تأثیر امضای الکترونیکی در کسب و کار و ارتقاء سطح کیفیت آن
در مقالات گذشته بهصورت کامل و جامع درباره امضای الکترونیکی و امضای دیجیتال صحبت کردیم و تمام شرایط و واقعیتهای مربوط به آنها را مرور کردیم. اگر هنوز شناخت کافی نسبت به این نوع امضا ندارید، بهتر است نگاهی به مقالات قبلی ما در وبلاگ لامینگو بیندازید. اما در این مقاله سعی داریم تا تأثیرات و مزیتهای استفاده از این نوع امضا را در محیط کسب و کارهای امروزی معرفی کنیم. دنیایی که ما در آن قرار داریم، روزبهروز در مسیر پیشرفت جلوتر رفته و هر روز شاهد اتفاق افتادن پدیدههای جدیدی در آن هستیم. هر چند قدمت امضای دیجیتال در ایران به سالهای دوری برنمیگردد، این نوع امضا از سالها قبل در کشورهای آمریکایی و اروپایی رواج پیدا کرده و شرکتهای مدرن در حال استفاده از مزیتهای آن هستند.
دور ماندن از سطح اول تجارت جهانی معایب بسیار زیادی برای ما ایرانیها و کسب و کارهای ما بهدنبال داشته است. اما یک مزیت بزرگ این فرایند، این است که میتوانید با مشاهده تأثیر هر پدیدهای در کسب و کارها و تجارت امروز، با خیال راحتتری برای استفاده از آنها اقدام کنید. دقیقاً شرایطی که برای امضای الکترونیکی نیز وجود دارد. اما این امضا چه مزیتهایی را برای کسب و کارهای بینالمللی و اروپایی بهدنبال داشته است؟ در ادامه با بررسی این تأثیرات به اهمیت این امضا بیشتر پی خواهید برد و ساختار کسب و کار خود را برای استفاده هرچه سریعتر از آن تنظیم خواهید نمود.
با سامانه امضانو بهروز باشید
سامانه امضانو شرایطی را فراهم آورده تا کاربران و مدیران کسب و کارها بدون هیچ دغدغهای و با امنیت کامل بتوانند از این خدمات استفاده نمایند. تمام فرایند استفاده از این خدمات بهصورت آنلاین خواهد بود و شما با تنظیم اسناد مورد نظر خود میتوانید برای دریافت و ارسال امضا الکترونیک اقدام نمایید. این خدمات در بالاترین سطح کیفیت و سرعت صورت میپذیرد. برای ورود به دنیای مدرن امروز، نیاز به ابزارهای مدرن و پیشرفته نیز دارید. سامانه امضانو چنین شرایطی را برای شما عزیزان فراهم آورده است تا با خیالی راحت برای پیشبرد اهداف خود اقدام نمایید.
چرا امضای الکترونیکی یا دیجیتال به وجود آمد؟
امضای الکترونیکی برای اولین بار در ماه ژوئن سال 2000 در آمریکا و توسط بیل کلینتون، رئیسجمهور وقت ایالات متحده آمریکا، مورد استفاده قرار گرفت و از آن پس استفاده از آن در میان کسب و کارهای مختلف رواج پیدا کرد. در آن زمان البته هنوز رواج استفاده از آن بهاندازه امروز نبود و خیلی از کشورها نیز در سالهای بعد شرایط استفاده از آن را فراهم نمودند. کشور ما اما از این غافله کمی عقب مانده و اکنون بعد از گذشت 20 سال بهتازگی برخی از شرکتها در سطح گسترده در حال استفاده از آن هستند. امید است که با بررسی مزیتهای این فناوری جدید و عالی بتوانیم قدمی برای استفاده هرچه بیشتر کسب و کارهای ایرانی از آن برداشته باشیم.
امضای الکترونیکی در وهله اول برای دیجیتالی شدن و الکترونیکی شدن اسناد و مدارک به وجود آمده بود و قرار بود تا سرعت بیشتری به عملیات مهر و امضای مدارک و اسناد بدهد. در همان سالها بود که اسناد مختلف مورد استفاده در سازمانها و شرکتهای خصوصی و دولتی در حال الکترونیکی شدن بود و وجود فناوری مانند امضای دیجیتال برای پیشبرد اهداف مربوط به آن لازم بود. البته این فناوری، مزیتها و تأثیرات بسیار زیادی را نیز با خود بههمراه داشت که اکنون بعد از گذشت بیش از دو دهه میتوان آنها را در کسب و کارهای همراهشده با آن مشاهده کرد.
امضای الکترونیکی چه مزایا و تأثیراتی در کسب و کارها دارد؟
بسیاری از پدیدههایی که بهتازگی وارد چرخه استفاده در محیطهای اداری و کسب و کارهای خصوصی و استارتاپها میشوند، برای نشان دادن مزیتهای خود نیاز به زمان دارند. البته همیشه تحقیقات لازم درباره آنها انجام شده و در نهایت میتوان به نتایج این تحقیقات اتکا نمود. درباره امضای الکترونیکی اما نیازی به این بررسیها هم نبوده و بهراحتی میتوان مزیتهای آن را در میان کسب و کارهای مختلف مورد بررسی قرار داد. با توجه به اینکه بازار تجارت اروپا و آمریکا سالها است که از این فناوری استفاده مینماید، مزیتهای بهدستآمده از استفاده این مراکز را میتوان در بازار تجارت ایران نیز بسط داد.
احتمالاً همه شما با مزایای دیجیتالی شدن اسناد تجاری و مهم مورد استفاده در تجارت و سازمانها آشنا هستید و میدانید که با این رفتار چقدر میتوان راندمان یک کسب و کار را بهتر نمود. امضا الکترونیک نیز یکی از ملزومات اصلی دیجیتالی شدن اسناد و مدارک است. این امضا میتواند باعث بالا رفتن امنیت و ایمنی استفاده از اسناد و مدارک شده و شرایط بسیار بهتری را برای کاربران رقم بزند. به همین دلیل است که دولتهای بزرگ جهان نیز سیاست همهگیر کردن استفاده از این فناوری را در کشور خود در پیش گرفتهاند. مزیتهایی مانند کاهش مصرف کاغذ و بهینهسازی هزینهها را میتوان یکی از اصلیترین دلایل چنین سیاستی در نظر گرفت. پرواضح است که در نهایت چنین اقدامی میتواند روی اقتصاد کشور نیز تأثیر مثبت و بسزایی گذاشته و شرایط آن را بهتر از قبل نماید.
این مطلب را حتماً بخوانید: تأثیر امضای الکترونیکی در قرارداد استخدام
12 مزیت اصلی امضای الکترونیکی در کسب و کار شما
در این مقاله، برای اینکه بتوانیم تأثیر امضای الکترونیکی را بهصورت کامل به شما عزیزان نشان دهیم، در یک جمعبندی جامع 12 مزیت اصلی و مهم این فناوری را برای شما تشریح میکنیم. این مزیتها البته باید با استفاده از یک سامانه مدرن و عالی تضمین شوند؛ به این معنی که کیفیت سامانه مورد استفاده برای امضای دیجیتالی میتواند اهمیت خاصی در دسترسی به این مزیتها داشته باشد. با 12 مزیت اصلی استفاده از امضای الکترونیکی به شرح زیر آشنا شوید:
1- افزایش سرعت
2- دور ماندن از ارتباط فیزیکی
3- دور ماندن از انتقال ویروس کرونا
4- راحتتر شدن فرایند امضای اسناد برای مدیران کسب و کار
5- ایمنی و امنیت بیشتر
6- صرفهجویی در وقت
7- کاهش هزینهها
8- بالا رفتن انضباط درونسازمانی
9- بالاتر رفتن راندمان کاری در کسب و کار
10- برنامهریزی برای داشتن یک کسب و کار مدرن
11- امکان استفاده از اسناد الکترونیکی و مزیتهای آنها
12- جستجوی راحتتر و سریعتر برای پیدا کردن امضای مشتریان
1- افزایش سرعت از تأثیرات امضای دیجیتال در کسب و کار
یکی از اصلیترین مزیتهایی که میتوان برای این فناوری جذاب و دوستداشتنی قائل شد، بالاتر رفتن سرعت اجرای خدمات و امضای اسناد است. اگر تاکنون برای امضای 50 برگه نیاز به 2 ساعت زمان داشتید، اکنون میتوانید در کمتر از چند دقیقه همه اسناد را بررسی کرده و آنها را امضا کنید. البته امضاء کردن دیجیتال و الکترونیکی به این معنی نیست که قرار باشد بدون توجه به مفاد متن امضاشده برای آن اقدام نمایید؛ بلکه با مطالعه متن مورد نظر وقتی را برای امضا کردن صرف نخواهید کرد و میتوانید خیلی سریع برای این منظور اقدام کنید.
همانطور که میدانید، سرعت در بازار تجارت امروز اهمیت بسیار زیادی دارد. در بازاری که رقابتها در لحظه به نتیجه مینشیند، چند ثانیه هم میتواند نقش تعیینکنندهای داشته باشد. اگر در بازار رقابتی امروز جهان قرار گرفته باشید، بهخوبی اهمیت سرعت را در آن درک میکنید. به همین دلیل، بهتر است با استفاده از امضای دیجیتال کسب و کار خود را بهسمت تسریع در انجام امروز پیش برده و از این بابت بتوانید رقیب خوبی برای سایر شرکتهای همرده خود باشید. البته موضوع سرعت برای ادارات و سازمانهای دولتی اهمیت چند برابری دارد. بهدلیل حجم بالای کار در این ادارات، چنین فرآیندی از ملزومات اصلی آنها محسوب میشود.
2- دور ماندن از ارتباط فیزیکی از تأثیرات امضای الکترونیکی در کسب و کار
یکی دیگر از تأثیرات و مزیتهایی که میتوان برای امضای دیجیتال برشمرد، عدم نیاز به ارتباط فیزیکی میان کارکنان با مشتریان و خودشان است. با توجه به اینکه امضای کاغذی نیاز به برخورد رودررو و بررسی اسناد و مدارک دارد، ممکن است با چالشهای متعددی همراه شود. این نوع امضا دیگر چنین نیازی را از کاربران ادارات و کسب و کارها برطرف کرده و شما میتوانید بدون نیاز به حضور فیزیکی مشتریان در درج امضای آنها روی اسناد و مدارک اقدام کنید.
چنین مزیتی باعث میشود تا امکان سرویسدهی به مشتریان که دور از دسترس هستند و فاصله دوری با دفتر اصلی شرکت دارند نیز بهراحتی فراهم شود. این مهم را باید بهعنوان یک مزیت بزرگ مخصوصاً برای شرکتهایی در نظر گرفت که خدمات الکترونیکی و دیجیتالی به کاربران خود ارائه میدهند و حتی برای ارائه خدمات خود نیز نیاز به حضور فیزیکی مشتریان نخواهند داشت.
3- دور ماندن از انتقال ویروس کرونا در شرایط امروز جامعه
چند سالی است که ویروس کرونا تبدیل به خبر اول تمام روزنامهها و مجلات شده و تمام سایتهای خبری از وخیمتر شدن اوضاع برای آن نیز خبر میدهند. به همین دلیل، ممکن است برخورد حضوری کارکنان با یکدیگر و البته با مشتریان عواقبی مانند ابتلا به بیماری را برای آنها بهدنبال داشته باشد. لذا لازم است تا با استفاده از امضا الکترونیک شرایط لازم برای رعایت پروتکلهای بهداشتی را نیز برای کسب و کار خود فراهم آورید. استفاده از این فناوری و البته سایر فناوریهای همرده مانند اسناد الکترونیکی، باعث میشود تا کارکنان کمتر نیاز به ملاقاتهای حضوری داشته باشند. این مهم حتی حضور آنها در محیط کار را نیز کاملاً ایمن کرده و باعث جلوگیری از انتقال ویروس از افراد مبتلا به سایرین میشود.
بیماری کرونا در سالهای اخیر چالشهای بسیار زیادی برای کسب و کارهای ایرانی بهدنبال داشته است. برخلاف بسیاری از کشورهای جهان که با مدیریت صحیح و برنامهریزی برای استفاده از واکسن، شرایط ایدهآلی را برای کاربران خود فراهم آورده و در حال برونرفت از چالشهای کرونا هستند، در ایران هر روز شاهد اوج گرفتن تعداد افراد مبتلا هستیم. به همین دلیل، استفاده از تمهیداتی مانند امضای الکترونیکی میتواند کمکحال کسب و کارهایی باشد که در معرض ضررهای مالی زیادی در این دوران هستند.
4- راحتتر شدن فرایند امضای اسناد برای مدیران کسب و کار
یکی دیگر از مزیتهایی که میتوان برای امضای الکترونیکی برشمرد، راحتتر شدن کار برای مدیران و کسانی است که در طول روز کاری خود مجبور به امضای تعداد زیادی برگه و اسناد هستند. البته لازمه چنین امری الکترونیکی کردن اسناد مذکور نیز است. بهصورت، کلی فناوریها و تکنولوژیهای امروزی بیشتر برای تسهیل در فرایند کار انسانها به وجود میآیند و هر فناوری که چنین مزیتی با خود بههمراه نداشته و هیچ رفاهی برای کاربران ایجاد نکند، با استقبال روبرو نشده و از رده خارج خواهد شد. استفاده از امضای دیجیتال با این مزیت بزرگ همراه است و به همین دلیل خیلی از مدیران را بهسمت خود جذب نموده است.
برای سازمانهای بزرگ این مزیت میتواند یک هدیه بزرگ تلقی شود. مدیرانی که وقت بسیار زیادی را در طول روز صرف تکرار امضاهای قبلی و یا امضاهای تکراری روی اسناد معمولی میکردند، اکنون میتوانند این فرصت را برای پیادهسازی اهداف و برنامهریزی برای موفقیت بیشتر کسب و کار خود نموده و شرایط بهتری را برای آن ایجاد نمایند. نتایج چنین امری را بهوضوح میتوان در سازمانهای دولتی کشورهای اروپایی و آمریکا مشاهده نمود.
5- ایمنتر شدن استفاده از اسناد از تأثیرات امضا الکترونیک در کسب و کار
یکی دیگر از مزیتها و تأثیرات امضا الکترونیکی برای کسب و کارهای امروزی، بالاتر رفتن ایمنی و امنیت است. اسناد مختلفی با درجه محرمانگی مختلف در هر کسب و کاری وجود دارد. در ادارات و سازمانهای دولتی این اسناد بهمراتب تعداد بیشتری هم دارند. در حالت کاغذی چنین اسنادی در معرض دید افراد بیشتری قرار گرفته و احتمال لو رفتن محتویات آنها نیز بسیار زیاد است. استفاده از امضای الکترونیکی باعث میشود تا این نگرانی دیگر برای مدیران کسب و کارها وجود نداشته باشد.
جدای از بحث افشای محتویات، اسناد مهم موجود در هر کسب و کاری با خطر جعل و سوءاستفاده نیز روبرو هستند. با استفاده از فناوریهای دیجیتال چنین امکانی نیز به حداقل میزان خود رسیده و امنیت و ایمنی در این مورد، افزایش خواهد یافت. شما میتوانید با چند ترفند ساده و استفاده از سامانههای قدرتمند امضای دیجیتال بهراحتی از اعتبار اسناد و مدارک خود مطمئن شده و با خیال راحتتری از آنها استفاده نمایید. با توجه به اینکه امضای دیجیتال از نظر حقوقی دقیقاً شرایط مشابهی با امضای کاغذی دارد، از این بابت میتوانید خیالی آسوده و راحت داشته باشید.
6- صرفهجویی در وقت از دیگر مزیتهای امضا الکترونیک در کسب و کار
زمان بهعنوان مهمترین و اصلیترین فاکتور پیشرفت در محیطهای تجاری است. دستیابی به یک فناوری و یا تکنولوژی، حتی یک روز زودتر از رقبا، میتواند در نتایج تجاری تأثیر بسیار زیادی داشته باشد. حتی دسترسی به اخبار یک ساعت قبل از رقبا نیز میتواند این تأثیر را بههمراه داشته باشد. پرواضح است که زمان در فرایند تجارت اهمیت بسیار زیادی داشته و در صورت اتلاف وقت در سازمانها و کسب و کارها شاهد کاهش شدید راندمان کاری در آنها خواهیم بود.
امضای الکترونیکی، نوعی فناوری است که میتواند صرفهجویی بالایی در زمان برای مدیران کسب و کارها فراهم آورد. تصور کنید که اگر حتی نیم ساعت از وقت همه کارمندان و کارکنان در طول روز با استفاده از این فناوری ذخیره شده و امکان پرداخت به کارهای مهمتر برای آنها فراهم شود، چه نتایج درخشانی را میتوان در درازمدت برای کسب و کار مربوطه متصور بود. مخصوصاً برای سازمانهای بزرگ که زمان اهمیت چند برابری پیدا مینماید، استفاده از امضای دیجیتالی نیز اهمیت بیشتری خواهند داشت. در ارتباط با شرکت بینالمللی و خارجی، اهمیت ذخیرهسازی زمان را بیش از پیش درک خواهید کرد. آنها معمولاً اهمیت زیادی برای زمان قائل شده و بههیچوجه علاقهای به اتلاف وقت خود برای مسائل پیشپاافتاده ندارند.
7- کاهش هزینهها از تأثیرات امضا الکترونیکی در مدیریت کسب و کار
یکی دیگر از تأثیرات و مزیتهای بسیار مهم استفاده از امضای الکترونیک، مخصوصاً برای اقتصاد کل کشور، کاهش هزینهها و صرفهجویی در منابع است. در درجه اول، با روی کار آمدن این نوع امضا استفاده از کاغذ به حداقل میزان ممکن خواهد رسید و دیگر نیاز به هدررفت هزاران و میلیونها کاغذ در طول سال از سوی سازمانها و مدیران وجود ندارد. این مهم باعث میشود تا همزمان با کاهش هزینههای سنگین واردات کاغذ، منابع طبیعی نیز مانند قبل با نابودی همراه نباشند. به همین دلیل، جامعه جهانی نیاز مبرمی به الکترونیکی شدن اسناد و مدارک و امضای مدیران کسب و کارها دارد. تصور کنید که در یک کشور بزرگی مانند ایران چنین اقدامی میتواند چقدر در کاهش مصرف کاغذ تأثیر داشته باشد.
جدای از بحث کاغذ، هزینههای دیگری را نیز میتوان برشمرد که با استفاده از این فناوری دیگر نیازی به آنها نخواهد بود. هزینههای مربوط به چاپ اسناد و مدارک، خرید تجهیزات مورد نیاز برای کپی کردن و چاپ آنها و مواردی از این دست را نیز باید به این بهینهسازی اضافه کنیم. این مهم در بلندمدت حتی برای یک کسب و کار کوچک نیز میتواند نتیجه قابل توجه تلقی گردد.
8- بالا رفتن انضباط درونسازمانی در مدیریت کسب و کار
یکی از اصلیترین مزیتهای الکترونیکی شدن و دیجیتالیسازی اسناد مدارک در سازمانها و کسب و کارها، امکان برقراری راحتتر و بهتر نظم درونسازمانی است. در شرایط معمول، برای استفاده از امضاهای کاغذی و اسنادی که روی کاغذ چاپ میشوند، نیاز است تا ارتباط بیشتری میان کارکنان برقرار بوده و این ارتباط که بدون هدف قابل توجه صورت میپذیرد، میتواند نظم را در محیط کار از بین ببرد. از این گذشته، اسنادی که باید امضا شوند، دائماً باید از زیر دست افراد مسئول رد شده و این فرایند جدای از بحث اتلاف وقت میتواند انرژی زیادی را کاربران گرفته و باعث به هم خوردن شرایط محیط کاری گردد.
9- بالاتر رفتن راندمان کاری در کسب و کار
افزایش راندمان کاری چه برای سازمانها و ادارات دولتی و چه برای کسب و کارهای کوچک، از دیگر مزیتهای اصلی استفاده از امضای الکترونیکی است. این مهم باعث میشود تا دقت و توجه اصلی افراد بهسمت اهداف اصلی سازمان و کسب و کار معطوف بوده و کمتر به حواشی مختلف پرت شود. به همین دلیل، راندمان کاری کارمندان افزایش یافته و این موضوع میتواند باعث فروش بیشتر و بهتر و ارائه خدمات بهتر از سوی شرکت نیز شود.
امروزه مدیران هزینههای بسیار زیادی برای کنترل کارکنان خود دارند. از روشهای بسیار مدرنی برای این کنترل استفاده شده و وقت زیادی نیز برای بهینه کردن کار کارکنان تلف میشود؛ در حالی که با استفاده از فناوریهای اینچنینی این موضوع با هزینههای بسیار کم و روشهای تأثیرگذار قابل انجام خواهد بود. برای داشتن یک کسب و کار عالی و ایدهآل، چنین ابزاری را هرگز نباید دستکم بگیرید و خود را از مزیتهای آن دور نگه دارید.
10- برنامهریزی برای داشتن یک کسب و کار مدرن با امضای دیجیتال
مدرنیته شدن و رفتن به فضای دیجیتال، امری اجتنابناپذیر برای سازمانها و کسب و کارهای امروزی است. چه بخواهید و چه نخواهید، بهزودی تمام کسب و کارهایی که در این راه قدم نگذاشته باشند، از چرخه رقابت حذف شده و دیگر امیدی برای موفقیت نخواهند داشت. هماکنون نیز شرکتها و کسب و کارهایی که با بازارهای جهانی در ارتباط هستند، نیاز دارند تا حتماً چنین فرآیندی را در محیط کاری خود پیادهسازی نمایند. اتفاقی که جز با استفاده از فناوریهای بهروز امکانپذیر نخواهد بود که یکی از آنها نیز امضا الکترونیکی است.
11- امکان استفاده از اسناد الکترونیکی و مزیتهای آنها
در مقالات گذشته درباره شرایط استفاده از اسناد الکترونیکی و مزیتهای مربوط به آنها به گفتگو نشستهایم و نکات جالب و جامعی را از آن بیان کردیم. برای دستیابی به همه مزیتهای مربوط به استفاده از این نوع اسناد، نیاز است تا پیشنیازهای اصلی آنها را نیز در اختیار داشته باشید. امضا الکترونیکی یکی از این پیشنیازها است که میتوانید آن را در سامانههای مربوطه در دسترس داشته و به این ترتیب مزیتهای استفاده از اسناد دیجیتالی را نیز به کسب و کار خود اضافه نمایید.
شاید این مطلب برای شما جالب باشد: گواهی امضای الکترونیکی چیست؟
12- جستجوی راحتتر و سریعتر برای پیدا کردن امضای مشتریان
همچنین بهعنوان آخرین مزیت و تأثیر امضا الکترونیکی روی کسب و کارهای امروزی، باید به امکان جستجوی راحتتر در میان اسناد مربوطه اشاره کنیم. شما میتوانید بهراحتی امضاهای مربوط به یک فرد را با چند کلیک جستجو کرده و همه اسناد مدارک را در یک فایل بسیار کمحجم در اختیار داشته باشید. امکانی که میتوانید شرایط راحتتری را برای سازمانهای بزرگ به وجود آورده و باعث بالاتر رفتن سرعت اجرای کارها در آنها نیز شود.
در انتها باید بدانید
به بررسی اصلیترین تأثیرات مربوط به استفاده از امضا الکترونیکی در محیطهای اداری و کسب و کارهای مختلف پرداختیم و نکات مهمی را نیز در خلال بحث بیان کردیم. مدیران باید هرچه زودتر برای دیجیتالیسازی کسب و کار خود اقدام کرده و زمینه لازم برای پیشرفت در محیط کاری خود را فراهم آورند. در غیر این صورت، ممکن است چالشهای زیادی گریبانگیر آنها شده و به زودی عرصه رقابت را به رقبا ببازند.
کاربرانی که بهدنبال کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه هستند، میتوانند سایر مقالات ما را در بخش بلاگ حقوقی لامینگو دنبال کرده و اطلاعات خود را تکمیل نمایند. همچنین در صورت داشتن سؤال و چالشی از شرایط استفاده از سامانه امضای الکترونیکی میتوانید از انتهای این مقاله و از بخش نظرات با ما در ارتباط باشید. مشاورین ما در اسرع وقت پاسخهای لازم را به شما ارائه خواهند نمود.
دیدگاه شما