چرا باید از امضای دیجیتال استفاده کنیم؟ با مزایای امضای دیجیتال آشنا شوید

هر کسب‌وکار، دارای اسناد و قراردادهایی است که باید توسط افراد حقیقی یا حقوقی امضاء شوند. به‌طور سنتی، این اسناد باید به‌صورت دستی و با خودکار یا قلم امضاء شوند. زمانی که سازمان‌ها از یکدیگر دور بودند، این قراردادها باید از طریق پست، فکس یا به‌صورت فیزیکی برای طرف مقابل جهت امضاء ارسال و سپس برگردانده می‌شدند.

همه چیز در دنیای امروز از دستی به دیجیتالی تغییر کرده است. بیشتر تراکنش‌ها از طریق یک اتصال دیجیتال انجام می‌شوند تا امکان انجام تراکنش‌های سریع‌‌تر فراهم شوند. با این حال، زمانی که اسناد نیاز به امضاء داشته باشند، فرآیند دستی باعث کاهش سرعت انجام امور می‌شود. خوشبختانه، امضای دیجیتال توانسته این مشکل را به‌طور کامل برطرف کند. برای درک مزایای امضای دیجیتال، با مقاله دیگری از لامینگو همراه باشید.

ورود به سامانه امضانو

مزایای استفاده از امضای دیجیتال

برای هر کسی که مجبور است مدام هر سندی را امضاء کند، رفتن به محل مورد نظر برای امضای سند یا ارسال رفت‌وبرگشتی مدارک، کاری ملال‌آور است. در اینجاست که امضای دیجیتال وارد میدان می‌شود تا فواید زیر را در اختیار افراد قرار دهد:

1- افزایش سرعت در انجام امور اداری

مزیت اصلی امضای دیجیتال، «سرعت» است. اسناد را می‌توان در عرض چند دقیقه برای گیرنده ارسال کرد. شرکت‌ها یا سایر نهادها می‌توانند به‌راحتی اسناد و سایر قراردادهای مهمی را که نیاز به امضاء دارند، مستقیماً از طریق اینترنت برای طرف مقابل ارسال کنند.

طرف مقابل می‌تواند با خیالی راحت و به‌صورت ایمن، اسناد را مورد ارزیابی قرار دهد و در عرض چند دقیقه به‌صورت الکترونیکی آن اسناد را امضاء کند. سپس فرستنده از امضای طرف مقابل مطلع می‌شود و هر دو طرف یک کپی از اسناد را در نزد خود نگه می‌دارند.

امضای دیجیتالی امکان گردش سریع کارها و مدیریت فرآیندهای سازمان را فراهم می‌کند و به نهادها اجازه می‌دهد تا امور اداری خود را سرعت ببخشند. ارسال مدارک به‌صورت دیجیتالی نیز احتمال گم شدن مدارک در هنگام تحویل آنها را به حداقل می‌رساند. همچنین، ارسال اسناد به‌صورت دیجیتالی امکان تراکنش سریع‌تر و ایمن‌تر را فراهم می‌کند. (در مورد امنیت امضای دیجیتالی، در ادامه به‌تفصیل صحبت می‌شود.)

حتماً بخوانید: توکن امضای دیجیتال چیست و چگونه می‌توان آن را دریافت کرد؟

2- صرفه‌جویی در زمان، هزینه‌ها و فضا

وقتی بین طرفین قرارداد فاصله فیزیکی وجود دارد، ملاقات حضوری به‌غیر از اتلاف زمان هیچ چیز دیگری نخواهد داشت. درحقیقت، یکی از ارزشمندترین منابع یک کسب‌وکار، «زمان» است. صرفه‌جویی در زمان یکی از بهترین مزایای امضای دیجیتال است.

امضای الکترونیکی قراردادها به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا کلیه کارها با سرعت بیشتری انجام شود. کارهای مهم شرکت ممکن است با انتظار برای ارسال و دریافت اسناد به تعویق بیفتد. این موضوع باعث عقب افتادن کارها و خارج شدن سازمان از برنامه ازپیش‌تعیین‌شده می‌شود.

از سویی دیگر، هر سند مهمی باید تولید، چاپ و بسته‌بندی شده و سپس به‌شکلی ایمن برای گیرنده ارسال شود. تمام این مراحل هزینه‌بر هستند. اگرچه ممکن است هزینه‌ها برای یک سند قابل توجه نباشند؛ اما اگر کسب‌وکاری به‌طور مرتب به امضای اسناد نیاز داشته باشد، هزینه‌ها می‌توانند سرسام‌آور باشند. امضای الکترونیکی، بسیاری از این هزینه‌ها را حذف می‌کند.

کسب‌وکارها حتی در فضای اداری خود نیز می‌توانند صرفه‌جویی کنند. دیگر نیازی نیست که قراردادهای کاغذی در دفاتر بایگانی و ذخیره شوند. با فرآیند امضای الکترونیکی، تمام اسناد دیجیتالی می‌شوند و می‌توانند به‌جای اشغال فضای اداری، به‌طور ایمن در کامپیوتر ذخیره و نگهداری شوند.

3- بهبود کارآیی در مدیریت فرآیندهای سازمانی

نهایی کردن یک فرآیند تجاری، اغلب اوقات می‌تواند وقت‌گیر و پر از کاغذبازی‌های خسته‌کننده باشد. در این حالت، مدت‌زمانی که باید تیم‌های کاری برای انجام مؤثر امور صرف کنند، اغلب برای انجام وظایف تکراری تلف می‌شود. به همین دلیل است که همه سعی می‌کنند با کار دیجیتالی، فرآیندهای سازمانی خود را به‌شکلی بهینه مدیریت کنند. امضای دیجیتال می‌تواند گامی مؤثر برای بهبود کارآیی در یک سازمان باشد.

فواید امضای دیجیتال در مدیریت فرآیندها باعث می‌شوند تا به انجام امور زیر دیگر نیازی نباشد:

• منتظر ماندن برای آمدن مدیران ارشد به دفتر جهت امضای اسناد؛
• امضا، چاپ، اسکن و ارسال دستی یک سند؛
• بایگانی دستی اسناد و مدارک مهم؛
• بررسی دستی اسناد جهت وجود امضاء.

4- بهبود تجربه کاربری برای مشتریان

بهبود تجربه کاربری از مزایای امضای دیجیتال است. تجربه کاربری، درک مشتری از تعامل او با سازمان است. این مهم از هر لحظه تماس مشتری با سازمان شکل می‌گیرد. با استفاده از امضای دیجیتالی، می‌توانید تعاملات مشتری با کسب‌وکار خود را بهبود ببخشید. این نوع امضاء این راحتی را فراهم می‌کند که اسناد در هر جایی قابل دسترس هستند. اگر مشتریان در مسافرت هستند، امکان دریافت امضاء به‌صورت الکترونیکی وجود دارد.

امضای دیجیتالی می‌تواند ذهنیت مشتری را تغییر دهد. مشتری احساس خواهد کرد که کسب‌وکار مربوطه ساختاری مدرن دارد و به رضایت کاربران خود اهمیت می‌دهد. علاوه بر این، می‌توان از انواع پلتفرم‌های آنلاین برای کاربرپسند کردن امضای دیجیتال استفاده کرد. دیگر به انبوهی از کاغذها برای قرار دادن جلوی مشتری نیاز نیست؛ فقط باید یک دستگاه یا یک پلتفرم آنلاین را برای امضاء کاغذها به مشتری پیشنهاد داد.

5- تطابق با معیارهای قانونی

در سال‌های اخیر، اکثر کشورهای جهان قوانین و مقرراتی را اتخاذ کرده‌اند که قانونی بودن امضای دیجیتال را به رسمیت می‌شناسند و آن را یک امضای الزام‌‌آور می‌دانند. در اروپا، به لطف مقررات «eIDAS» یک پلتفرم قانونی وجود دارد که امکان استفاده فرامرزی و تأیید امضای الکترونیکی را فراهم می‌کند.

طبق آیین نامه «eIDAS»، با انواع امضاها در دادگاه به‌طور مساوی رفتار می‌شود. اصالت و اطمینان در امضای دیجیتال، نشان‌دهنده هویت فرد امضاءکننده است. این مهم می‌تواند در هر دادگاه قانونی مانند هر سند کاغذی دارای اعتبار باشد. در ایران نیز از امضای دیجیتال به شکل قانونی استفاده می‌شود و مورد تأیید قانون تجارت الکترونیک قرار دارد.

حتماً بخوانید: تأثیر امضای الکترونیکی در کسب و کار و ارتقاء سطح کیفیت آن

6- افزایش امنیت و اصالت اطلاعات

وقتی نوبت به امضاء می‌رسد، اصالت و امنیت در اولویت هستند. درحقیقت، امنیت از مهمترین مزایای امضای دیجیتال است. در قانون تجارت الکترونیک، از امضای دیجیتال با عنوان «امضای الکترونیکی مطمئن» یاد شده است. به لطف رمزگذاری سند، شما این تضمین را دارید که سند پس از امضاء بدون تغییر باقی بماند. پس هیچ خطری در مورد اضافه یا حذف شدن اطلاعات در اسناد وجود ندارد.

برنامه‌های نرم‌افزاری از فنآوری رمزگذاری استفاده می‌کنند تا فقط فرستنده و گیرنده به اسناد دسترسی داشته باشند. پس از تکمیل، اسناد به‌شکلی ایمن توسط هر دو طرف ذخیره می‌شوند تا مطمئن شوند که اشخاص ثالث به اطلاعات دسترسی ندارند.

اسناد بر روی یک سرور امن ارسال می‌شوند که فقط شخص مورد نظر می‌تواند به آنها دسترسی داشته باشد. این امر، احتمال ارسال اطلاعات نادرست یا حتی دستکاری فایل‌ها را از بین می‌برد. پس کسب‌وکارها می‌توانند مطمئن باشند که همه امضاها معتبر هستند.

7- آسیب‌پذیری کمتر نسبت به اسناد کاغذی

اسناد کاغذی نسبت به همتایان دیجیتالی خود امنیت کمتری دارند. اگر اسناد شرکت در کامپیوتر قرار داشته باشند، فقط افراد مجاز می‌توانند به آن قراردادها دسترسی داشته باشند. با این حال، اسناد کاغذی که در قسمت‌های مختلف دفتر یا حتی در کمدهای فایلینگ بایگانی می‌شوند، از نظر امنیتی نگرانی‌های بیشتر ایجاد می‌کنند.

اسناد کاغذی از جهات دیگری نیز آسیب‌پذیر هستند. کاغذ ممکن است در اثر جابجایی بیش از حد آسیب ببیند. رطوبت و زمان نیز می‌تواند کاغذ را فرسوده کند. بنابراین، اسناد را نمی‌توان در طولانی‌مدت نگهداری کرد. اگر شرکتی از خدمات امضای دیجیتال استفاده می‌کند، مطمئن خواهد شد که هر قسمت از سند کامل و به‌درستی امضاء شده است.

8- کاهش وجود خطا در امضای دیجیتالی

از دیگر مزایای امضای دیجیتال می‌توان به کاهش خطا در انجام امور اداری اشاره کرد. بررسی‌های دستی ریسک بالاتری نسبت به فرآیندهای اتوماسیون دارند. با امضای دیجیتالی می‌توان میزان خطا را در تعداد اسناد و اطمینان از امضای همه آنها به صفر کاهش داد.

با یک کپی کاغذی، گیرنده ممکن است بخش‌هایی از سند را از دست بدهد و آن را بدون تأیید بازگرداند. این مهم مشکل بزرگی ایجاد می‌کند؛ زیرا ممکن است طرف مقابل به‌دلیل ناقص بودن مدارک از هر تعهدی خارج شود. این مهم به‌ویژه چهره کسب‌وکار را خدشه‌دار می‌کند و سازمان را بی‌برنامه و بی‌نظم نشان می‌دهد.

کانال تلگرام لامینگو

کلام آخر

از آنجایی که دنیا بیشتر به‌سمت دیجیتالی شدن پیش می‌رود، مهم است که کسب‌وکارها با روندهای جدید فنآوری خود را وفق دهند تا از دیگران عقب نمانند. امضای دیجیتال روشی برای امضای اسناد به‌صورت الکترونیکی و آنلاین است. این روش، امکان تسریع روند امور اداری را برای کسب‌وکارها و سایر نهادها فراهم می‌کند.

درست مانند امضای دستی در دفاتر اسناد رسمی، امضای دیجیتال از نظر قانونی الزام‌آور است. برای انجام این کار، بسیاری از افراد به سراغ گزینه‌های نرم‌افزاری و پلتفرم‌های آنلاین می‌روند تا از خدمات امضای دیجیتالی بهره‌مند شوند. دستیابی به یک پلتفرم امضای دیجیتال به شرکت‌ها کمک می‌کند تا با بهبود رویه‌های تجاری خود، وارد عرصه دیجیتال شوند. پیشنهاد ما برای شما، ورود به سامانه امضانو است.

امیدواریم این مقاله مورد توجه شما قرار گرفته باشد. اگر به اطلاعات بیشتر در مورد امضای دیجیتال نیاز دارید، بهتر است سَری به بلاگ لامینگو بزنید و مطالب مورد نیاز خود را مطالعه کنید.