نقش امضای الکترونیکی در دوران شیوع کرونا و مزیت‌های آن

نقش و تأثیر امضای الکترونیکی را در کسب و کارهای مختلف مورد بررسی قرار دادیم و مزیت‌هایی را که مدیران می‌توانند به آنها دسترسی داشته باشند نیز مرور کردیم. اما نقش امضا الکترونیک در زمان شیوع کرونا می‌تواند کمی متفاوت‌تر باشد. در این دوران، باید نگاه ویژه‌تری به تمام شرایط داشته باشیم. الکترونیکی شدن اسناد و مدارک مهم، باعث شده تا مزیت‌های بسیار زیادی برای کسب و کارها و مدیران به وجود آید. این مهم می‌تواند حتی باعث جلوگیری از شیوع ویروس کرونا شده و از نظر سلامتی و رعایت پروتکل‌های بهداشتی نیز مثمر ثمر باشد. در این مقاله، سعی داریم تا به‌صورت کامل و جامع نقش امضای دیجیتالی را در زمان شیوع کرونا برای کسب و کارهای مختلف بررسی نماییم؛ نقشی که می‌تواند بسیار جذاب و ایده‌آل بوده و اهمیت زیادی هم داشته باشد.

کشور ما یکی از کشورهایی است که بیشترین ضرر را از شیوع ویروس کرونا داشته و کسب و کارهای ایرانی با خسران‌های زیادی روبرو شده‌اند. بسیاری از کسب و کارها کاملاً تعطیل و ورشکسته شده و خیلی‌ها هم در مرز نابودی قرار دارند. به همین دلیل، لازم است تا از بازارهایی برای برون‌رفت از این مشکلات استفاده کرد. در این بین، پناه بردن به تکنولوژی و فناوری‌های به‌روز می‌تواند بهترین و ایده‌آل‌ترین تصمیم برای کسانی باشد که به‌دنبال ایجاد محیط بهتر و شرایط ایده‌آل‌تر برای کسب و کار خود هستند. چنین ابزارهایی که در اکثر مواقع به‌صورت رایگان یا با هزینه‌های بسیار کم در دسترس کاربران قرار می‌گیرد، می‌تواند بهترین راه‌حل برای عبور از بحران‌هایی مانند کرونا باشد. شرکت‌ها و سازمان‌هایی که از چنین فرآیندهایی استفاده می‌نمایند، خیلی زود خود را با شرایط وفق داده و می‌توانند بر این مشکلات چیره شوند.

با سامانه امضانو مدرن عمل کنید!

برای کسانی که به‌دنبال استفاده از امضای الکترونیکی و دیجیتال هستند و ترجیح می‌دهند تا در زمان شیوع ویروس کرونا این فناوری جذاب و عالی را در اختیار داشته باشند، می‌توانند از خدمات سامانه امضانو استفاده کنند. این سامانه با بالاترین سطح امنیت و البته سرعت توسعه یافته و کاربران می‌توانند با خیال راحت تمام کارهای مورد نیاز خود را با آن انجام دهند. روش کار سامانه بسیار ساده بوده و هر کسی با اولین بار با ورود به آن، می‌تواند با طی کردن یک دستورالعمل ساده، اقدام به استفاده از امضای دیجیتال نماید. همچنین در این سامانه شرایطی را در نظر گرفته‌ایم تا امنیت کاربران در بالاترین سطح آن باشد. شما می‌توانید نسبت به تمام اسنادی که در آن ردوبدل می‌نمایید، ابتدا تأییدیه‌های لازم را دریافت کرده و پس از اطمینان، این اسناد را با طرف مقابل خود ردوبدل نمایید.

ورود به سامانه امضانو

امضای الکترونیکی؛ کلید ورود به کسب و کار مدرن

شاید از خود پرسیده باشید که امضای الکترونیکی چه مزیت‌هایی داشته و چرا باید از آن استفاده نمایید؟ درباره مزیت‌های این امضا برای کسب و کارهای مختلف و صنایع مختلف نکات لازم را در مقالات گذشته مرور کرده‌ایم. این امضا می‌تواند شرایط بسیار بهینه‌ای را برای کاربران به‌دنبال داشته باشد. همان‌طور که می‌دانید، دیجیتالی‌سازی اسناد و مدارک یکی از اولویت‌های تجارت جهانی بوده و همه سازمان‌ها و کسب و کارها به این سمت حرکت کرده‌اند. در این بین، سازمان‌ها و ادارات ایرانی برای اینکه بتوانند ارتباط خود را با شرکت‌ها و مؤسسات خارجی حفظ نمایند، مجبور هستند که از فناوری‌های مربوط به آن استفاده کرده و خیلی زود از دستورالعمل‌های دیجیتالی شدن پیروی نمایند.

دیجیتالی شدن اسناد و مدارک و دیجیتالی‌سازی اقتصاد و تجارت، با استفاده از ابزارهایی مانند اثر انگشت الکترونیکی و امضا الکترونیکی بسیار ساده و سریع خواهد بود. کشورهای بزرگ در همان شروع پیدایش چنین ابزارهایی از آنها بهره برده و خود را وارد این فرایند نموده‌اند. در ایران نیز ما می‌توانیم با ساخته‌های آنها خیلی سریع‌تر اقدام کرده و قواعد دیجیتال‌سازی را خیلی زود و با سرعت بالا در اقتصاد خود پیاده‌سازی کنیم. در این بین، هر مدیری در هر کسب و کار کوچکی می‌تواند این مسئولیت را به عهده داشته و با انجام مراحل آن برای آن اقدام نماید.

امضای الکترونیکی چه نقشی در دوران کرونا ایفا می‌کند؟

یکی از مهم‌ترین مزیت‌هایی که می‌توان از فرایند دیجیتالی‌سازی و الکترونیکی کردن اسناد و مدارک در اختیار داشت، کم شدن ارتباطات بی‌مورد میان کارکنان و مشتریان و مدیران و کارکنان است. این مهم می‌تواند در زمان شیوع ویروس کرونا تبدیل به یک مزیت بسیار بزرگ شود. خیلی از کارکنان در شرایط کنونی از این امر گله دارند که در ادارات و سازمان‌ها پروتکل‌های بهداشتی رعایت نشده و آنها دائماً در معرض ابتلا به ویروس کرونا قرار می‌گیرند. این موضوع می‌تواند باعث نگرانی‌های بسیار زیادی هم برای آنها و هم برای خانواده این عزیزان باشد. در حالی که با استفاده از فناوری‌های دیجیتال، علاوه‌بر اینکه از کیفیت و کمیت خدمات کاسته نمی‌شود، این پروتکل‌ها نیز به‌خوبی رعایت می‌شود.

البته استفاده از فرایند دیجیتالی‌سازی و ابزارهایی مانند امضای الکترونیکی، مزیت‌های دیگری را نیز برای کسب و کارها در شرایط شیوع ویروس کرونا به‌دنبال دارد. در ادامه با معرفی 10 مزیت اصلی این فناوری برای سازمان‌ها و ادارات و کسب و کارهای کوچک، شما را هرچه بیشتر با مزیت‌های آن آشنا خواهیم نمود.

این مطلب را حتماً بخوانید: انواع امضای الکترونیکی و نکات مهمی که باید درباره آن بدانید!

10 مزیت عمده امضای الکترونیکی در دوران کرونا برای کسب و کارها

قبل از اینکه به معرفی هر یک از این 10 مزیت بزرگ بپردازیم، لازم است یادآوری کنیم که برخی از این مزیت‌ها تنها در شرایطی در دسترس مدیران کسب و کارها قرار می‌گیرد که در زمان انتخاب سامانه آنلاین برای درج امضای الکترونیکی دقت کرده و از سامانه‌های به‌روز و قدرتمند استفاده نمایند. در غیر این صورت، ممکن است امنیت آنها به خطر افتاده و امکان انتشار اسناد خیلی مهم و محرمانه شرکت نیز وجود خواهد داشت.

10 مزیت اصلی استفاده از امضا الکترونیک در زمان شیوع ویروس کرونا به شرح زیر است:

• امکان ارتباط‌گیری با مشتریان بدون حضور فیزیکی
• کمتر شدن ارتباط کارکنان با یکدیگر
• عدم نیاز به دریافت امضاهای تکراری
• حذف اسناد کاغذی و جلوگیری از انتقال ویروس
• امکان کنترل کارمندان از راه دور
• حفظ سرعت کار
• جلوگیری از کاهش راندمان کاری
• برون‌رفت از چالش تعطیلی‌های کرونایی
• امکان رعایت انضباط کاری حتی در ایام تعطیلی کرونایی
• حفظ امنیت کار و اسناد مهم

البته باید خاطرنشان کنیم که مزیت‌های برشمرده‌شده در این مقاله، تنها آنهایی هستند که به‌صورت مستقیم با شیوع ویروس کرونا در ارتباط خواهند بود. مزایا و نقاط مثبت دیگری نیز وجود دارد که به‌صورت عادی استفاده از این خدمات و فناوری می‌تواند برای کاربران به‌دنبال داشته باشد. برای بررسی و مطالعه مزیت‌های کلی استفاده از امضای دیجیتال و الکترونیکی، می‌توانید مقاله مربوط به اثرات امضای الکترونیک در کسب و کارهای امروزی را در بلاگ حقوقی لامینگو مطالعه نمایید.

امکان ارتباط‌گیری با مشتریان بدون حضور فیزیکی

به عنوان اولین مزیت استفاده از این ابزار و فناوری، باید به امکان حذف روابط به‌صورت حضوری اشاره کنیم. تاکنون شما برای یک امضا و یا مطالعه یک سند مجبور بودید تا با مشتری به‌صورت مستقیم رودررو شوید. همچنین حتی برای مشورت با همکاران خود نیز چاره‌ای جز ارتباط مستقیم با آنها نداشتید. حالا با استفاده از این فناوری، شما می‌توانید امضای همکاران و یا مشتریان را بدون ایجاد ملاقات حضوری و رودررو در اختیار داشته باشید. همان‌طور که می‌دانید، کمتر شدن روابط حضوری باعث می‌شود تا ویروس کرونا نیز کمتر شایع شده و افراد کمتر در خطر ابتلا به آن قرار خواهند گرفت.

در نظر داشته باشید که برخورد نزدیک با افراد ناقل ویروس نه تنها برای خود فرد خطرآفرین است، بلکه می‌تواند برای خانواده و کل جامعه خطرات زیادی را به‌دنبال داشته باشد. با هر برخوردی امکان ابتلای سایر کارکنان شرکت، خانواده آنها و همچنین افرادی که با خانواده این عزیزان در ارتباط هستند، وجود خواهد داشت. این موضوع می‌تواند هم جامعه را وارد یک چالش بزرگ نماید و هم خود کسب و کار شما را نیز به‌سمت نابودی بکشاند. امضای الکترونیکی یک ابزار ساده ولی قدرتمند برای برون‌رفت از این چالش خواهد بود.

کمتر شدن ارتباط کارکنان با یکدیگر

همچنین این فناوری باعث می‌شود تا خود کارکنان کمتر نیاز به ملاقات حضوری با یکدیگر داشته باشند. با توجه به اینکه اسناد و مدارک همگی الکترونیکی خواهند شد، برای هر نقطه‌نظری به‌راحتی می‌توان از ابزارهای آنلاین استفاده نمود. حتی برای امضای یک سند توسط همکاران در بخش‌های مختلف نیز دیگر نیاز به ملاقات حضوری نخواهید داشت و این موضوع در نهایت باعث کنترل ابتلا به این ویروس شده و کسب و کار شما را سالم و زنده نگه می‌دارد. دقت کنید که ابتلای یک فرد در هر شرکتی به این ویروس، باعث به وجود آمدن یک چالش بزرگ می‌شود که نتیجه آن کاهش شدید راندمان کاری شرکت بوده و حتی می‌تواند به تعطیلی موقت آن نیز منجر شود.

در بازار امروز که یک روز تعطیلی کسب و کار می‌تواند باعث خسران‌های زیادی برای آن شود، تعطیلی چندروزه و حتی چندهفته‌ای می‌تواند مانند یک سرطان در دل شرکت شما نفوذ کرده و شرایط پیچیده‌ای برای آن به وجود آورد. نقش امضا الکترونیکی در همین مواقع مهم بود و می‌تواند راهی برای پیشگیری از این شرایط باشد.

عدم نیاز به دریافت امضاهای تکراری

هر سند و مدرکی که در یک شرکت مورد بررسی قرار می‌گیرد، بایستی در بخش‌های مختلف ارزیابی شده و افراد با مسئولیت‌های مختلف روی آن نظر دهند. این موضوع باعث می‌شود تا هم ملاقات‌ها بیشتر شده و هم سرعت کار بسیار کند گردد. برخی از امضاها نیز به‌صورت معمول باید در پای برخی از اسناد و مدارک وجود داشته باشند. با استفاده از امضای الکترونیکی، دیگر نیازی به این امضاهای تکراری نداشته و می‌توانید خیلی سریع کارهای خود را پیش ببرید. با این ترتیب باز هم راندمان کاری کارکنان شرکت را افزایش داده و باعث بهبود شرایط خواهید شد.

حذف اسناد کاغذی و جلوگیری از انتقال ویروس

یکی از رایج‌ترین راه‌های انتقال ویروس کرونا، قرار گرفتن آن در محیط‌های مختلفی مانند کاغذ و اسکناس است. از همان روزهای نخست شیوع این ویروس، دانشمندان توصیه داشتند که در محیط‌های آلوده قرار نگرفته و از ابزارهای آلوده نیز استفاده نکنید؛ اتفاقی که در بسیاری از ادارات و سازمان‌ها به‌دلیل استفاده از اسناد کاغذی هر روز می‌افتد و کارکنان با رایج‌ترین روش انتقال این ویروس در ارتباط هستند. سند کاغذی که در طول روز در اختیار چند نفر قرار گرفته و دست‌به‌دست می‌شود، می‌تواند تبدیل به یک منبع برای انتقال این ویروس باشد. به همین دلایل است که عدم استفاده از اسناد کاغذی در چنین شرایطی کارکنان و کارمندان را از ابتلا به این ویروس در امان نگه خواهد داشت.

پرواضح است که برای استفاده از امضا الکترونیکی نیاز به الکترونیکی کردن اسناد و مدارک خواهید داشت و دیگر نیازی به دست‌به‌دست شدن اسناد کاغذی معمول نبوده و می‌توانید از این نظر نیز شرایط بهتری را برای کسب و کار خود ایجاد نمایید. هر چقدر کارکنان و کارمندان کمتر مریض شوند، احتمال موفقیت شما در این دوران بیشتر از قبل خواهد شد.

این مطلب را از دست ندهید: گواهی امضای الکترونیکی چیست؟

امکان کنترل کارمندان از راه دور با استفاده از امضای الکترونیکی

یکی از ترفندهای معمولی که در شرایط کنونی در برخورد با ویروس کرونا در شرکت‌ها و کسب و کارهای مختلف شاهد آن هستیم، دورکاری کارکنان و فراهم کردن شرایطی برای انجام وظایف آنها در خانه است. البته هرچند این موضوع می‌تواند باعث دور ماندن آنها از امکان ابتلا به بیماری شود، اما در نهایت ممکن است چالش‌هایی مانند کاهش راندمان کاری را نیز در پی داشته باشد. به همین دلیل، در عین استفاده از این ترفند، لازم است تا ابزارهای و روش‌هایی برای کنترل کاربران از راه دور وجود داشته باشد. همچنین برای اینکه خدمات آنها نیز با همان شرایط قبلی ادامه داشته باشد، لازم است تا به‌وسیله‌ای شرایط همکاری آنها از راه دور فراهم شود.

امضای الکترونیکی باعث می‌شود تا برای ارجاع خدمات کارکنان نیازی به حضور فیزیکی آنها در محل کار نباشد. همچنین آنها را موظف می‌نماید تا خدمات و مسئولیت‌های خود را در سر موقع به شرکت و مدیر تحویل دهند. به همین سادگی شما می‌توانید با این فناوری برای کنترل کارکنان خود از راه دور اقدام کرده و بهینه‌ترین حالت را، حتی در زمان دورکاری کارکنان نیز برای کسب و کار خود ایجاد نمایید.

با برخورداری از امضای الکترونیکی، سرعت کار خود را حفظ کنید!

یکی از معضلات بزرگی که کسب و کارهای امروزی در زمان شیوع ویروس کرونا با آن روبرو شده‌اند، کاهش سرعت ارائه خدمات است. کارمندان هم در قبال یکدیگر این نقطه‌ضعف را دارا هستند و هم در قبال مشتریان نیز این چالش برای آنها ایجاد شده است. با استفاده از فناوری‌های دیجیتالی مانند امضای الکترونیکی، می‌توانید مسئولیت‌های قبلی را با همان سرعت ادامه دهید. این موضوع باعث می‌شود تا اخلالی در ارائه مسئولیت‌ها توسط کارمندان ایجاد نشده و شرایط مانند قبل باقی بماند. این موضوع باعث می‌شود تا شما حتی بتوانید در رقابت با کسب و کارهای هم‌رده خود نیز موفق‌تر عمل نمایید.

راندمان کاری خود را کاهش ندهید!

کاهش راندمان کاری می‌تواند معضلات به‌مراتب بیشتری را برای کسب و کارهای امروزی به‌دنبال داشته باشد. متأسفانه این امر در زمان شیوع این ویروس بسیار بیشتر شده و عملاً برخی از شرکت‌ها نمی‌توانند حتی یک‌سوم راندمان کاری خود را در شرایط عادی در این زمان ارائه نمایند. ترس از ابتلا به ویروس، مبتلا شدن یک یا چند نفر از کارکنان، برخورد مستقیم با مشتریان و مواردی از این دست را می‌توان از جمله مشکلاتی دانست که باعث کاهش راندمان کاری کارکنان ادارات و سازمان‌ها در شرایط کنونی شده است.

با کنترل این موارد و همچنین جلوگیری از بروز بیماری در کارکنان، می‌توانید هم سلامتی آنها را تضمین نمایید و هم راندمان کاری شرکت خود را نیز مانند روز اول حفظ کنید. استفاده از امضای الکترونیکی می‌تواند یک راه‌حل مناسب برای این منظور باشد. البته برای رسیدن به هدف اصلی شما باید چندین ابزار را در کنار هم مورد استفاده قرار دهید که امضای الکترونیکی یکی از آنها خواهد بود.

شاید این مطلب برای شما جالب باشد: تأثیر امضای الکترونیکی در قرارداد استخدام

امضای الکترونیکی؛ راهی برای برون‌رفت از چالش تعطیلی‌های کرونایی

تعطیلی‌های کرونایی، هم از سوی دولت و هم از سوی خود مدیران کسب و کارها، یکی دیگر از چالش‌های زمان شیوع این ویروس است که گریبان‌گیر همه شرکت‌ها و سازمان‌ها شده است. هرچند کارمندانی که دارای حقوق و مزایای ثابت می‌باشند، از این امر گله‌ای ندارند، این موضوع می‌تواند درآمدهای بهترین شرکت‌های خصوصی و دولتی را تحت تأثیر قرار داده و شرایط بدی را برای آنها به‌دنبال داشته باشد. برای همین منظور، لازم است تا از ترفندهایی برای کنترل این وضعیت استفاده شود.

دورکاری و فراهم نمودن تمهیداتی برای امکان کنترل کارکنان در زمان دورکاری، یکی از راه‌های عالی است که هم به تعطیلات کرونایی و پروتکل‌های بهداشتی احترام گذاشته شود و هم راندمان کاری شرکت نیز در همان شرایط قبلی حفظ گردد. با استفاده از دیجیتالی‌سازی کسب و کار که با استفاده از ابزارهایی مانند امضای الکترونیکی صورت می‌پذیرد، می‌توانید این تعطیلات را بدون دغدغه و با خیالی راحت پشت سر بگذارید.

امکان رعایت انضباط کاری حتی در ایام تعطیلی کرونایی

یکی دیگر از مزایای استفاده از فناوری‌های به‌روزی مانند امضای الکترونیکی، این است که شما می‌توانید با مدیریت کارکنان امکان برقراری انضباط کاری را نیز در بین آنها داشته باشید. هرکس با شناخت مسئولیت‌های خود و با فناوری‌های این‌چنینی، دیگر بهانه‌ای برای دیرکرد در اجرای امور محوله به خود نخواهد داشت و می‌تواند خیلی راحت برای آن اقدام نماید.

حفظ امنیت کار و اسناد مهم

یکی از اصلی‌ترین مزیت‌های استفاده از امضای الکترونیکی، بالاتر بردن سطح امنیت دسترسی و استفاده از اسناد و مدارک مهم است. این فرایند هم مانع از جعل اسناد و سوءاستفاده سایرین از شما می‌شود و هم باعث می‌شود تا اسناد مورد نظر را با رعایت تمام نکات امنیتی حفظ نمایید. این کار با استفاده از تمهیداتی مانند استفاده از امضای الکترونیکی بسیار ساده‌تر خواهد شد.

این مطلب می‌تواند برای شما مفید باشد: نکات حقوقی امضای الکترونیکی و قوانین مرتبط با آن

سلامتی از همه چیز مهم‌تر است!

کسب و کارها و سازمان‌های مختلف در زمان شیوع ویروس کرونا سیاست‌های مختلفی را در پیش گرفته‌اند. برخی‌ها در هر شرایطی از کارکنان می‌خواهند که در شرکت حاضر شده و به انجام کارها و مسئولیت‌های خود ادامه دهند. برخی نیز ترجیح می‌دهند که در اکثر مواقع کارکنان خود را به تعطیلی فرستاده و مانع از شایع‌تر شدن این بیماری در شرکت و جامعه گردند. هر دوی این تصمیمات و سیاست‌ها، بنا به شرایطی اتخاذ می‌شود و مدیران برای نگه داشتن شرایط اقتصادی شرکت و کسب و کار به آن دست می‌زنند. اما بهتر است بدانید که هر دوی این روش‌ها می‌تواند چالش‌های زیادی را برای شما ایجاد نماید.

• در روش اول خطر ابتلای کارمندان به ویروس بیشتر شده و ممکن است جان آنها به خطر بیفتد که این موضوع در نهایت کسب و کار مدیران را نیز با خطر روبرو خواهد کرد.
• در روش دوم نیز ممکن است شرایط اقتصادی پیچیده‌ای برای شرکت به وجود آید و امکان جبران خسارت‌های واردشده حتی بعد از اتمام دوره کرونا نیز وجود نداشته باشد.

با توجه به اینکه حفظ سلامتی کارکنان در چنین شرایط می‌تواند یک اولویت بزرگ بوده و باعث حفظ ساختار یک شرکت نیز شود، لازم است تا مدیران با اتخاذ تصمیماتی مانند دیجیتالی‌سازی فرایند همکاری کارکنان و ارتباط آنها با مشتریان شرایطی را فراهم آورند تا هم خود این عزیزان کمتر در معرض ابتلا به کرونا قرار گرفته و هم مسئولیت‌های خود را در اسرع وقت و به بهترین شکل انجام دهند. تنها در این شرایط است که می‌توان امیدوار بود که این برهه سخت و نفس‌گیر با موفقیت و بدون دردسر طی شود.

ما را در اینستاگرام دنبال کنید

در انتها باید بدانید

در انتها لازم است یادآوری کنیم که سلامتی مهم‌تر از همه چیز است. هزاران هزار میلیون دلار پول هم در چنین شرایطی از امکان نجات برخی از بیماران از کام مرگ عاجز هستند. به همین دلیل، در قدم اول توصیه می‌کنیم که همه عزیزان پروتکل‌های بهداشتی را رعایت کرده و به هیچ وجه خود و خانواده خود را در معرض ابتلا به این ویروس قرار ندهند. از این گذشته، برای اینکه بتوان از این شرایط سخت با موفقیت خارج شد، می‌توان از ترفندهایی استفاده کرد که امتحان خود را پس داده‌اند. روش‌هایی مانند استفاده از فناوری‌های به‌روز مانند امضای الکترونیکی یکی از روش‌هایی است که امتحان خود را در این باره پس داده است.

کاربرانی که به‌دنبال کسب اطلاعات بیشتر در زمینه امضای الکترونیکی و شرایط استفاده از آن در کسب و کار خود هستند، می‌توانند با ما در لامینگو در ارتباط باشند. مطالعه مقالات مربوط به این موضوع در بلاگ حقوقی لامینگو می‌تواند یک راه‌حل برای دسترسی به اطلاعات تکمیلی در این باره باشد. همچنین کاربران می‌توانند نظرات و چالش‌های خود را در انتهای این مقاله و در بخش نظرات نیز با ما در میان گذاشته و آنها را برطرف نمایند.