استفاده از امضای دیجیتال چه تاثیری در اسناد تجاری دارد؟

امضای الکترونیکی که یکی از اقسام آن امضای دیجیتال است، نشانی است که در اسناد درج شده و حاکی از تأیید صاحب آن نشان برای پذیرش یک قرارداد یا سند است. این مهم، یک روش قانونی امضا شناخته شده و افراد ممکن است در خلال آن از احراز هویت تک‌عاملی با استفاده از متغیرهایی مانند پین‌کدهای منحصربه‌فرد، رمزهای عبور و شماره‌های امنیتی برای احراز هویت استفاده می‌کنند. به بیان دیگر، روش امضای الکترونیکی اساساً جایگزین امضای دستنویس شده است؛ اما ممکن است از خود بپرسیم: «تاثیر امضای دیجیتال در اسناد تجاری چقدر است؟» برای پاسخ به این پرسش، با مقاله دیگری از وبلاگ لامینگو همراه باشید.

ورود به سامانه امضانو

فرآیند امضای دیجیتال چیست؟

امضاهای دیجیتال مشابه امضاهای دستنویس هستند؛ زیرا امضای هر شخص منحصربه‌فرد است. از آنجا که این امضاها از داده‌های رمزگذاری‌شده به نام «کلید» تشکیل شده‌اند، فرآیند آن ممکن است با استفاده از هر دستگاه دیجیتالی انجام شود. برای این کار، دو کلید وجود دارد که یکی برای استفاده خصوصی و دیگری برای استفاده عمومی است.

هنگامی که شخصی یک سند را به‌صورت الکترونیکی امضا می‌کند، با استفاده از کلید خصوصی توسط امضاءکننده نگهداری می‌شود. سپس، یک روش ریاضی در تابعی وارد می‌شود که داده‌ای (هش) را تولید می‌کند که با سند امضاءشده مطابقت دارد و آن داده‌ها را رمزگذاری می‌کند. امضای دیجیتال در امن‌ترین حالت خود، داده‌های رمزگذاری‌شده است. بنابراین، امنیت بالا را می‌توان مهمترین تاثیر امضای الکترونیکی در اسناد تجاری دانست.

مراحل کامل امضای دیجیتال با تأیید هویت امضاکننده شروع شده و پس از آن، ثبت امضا و تأیید قرارداد انجام می‌شود. به‌عنوان مثال، فرض کنید که آقای X از کلید خصوصی خود برای امضای قرارداد برای فروش یک سهم استفاده می‌کند. سند به‌همراه یک کپی از کلید عمومی آقای X به خریدار تحویل داده می‌شود. اگر کلید عمومی نتواند امضا را رمزگشایی کند، پس این امضای آقای X نیست یا تاریخ اعتبار امضا تمام شده است.

حتماً بخوانید: چگونه یک امضای الکترونیکی مطمئن داشته باشیم؟ + تبیین ابعاد حقوقی

6 تاثیر امضای دیجیتال در اسناد تجاری

درحالی‌که بسیاری از کسب‌وکارها مدتی است که اسناد خود را به‌صورت الکترونیکی امضا می‌کنند، هنوز برای برخی دیگر میزان تاثیر امضای دیجیتال در اسناد تجاری مورد سؤال است. به همین دلیل، ما در ادامه به تاثیرات امضای دیجیتال در دنیای تجارت اشاره می‌کنیم:

1- بهبود مدیریت زمان

اولین و ضروری‌ترین تاثیر استفاده از امضای الکترونیکی، صرفه‌جویی در زمان است. امضای دیجیتالی یک سند، فقط 45 ثانیه طول می‌کشد و ممکن است هر سال به‌طور متوسط ​​5 روز برای سازمان‌ها صرفه‌جویی شود. در نتیجه، شرکت‌ها به‌طور گسترده از امضای الکترونیکی در محیط‌های تجاری استفاده می‌کنند.

امضای الکترونیکی با اجازه دادن به طرفین برای امضای همزمان یک سند و بدون نیاز به اسکن یا چاپ، بهره‌وری را افزایش می‌دهد. در نتیجه، زمان بین ایجاد و توزیع سند بین افراد مختلف برای امضا به‌میزان قابل توجهی کاهش می‌یابد. شما می‌توانید در کمترین زمان، کاغذ را به‌صورت الکترونیکی امضا کرده و برگردانید. در نتیجه، کل فرآیند امضای اسناد به‌سرعت انجام می‌شود.

2- صرفه‌جویی در هزینه‌های کاغذ

کاغذ 50 درصد ضایعات شرکت‌های امروزی را تشکیل می‌دهد. علاوه بر این، 45 درصد از کل کاغذ چاپ‌شده در دفاتر اداری دور ریخته می‌شود. پس می‌توان با یک محاسبه سرانگشتی فهمید که چقدر هزینه برای تولید و خرید کاغذ صرف می‌شود. پس صرفه‌جویی در هزینه‌های مربوط به کاغذ، تاثیر امضای دیجیتال در اسناد تجاری را به‌خوبی نشان می‌دهد.

تغییر به امضای الکترونیکی در هزینه ذخیره‌سازی کاغذ، هزینه پست، حمل‌ونقل، بایگانی و جابجایی کاغذ صرفه‌جویی می‌کند و این مهم، نیاز به چاپ کاغذ را به‌کلی از بین می‌برد. هرچه کاغذهای کمتری استفاده کنیم، گیاهان بیشتری را حفظ خواهیم کرد. در نتیجه، امضای دیجیتالی از نظر زیست‌محیطی نیز یک جایگزین مناسب است.

حتماً بخوانید: آیا امضای دیجیتال امن است؟ پاسخ به پرتکرارترین سؤالات امنیت امضای دیجیتال

3- امنیت بالای داده‌ها

با وجود تمام نگرانی‌های امنیتی در مورد امضای دیجیتال، این امضاها از امضاهای دستی ایمن‌تر هستند. امضای دیجیتال همانطور که در بالا بیان کردیم، بر اساس رمزگذاری دیجیتالی که به امضای هش معروف است، کار می‌کند. این امر محرمانه بودن و امنیت کامل سند را تضمین می‌کند.

از سوی دیگر، یک سند کاغذی به‌راحتی آسیب می‌بیند یا ممکن است برای همیشه گم شود! در بسیاری از موقعیت‌ها، می‌توان امضای دستی را جعل کرد. این امر خطرات امنیتی قابل توجه و همچنین عواقب قانونی زیادی را به‌همراه خواهد داشت. علاوه بر این، امضای الکترونیکی زمان و تاریخ کامل فرآیند امضا را ارائه می‌دهد. در صورت شکایت، مشخصات امضاءکننده می‌تواند به‌عنوان یک جنبه اطلاعاتی موثق در نظر گرفته شود.

4- افزایش میزان کارایی

مراحل چاپ، امضا، اسکن و ارسال پستی باید هر بار برای امضای دستی تکرار شوند. با این حال، در صورت بهره‌گیری از امضای الکترونیکی، این روند ساده خواهد شد. مراحل کمتر به‌معنای انجام کار سریع‌تر و با خطاهای کمتر است.

فرآیندها با سرعت بالا همچنین منجر به تجربه بهتر مشتری می‌شود؛ زیرا آنها می‌توانند در سریع‌ترین زمان ممکن، اسناد را امضا کنند. همچنین، دیگر نیازی به استفاده از دستگاه‌هایی مانند اسکنر نخواهد بود. در نتیجه، امضای دیجیتال می‌تواند اثرات اقتصادی بسیار خوبی برای سازمان‌ها داشته باشد.

5- راحتی در استفاده

امروزه سازمان‌ها به‌دنبال راه‌حل‌های دیجیتالی هستند تا بتوانند امور تجاری خود را به بهترین نحو ممکن انجام دهند. امروزه، به‌خصوص به‌دلیل همه‌گیری ویروس کرونا، اکثر کسب‌وکارها از راه دور مشغول به فعالیت هستند. استفاده از امضای الکترونیکی، موانع فیزیکی را از بین می‌برد و به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که به‌سادگی اسناد یا قراردادها را از راه دور تأیید کنند. راحتی در استفاده، به‌خوبی تاثیر امضای دیجیتال در اسناد تجاری را به ما یادآور می‌شود.

6- اصالت و اعتبار سند

اگر سندی با امضای دیجیتال امضا شده باشد، سند اصلی خواهد بود. در عمل، برای اطمینان از این موضوع است که سند پس از امضا قابل دستکاری یا تغییر نیست. پس اصالت و اعتبار سند امضاءشده با امضای دیجیتال مساوی سند دستی است که در دفاتر اسناد رسمی تنظیم شده باشد.

از آنجایی که امضای الکترونیکی اصالت سند و هویت امضاءکننده را فراهم می‌کند، ابطال آن در دادگاه دشوارتر از امضای دستی است. پس همه افراد حقیقی یا حقوقی که موفق به دریافت گواهی امضای الکترونیکی شده‌اند، این امکان را دارند تا به‌صورت کاملاً قانونی از امضای دیجیتال استفاده کنید.

ما را در اینستاگرام دنبال کنید

کلام آخر

کسب‌وکارهای امروزی از امضای الکترونیکی برای تسریع فرآیند تأیید اسناد و قراردادها استفاده می‌کنند. این مهم، مزیتی رقابتی را برای کسب‌وکارها فراهم می‌کند و به آنها اجازه می‌دهد تا تجربه بهتری برای مشتری ارائه دهند. برخی از بارزترین تاثیرات امضای الکترونیکی در اسناد تجاری شامل کاهش اشتباهات انسانی و تسریع در روند و بهبود کارایی است. به‌عنوان یک صاحب کسب‌وکار باید بدانید که هر چه زودتر از امضای الکترونیکی استفاده کنید، سازمان خود را بهتر مدیریت خواهید کرد.

امیدواریم مقاله «تاثیر امضای دیجیتال در اسناد تجاری» مورد توجه شما قرار گرفته باشد. اگر به اطلاعات بیشتری در مورد امضای دیجیتال نیاز دارید، بهتر است سَری به بلاگ لامینگو بزنید و مطالب مورد نیاز خود را مطالعه کنید.