بررسی اهمیت و مزایای ساخت امضا آنلاین + معرفی پلتفرم خدمات امضا

آیا شما هنوز نسبت به داشتن امضای دیجیتال مقاومت می‌کنید؟ اگر در مورد مزایای ساخت امضا آنلاین اطلاعات خود را افزایش دهید، بدون شک همین امروز یک امضای الکترونیکی برای خود ایجاد می‌کنید. امضای دیجیتال فواید زیادی برای کسب‌وکارتان به‌همراه دارد و به شما کمک می‌کند تا اسناد و قراردادها را با امنیت کامل امضا کنید. برای اینکه بدانید اهمیت ساخت امضا دیجیتال چیست و چگونه می‌توان یک امضای الکترونیکی ساخت، با مقاله دیگری از وبلاگ لامینگو همراه باشید.

ورود به سامانه امضانو

امضای دیجیتال چیست؟

امضای دیجیتالی، شبیه به اثر انگشت دیجیتال عمل می‌کند. امضای دیجیتال که به‌شکل یک پیام رمزگذاری‌شده است، به‌طور ایمن امضاءکننده را با یک سند در یک تراکنش ثبت‌شده پیوند می‌دهد. امضای دیجیتال به فرمت پذیرفته‌شده جهانی به نام زیرساخت کلید عمومی (PKI)  برای اطمینان از امنیت بیشتر متکی است. زیرساخت کلید عمومی زیرمجموعه‌ای از فناوری امضای الکترونیکی (eSignature) می‌باشد.

امضای دیجیتال نوعی امضای الکترونیکی است که در آن یک الگوریتم ریاضی به‌طور معمول برای تأیید صحت و یکپارچگی یک پیام (به‌عنوان مثال، یک ایمیل، یک تراکنش با کارت اعتباری یا یک سند دیجیتال) استفاده می‌شود. امضای دیجیتال می‌تواند اثبات مبدأ، زمان، هویت و وضعیت یک سند دیجیتالی را ارائه دهد. یک امضا تأیید می‌کند که داده‌ها از امضاءکننده صادر شده و در حین انتقال دستکاری نشده‌اند.

اهمیت ساخت امضا آنلاین

توافق‌نامه‌ها و تراکنش‌هایی که زمانی روی کاغذ امضا شده و به‌صورت فیزیکی تحویل داده می‌شدند، اکنون با انجام کارهای آنلاین و با اسناد و مدارک کاملاً دیجیتالی جایگزین شده‌اند. مهاجمانی که می‌خواهند داده‌ها را به‌نفع خود بدزدند یا دستکاری کنند، اغلب هر زمان که داده‌های ارزشمند یا حساس به اشتراک گذاشته می‌شود، حضور دارند.

برای به حداقل رساندن خطر دستکاری اسناد توسط مجرمان، کسب‌وکارها باید بتوانند بررسی و تأیید کنند که این اسناد، داده‌ها و ارتباطات مهم تجاری، قابل اعتماد و ایمن هستند. در مقایسه با فرآیندهای کاغذی، امضای دیجیتالی اغلب به بهبود مدیریت اسناد کمک می‌کند.

هنگامی که امضای دیجیتال وجود دارد، امضای یک سند ساده می‌شود و می‌تواند در هر رایانه یا گوشی همراه انجام شود. اسناد امضاءشده دیجیتالی برای کنترل و پیگیری بسیار آسان هستند. البته، بسیار مهم است که این قراردادهای امضاءشده دیجیتالی از نظر قانونی به رسمیت شناخته شوند.

حتماً بخوانید: آیا امضای دیجیتال امن است؟ پاسخ به پرتکرارترین سؤالات امنیت امضای دیجیتال

مزایای ساخت امضا آنلاین

در بالا اشاره کردیم که اگر تاکنون از امضای دیجیتال استفاده نمی‌کردید، حالا زمان ساخت آن است. ما برای ادعای خود، دلایل زیر را داریم:

1- صرفه‌جویی در زمان

یکی از بارزترین مزایای ساخت امضا آنلاین، صرفه‌جویی در زمان است؛ به‌جای اینکه نیاز به حضور شخص امضاءکننده باشد یا منتظر تحویل اسناد رفت‌وبرگشتی بود، این امکان وجود دارد که یک لینک الکترونیکی ارسال کنید که زمان امضای سند را در یک چشم به هم زدن تسهیل ببخشد. اسناد کاغذی مفقودشده نیاز به شروع مجدد فرآیند امضا دارد و احتمال خطرات قانونی را افزایش می‌دهد. امضاهای دیجیتالی را می‌توان به‌صورت الکترونیکی به یک قرارداد پیوست کرد و در عرض چند ثانیه، آن قرارداد را بازگرداند. این ویژگی به صرفه‌جویی در زمان کمک زیادی می‌کند.

2- صرفه‌جویی در هزینه‎‌ها

صرفه‌جویی در زمان باعث کاهش هزینه‌های سازمانی می‌شود. هر کسب‌وکار موفقی در تلاش است تا هزینه‌های خود را کاهش دهد؛ بنابراین اتوماسیون کردن فرآیندها، راهی آسان برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها و افزایش بازگشت سرمایه است. علاوه بر این، حذف هزینه‌های چاپ، بسته‌بندی و حمل‌ونقل، باعث صرفه‌جویی بیشتری در هزینه‌ها می‌شود که در بلندمدت سود زیادی را به کسب‌وکارها ارائه می‌دهد.

3- کمک به افزایش بهره‌وری

زمانی که کارکنان می‌توانند از زمان خود برای تمرکز بر کارهای پیچیده به‌جای کارهای اداری خسته‌کننده استفاده کنند، کارهای تکراری کنار می‌روند و بهره‌وری و رضایت کارکنان افزایش می‌یابد. با ساخت امضا آنلاین این امکان را دارید تا وظایفی را که به‌صورت کاغذی انجام می‌شوند، حذف کنید. درحقیقت، افزایش بهره‌وری، رابطه مستقیم با صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها دارد.

4- افزایش امنیت و کاهش ریسک

آیا امضای دیجیتال امن است؟ برای پاسخ به این پرسش به موارد زیر توجه کنید:

• امضای دیجیتالی از نظر قانونی قابل اجرا است و جعل آنها دشوار می‌باشد. از این رو، از امضای دستنویس ایمن‌تر است.
• امضای دیجیتالی معمولاً با یک دنباله حسابرسی الکترونیکی متشکل از ایمیل‌ها، امضای اسناد و کپی قراردادها همراه است که تأییدشان را آسان می‌کند.
• امضای الکترونیکی می‌تواند حتی تغییرات و اصلاحات جزئی را تشخیص دهد و از امضای کاغذی که به‌راحتی دستکاری می‌شوند، ایمن‌تر است.
• اسناد کاغذی ممکن است گم یا دزدیده شوند و در معرض خطر آسیب فیزیکی قرار گیرند؛ اما اسنادی که با امضای دیجیتالی تأیید شده‌اند، قابل ذخیره هستند.
• هیچ شخص ثالثی نمی‌تواند بدون اجازه به اسناد الکترونیکی دسترسی داشته باشد.
• اسناد امضاءشده به‌صورت دیجیتالی با اطلاعاتی مانند هویت امضاءکننده و زمان و مکان امضا برچسب‌گذاری می‌شود.
• امضاهای دیجیتالی را می‌توان با روش‌های احراز هویت بیومتریک و رمز عبور برای ایمنی بیشتر، محافظت کرد.

حتماً بخوانید: تأثیرات دیجیتال ‌سازی اسناد تجاری و بایدها و نبایدهای آن

5- افزایش راحتی و آسانی

دسترسی به پلتفرم‌های ساخت امضا آنلاین برای همه کاربران، راحت و آسان است. چه در حال ارسال یا دریافت اسناد باشید، فرآیندهای امضای الکترونیکی به‌شکلی بصری و ساده انجام می‌شود. هر جا و هر زمان این امکان را دارید تا امضای خود را روی اسناد درج کنید؛ در تلفن همراه یا کامپیوتر رومیزی، در ساختمان شرکت یا در خودرو. امضاهای دیجیتالی امکان دسترسی سریع به اسناد و سرعت بخشیدن به تراکنش‌ها را بدون چاپ یا اسکن فراهم می‌کنند.

6- کمک به محیط زیست

هنگام استفاده از امضاهای کاغذی، هم فرستنده و هم گیرنده باید اسناد را چندین بار با استفاده از کاغذ و جوهر چاپگر چاپ یا اسکن کنند. با امضای دیجیتال دیگر نیازی به خرید چاپگر یا اسکنر ندارید و می‌توانید در هزینه‌های مربوط به خرید کاغذ نیز صرفه‌جویی کنید. همچنین، اسناد جدیدی که به‌صورت الکترونیکی امضا می‌شوند، فضای فیزیکی ندارند. پس دیگر خبری از کمدهای بایگانی یا انبوه بایگانی‌های کاغذی نخواهد بود.

ساخت امضای دیجیتال

تا این‌جا تا حدودی با امضای دیجیتال و مزایای استفاده از آن آشنا شدید. اما سؤالی که در این قسمت مطرح می‌شود، نحوه ایجاد یک امضای الکترونیک است. در این خصوص باید گفت که پلتفرم‌ها و اپلیکیشن‌های مختلفی وجود دارند که خدمات ساخت امضای دیجیتال را به کاربران خود ارائه می‌دهند. در ادامه به معرفی تعدادی از معروفترین و بهترین پلتفرم‌های ساخت امضای دیجیتال می‌پردازیم.

1.‌ Adobe Acrobat Sign

نام شرکت adobe  را در خصوص برنامه ویرایش فایل‌هایPDF  بسیار شنیده‌اید. اما خوب است بدانید که این کمپانی یک پلتفرم امضای دیجیتال ایجاد کرده‌است که می‌تواند برای کسب‌وکارهای کوچک تا بزرگ بسیار کارآمد باشد.

نرم افزار امضای دیجیتال شرکت adobe  دارای قابلیت‌های بسیاری است که افراد و شرکت‌ها می‌توانند بسته به نیاز خود، از سطوح مختلف این امکانات در قیمت‌های متفاوت استفاده کنند. از جمله مزایای این نرم‌افزار انطباق با برنامه‌هایی مانند مجموعه مایکروسافت آفیس، Microsoft Power Automate ،  Dropbox و Salesforce  است. همچنین این برنامه قابلیت‌های خوبی درخصوص ویرایش و شخصی‌سازی اسناد در اختیار کاربران قرار می‌دهد.

2.‌ SignNow

اگر بخواهید اسناد خود را به‌صورت آنلاین و از طریق یک وبسایت ایجاد، اشتراک‌گذاری و امضا کنید، SignNow  این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهد.

از قابلیت‌های جذاب SignNow  می‌توان به شخصی‌سازی فیلدهای یک سند و امکان پر کردن آن توسط افرادی خاص و از پیش تعریف شده اشاره کرد. همچنین امکان رصد مراحل تکمیل سند و پرکردن فیلدها برای کاربر فراهم شده‌است.

SignNow   ظاهری بسیار کاربرپسند و آسان در استفاده دارد. کابران می‌توانند اشتراک سالیانه این پلتفرم را در سطوح مختلف از امکانات و با توجه به نیاز خود خریداری کنند. البته با توجه به امکانات تخصصی و فراوان این سایت، استفاده از آن مناسب کسب‌وکارها و شرکت‌ها است. خرید اشتراک SignNow  به‌منظور استفاده شخصی به دلیل عدم نیاز به همه امکانات آن و با توجه به قیمت، به کاربران با نیاز شخصی توصیه نمی‌شود.

3.‌ PandaDoc

PandaDoc یک نرم‌افزار مدیریت اسناد است که امکانات فراوانی را در خصوص ایجاد یک سند و همچنین پیگیری آن در اختیار کاربران قرار می‌دهد. این پلتفرم همچنین، امکان ایجاد امضای دیجیتال را برای اسناد فراهم کرده است. از دیگر امکانات PandaDoc می‌توان به امکان ایجاد درگاه پرداخت اشاره کرد.

برای استفاده از این پلتفرم کاربران امکان خرید سه نوع اشتراک با سطوح مختلفی از امکانات را دارند. البته با استفاده از نسخه رایگان نیز امکانات قابل قبولی در اختیار کاربران قرار می‌گیرد.

4.‌ DocuSign

پلتفرم DocuSign از پیشگامان صنعت امضای دیجیتال است که بیش از یک میلیون کاربر در سراسر جهان دارد. شاید بتوان اصلی‌ترین مزیت این پلتفرم نسبت به سایر رقبا را امنیت بالای آن دانست. این پلتفرم منطبق با GDPR و استانداردهایی نظیر iso27001 است. همین امر موجب شده است تا DocSign در کسب‌وکارها و مشاغل مختلف مورد استفاده قرار بگیرد.

پلتفرم امضای دیجیتال DocuSign می‌تواند پاسخگوی نیازهای کاربران در هر سطح و اندازه‌ای باشد. این پلتفرم همچنین امکانات جذابی نظیر مدیریت چرخه عمر قرارداد، مدیریت مذاکرات قراردادی و بررسی قرارداد توسط هوش مصنوعی را در اختیار کاربران خود قرار می‌دهد.

5.‌ SignWell

SignWell یک پلتفرم امضای دیجیتال رایگان است که به‌سادگی، امکان امضای اسناد را به‌شکلی مطمئن در اختیار کاربران خود قرار می‌دهد.

هرچند استفاده از SignWell رایگان است، اما همه امکانات لازم برای امضای اسناد را فراهم می‌کند. امکاناتی نظیر چند امضا برای یک سند، قالب‌های آماده اسناد، به اشتراک‌گذاری و ردیابی اسناد و گزارش‌های حسابرسی اسناد در این پلتفرم مهیا شده‌اند. همچنین این پلتفرم نیز دارای گواهینامه‌های انطباق با استانداردهای امنیتی مختلف نظیر HIPPA  است.

در حالت رایگان، کاربران امکان امضای دیجیتال سه سند را در هر ماه با استفاده از این پلتفرم دارند. برای استفاده بیشتر، امکان خرید اشتراک در سطوح مختلف برای کاربران وجود دارد. این پلتفرم گزینه‌ای مناسب و رایگان برای کسب‌وکارها و افرادی است که تعدادی محدود سند برای امضا دارند و همچنین امنیت و مورد اطمینان بودن امضای دیجیتال نیز برای آن‌ها اهمیت دارد.

پلتفرم ایرانی امضای دیجیتال

شاید جالب باشد که بدانید علاوه بر پلتفرم‌های خارجی امضای دیجیتال، مجموعه امضانو امکان امضای دیجیتال اسناد را در قالب پلتفرم امضانو برای کاربران ایرانی فراهم کرده‌است.

در این پلتفرم شما می‌توانید با صرف زمانی کوتاه و با انجام فرآیند احراز هویت و دریافت گواهی ریشه، اسناد خود را به‌صورت الکترونیکی امضا کنید. این نوع امضا از نظر قانونی کاملاً معتبر و قابل پیگیری و استناد است و کاربران می‌توانند با اطمینان خاطر از آن استفاده کنند.

حتماً بخوانید: استفاده از امضای الکترونیکی در صنایع مختلف و تأثیرات آن

ما را در اینستاگرام دنبال کنید

کلام آخر

در این نوشته سعی شد تا ضمن آشنایی با مزایای استفاده از امضای دیجیتال، تعدادی از معروفترین و پرکاربردترین پلتفرم‌های ساخت امضای دیجیتال نیز معرفی شوند. شما می‌توانید نظرات و تجربیات خود در استفاده از امضای دیجیتال را از قسمت نظرات با ما و خوانندگان این مطلب به اشتراک بگذارید. همچنین با مراجعه به بلاگ لامینگو می‌توانید به اطلاعات بیشتری در خصوص امضای دیجیتال دسترسی پیدا کنید.