی و تأیید کنند که این اسناد، داده‌ها و ارتباطات مهم تجاری، قابل اعتماد و ایمن هستند. در مقایسه با فرآیندهای کاغذی، امضای دیجیتالی اغلب به بهبود مدیریت اسناد کمک می‌کند.

هنگامی که امضای دیجیتال وجود دارد، امضای یک سند ساده می‌شود و می‌تواند در هر رایانه یا گوشی همراه انجام شود. اسناد امضاءشده دیجیتالی برای کنترل و پیگیری بسیار آسان هستند. البته، بسیار مهم است که این قراردادهای امضاءشده دیجیتالی از نظر قانونی به رسمیت شناخته شوند.

حتماً بخوانید: آیا امضای دیجیتال امن است؟ پاسخ به پرتکرارترین سؤالات امنیت امضای دیجیتال

مزایای ساخت امضا آنلاین

در بالا اشاره کردیم که اگر تاکنون از امضای دیجیتال استفاده نمی‌کردید، حالا زمان ساخت آن است. ما برای ادعای خود، دلایل زیر را داریم:

1- صرفه‌جویی در زمان

یکی از بارزترین مزایای ساخت امضا آنلاین، صرفه‌جویی در زمان است؛ به‌جای اینکه نیاز به حضور شخص امضاءکننده باشد یا منتظر تحویل اسناد رفت‌وبرگشتی بود، این امکان وجود دارد که یک لینک الکترونیکی ارسال کنید که زمان امضای سند را در یک چشم به هم زدن تسهیل ببخشد. اسناد کاغذی مفقودشده نیاز به شروع مجدد فرآیند امضا دارد و احتمال خطرات قانونی را افزایش می‌دهد. امضاهای دیجیتالی را می‌توان به‌صورت الکترونیکی به یک قرارداد پیوست کرد و در عرض چند ثانیه، آن قرارداد را بازگرداند. این ویژگی به صرفه‌جویی در زمان کمک زیادی می‌کند.

2- صرفه‌جویی در هزینه‎‌ها

صرفه‌جویی در زمان باعث کاهش هزینه‌های سازمانی می‌شود. هر کسب‌وکار موفقی در تلاش است تا هزینه‌های خود را کاهش دهد؛ بنابراین اتوماسیون کردن فرآیندها، راهی آسان برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها و افزایش بازگشت سرمایه است. علاوه بر این، حذف هزینه‌های چاپ، بسته‌بندی و حمل‌ونقل، باعث صرفه‌جویی بیشتری در هزینه‌ها می‌شود که در بلندمدت سود زیادی را به کسب‌وکارها ارائه می‌دهد.

3- کمک به افزایش بهره‌وری

زمانی که کارکنان می‌توانند از زمان خود برای تمرکز بر کارهای پیچیده به‌جای کارهای اداری خسته‌کننده استفاده کنند، کارهای تکراری کنار می‌روند و بهره‌وری و رضایت کارکنان افزایش می‌یابد. با ساخت امضا آنلاین این امکان را دارید تا وظایفی را که به‌صورت کاغذی انجام می‌شوند، حذف کنید. درحقیقت، افزایش بهره‌وری، رابطه مستقیم با صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها دارد.

4- افزایش امنیت و کاهش ریسک

آیا امضای دیجیتال امن است؟ برای پاسخ به این پرسش به موارد زیر توجه کنید:

• امضای دیجیتالی از نظر قانونی قابل اجرا است و جعل آنها دشوار می‌باشد. از این رو، از امضای دستنویس ایمن‌تر است.
• امضای دیجیتالی معمولاً با یک دنباله حسابرسی الکترونیکی متشکل از ایمیل‌ها، امضای اسناد و کپی قراردادها همراه است که تأییدشان را آسان می‌کند.
• امضای الکترونیکی می‌تواند حتی تغییرات و اصلاحات جزئی را تشخیص دهد و از امضای کاغذی که به‌راحتی دستکاری می‌شوند، ایمن‌تر است.
• اسناد کاغذی ممکن است گم یا دزدیده شوند و در معرض خطر آسیب فیزیکی قرار گیرند؛ اما اسنادی که با امضای دیجیتالی تأیید شده‌اند، قابل ذخیره هستند.
• هیچ شخص ثالثی نمی‌تواند بدون اجازه به اسناد الکترونیکی دسترسی داشته باشد.
• اسناد امضاءشده به‌صورت دیجیتالی با اطلاعاتی مانند هویت امضاءکننده و زمان و مکان امضا برچسب‌گذاری می‌شود.
• امضاهای دیجیتالی را می‌توان با روش‌های احراز هویت بیومتریک و رمز عبور برای ایمنی بیشتر، محافظت کرد.

حتماً بخوانید: تأثیرات دیجیتال ‌سازی اسناد تجاری و بایدها و نبایدهای آن

5- افزایش راحتی و آسانی

دسترسی به پلتفرم‌های ساخت امضا آنلاین برای همه کاربران، راحت و آسان است. چه در حال ارسال یا دریافت اسناد باشید، فرآیندهای امضای الکترونیکی به‌شکلی بصری و ساده انجام می‌شود. هر جا و هر زمان این امکان را دارید تا امضای خود را روی اسناد درج کنید؛ در تلفن همراه یا کامپیوتر رومیزی، در ساختمان شرکت یا در خودرو. امضاهای دیجیتالی امکان دسترسی سریع به اسناد و سرعت بخشیدن به تراکنش‌ها را بدون چاپ یا اسکن فراهم می‌کنند.

6- کمک به محیط زیست

هنگام استفاده از امضاهای کاغذی، هم فرستنده و هم گیرنده باید اسناد را چندین بار با استفاده از کاغذ و جوهر چاپگر چاپ یا اسکن کنند. با امضای دیجیتال دیگر نیازی به خرید چاپگر یا اسکنر ندارید و می‌توانید در هزینه‌های مربوط به خرید کاغذ نیز صرفه‌جویی کنید. همچنین، اسناد جدیدی که به‌صورت الکترونیکی امضا می‌شوند، فضای فیزیکی ندارند. پس دیگر خبری از کمدهای بایگانی یا انبوه بایگانی‌های کاغذی نخواهد بود.

انواع شرایط ساخت امضا دیجیتال

بیایید سه نوع مختلف ساخت امضای الکترونیکی را بررسی کنیم تا ببینیم کدام‌یک برای شما مناسب‌تر است:

1- امضای دیجیتالی پایه

امضاهای الکترونیکی پایه لازم نیست شبیه امضاهای دستنویس باشند. با این حال، این امضاها ارزان هستند و استفاده از آنها آسان است؛ اما امنیت کمتری دارند و اغلب مشکلات حقوقی زیادی ایجاد می‌کنند. این امضاها از نظر قانونی از اعتبار پایینی برخوردار هستند.

2- امضای دیجیتالی پیشرفته

بسیاری از پلتفرم‌های آنلاین از امضاهای الکترونیکی پیشرفته استفاده می‌کنند که بهترین نوع امضای آنلاین برای اکثر افراد و کسب‌وکارها است. این امضاها نیاز دارند که هویت امضا برای امضاءکننده منحصربه‌فرد باشد. علاوه بر این، در این امضاها از رمزگذاری استفاده می‌شود و این رمزگذاری از داده‌ها در برابر تغییرات و حملات محافظت می‌کند.

حتماً بخوانید: استفاده از امضای الکترونیکی در صنایع مختلف و تأثیرات آن

3- امضای دیجیتالی واجد شرایط

امضاهای الکترونیکی واجد شرایط به فناوری خاصی برای ساخت نیاز دارند. این روش امضای الکترونیکی بسیار امن است؛ اما پرهزینه نیز می‌باشد. امضای الکترونیکی واجد شرایط به بهترین وجه برای قراردادهای بسیار باارزش و با ریسک بالا مانند مالکیت یا انتقال املاک و مستغلات اعمال می‌شود.

نحوه ساخت امضا آنلاین

با برخی از برنامه های کامپیوتر مانند آکروبات ریدر و ورد می‌توان امضای الکترونیکی ساخت؛ اما بهترین روش ساخت امضای الکترونیکی، استفاده از پلتفرم‌های آنلاین مانند لامینگو است. در این وبسایت می‌توانید ثبت‌نام کنید و به‌راحتی اسناد را با آپلود کردن، امضا کنید. همچنین، جهت بهره‌مندی از امضای دیجیتال که از امنیت بسیار بیشتری برخوردار است، می‌توانید از خدمات سامانه امضانو استفاده نمایید.

پلتفرم‌های آنلاین دارای ویژگی‌های گسترده‌ای هستند و امنیت کامل فرآیند امضای اسناد را به‌صورت الکترونیکی فراهم می‌کنند. پس اگر از یک پلتفرم آنلاین معتبر برای ساخت امضا آنلاین استفاده کنید، علاوه بر افزایش امنیت، در زمان و هزینه‌های خود نیز صرفه‌جویی می‌کنید و تجربه مشتری را بهبود می‌بخشید.

ما را در اینستاگرام دنبال کنید

کلام آخر

امضای دیجیتال یک اثر انگشت مجازی ایجاد می‌کند که منحصربه‌فرد است و برای شناسایی کاربران و محافظت از اطلاعات موجود در پیام‌ها یا اسناد دیجیتال استفاده می‌شود. این امضا اطمینان می‌دهد که هنگام انتقال بین امضاءکننده و گیرنده، هیچ‌گونه تحریفی رخ نمی‌دهد. امضای الکترونیکی به‌طور قابل توجهی قابل اعتمادتر و ایمن‌تر از امضای کاغذی است. با ساخت امضا آنلاین، می‌توانید از مزایای بی‌مانند این روش در انجام امور تجاری خود استفاده کنید.

جهت خواندن سایر مطالب مربوط به امضای دیجیتال، به وبلاگ لامینگو مراجعه کنید.